Ihre Konzerttickets brauchen Sie am Freitag. Die Rechnung muss nächste Woche raus. Und was ist eigentlich aus dem Angebot geworden, das Sie vor einer Woche versandt haben? Eine zuverlässige Wiedervorlage hilft Ihnen, laufende Projekte im Auge zu behalten, ohne dass sie den Schreibtisch füllen und ohne, dass sie in der Ablage verschwinden, wo sie später aufwendig gesucht werden müssen!
Was ist das Problem?
Dokumente, die zu einem bestimmten Termin erledigt werden müssen, stellen für Viele eine Herausforderung dar. Will ich Stapel vermeiden und sortiere die Vorgänge schon in die jeweiligen Ordner, geraten die Dokumente schnell in Vergessenheit. Lagere ich die Dokumente in Schreibtischnähe, entsteht das Problem, dass sich große Stapel bilden. Diese Stapel enthalten in der Regel Papiere, die ich heute, übermorgen oder erst in zwei Wochen erledigen muss. Wenn ich immer wieder den gesamten Stapel durchgehen muss, um nichts zu vergessen, verliere ich viel Zeit. Ganz davon abgesehen erzeugen Stapel immer ein flaues Gefühl im Magen. Man fragt sich: Was schlummert da noch alles, was ich möglicherweise vergessen habe?
So funktioniert es
Bevor Dokumente endgültig in Ordnern abgeheftet werden, müssen sie in einem System abgelegt werden, das eine zeitliche Zuordnung ermöglicht. Eine zuverlässige Wiedervorlage stellt solch ein System dar. Hierfür gibt es mehrere Möglichkeiten. In unserer Beratungspraxis treffe ich am häufigsten Pultordner oder eine mappenbasierte Wiedervorlage an.
Möglichkeit 1: Nutzen Sie einen Pultordner!
Es gibt Pultordner für 12 Monate und für 31 Tage. Ihre Dokumente lassen sich nun bestimmten Monaten und Tagen zuordnen. Schlagen Sie den heutigen Tag auf, so sehen Sie sofort die heute fälligen Projekte. Dokumente, die erst mittelfristig relevant werden, haben ihren Platz in dem jeweiligen Monat. Im gemeinsamen Einsatz entwickeln die beiden Pultordner ihr wirkliches Potenzial. Pultordner eignen sich perfekt für Aufgabenlisten und überschaubare To-Dos. Ein Nachteil besteht jedoch darin, dass Pultordner größere Vorgänge nicht fassen können. In diesem Fall notieren Sie sich den genauen Standort der Dokumente, die Sie zur weiteren Bearbeitung benötigen, auf einem Zettel und legen Sie diesen in den Pultordner! Ich benutze hierbei einfache Kürzel, wie z. B.
Möglichkeit 2: Verwenden Sie mappenbasierte Ordner!
Eine Alternative zum Pultordner bietet ein Wiedervorlagesystem aus markierten Hängeordnern (12 Monate, 5 Wochen, 7 Tage). Achten Sie darauf, dass der aktuelle Tag, die aktuelle Woche und der aktuelle Monat vorn stehen. Kleinere Aufgaben und Vorgänge finden auch hier in dem jeweiligen Tagesordner ein Zuhause. Doch der große Vorteil ist, dass Sie auch ganze Hängeordner mit umfangreicheren Vorgängen zuordnen können. So müssen Sie nicht die für die Bearbeitung notwendigen Unterlagen erst umständlich zusammensuchen. Sie stehen direkt am richtigen Ort.
Auch das mappenbasierte Vorlagesystem der Firmen MAPPEI oder CLASSEI eignet sich gut zur Verwendung als Wiedervorlage. Es besteht ebenfalls aus Tages- und Monatsmappen.
Darauf kommt es an!
- Arbeiten Sie die Dokumente des aktuellen Tages auch wirklich ab. Missbrauchen Sie Ihr Wiedervorlagesystem nicht, indem es immer dicker wird und Sie es nur zum Aufschieben benutzen!
- Achten Sie darauf, dass Sie, wenn Sie Projekte annehmen, möglichst genaue Termine festlegen. „So schnell wie möglich” funktioniert in der Regel nicht.
- Planen Sie am Ende der Woche und am Ende des Monats Zeit ein, um die Vorgänge aus dem Wochen- bzw. Monatsordner den konkreten Tagen zuzuordnen.
- Verknüpfen Sie die Wiedervorlage mit dem gesamten Workflow. Dieser ist wie eine Art Masterplan. Von E-Mail-Verarbeitung der Ablage bis hin zur Tages- und Wochenplanung. In einem unserer absoluten Top-Downloads sehen Sie, wie die Dinge zusammengehören und wie auch Sie Ihren Büroalltag einfach schaffen können.
Was der Tipp bewirkt
Beide Möglichkeiten funktionieren nach dem gleichen Prinzip: Statt Stapel zu bilden oder Dokumente bereits in Ordner einzuordnen, wo sie vergessen werden, werden Dokumente konkreten Terminen zugeordnet. Die Vorteile sind:
- Sie vergessen keine Terminsachen mehr.
- Es geraten nur diejenigen Dokumente und Aufgaben in Ihr Blickfeld, die sie heute brauchen.
- Ihre Vertretung findet sich schnell und unkompliziert zurecht.
Falls Sie Ihre Wiedervorlage digital am Computer organisieren wollen, finden Sie in dem folgenden Video 5 praxiserprobte Tipps, wie man ein einfaches Wiedervorlagesystem mit der Outlook Aufgabenliste anlegen kann:
Und Sie?
Wie gelingt Ihnen die Arbeit mit der Wiedervorlage? Kommen Sie an einer Stelle nicht weiter? Schreiben Sie mir! Ich helfe Ihnen gerne.
Übrigens:
Wenn Sie Ihren gesamten Arbeitsplatz auf den Prüfstand stellen möchten, nutzen Sie die Checkliste „Büro-Kaizen® Arbeitsplatz“. Beurteilen Sie Ihren Arbeitsplatz in den Rubriken: „Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz”, „Arbeitsplatzorganisation” und „Geordnete Abläufe” und erkennen Sie Ihr persönliches Verbesserungspotenzial. Die Checkliste finden Sie kostenlos im Downloadbereich.
