Routiniert heißt optimiert – Die 4 Schritte gegen Büro-Panik



Routinen bestimmen unseren Alltag. Die meisten Menschen folgen einem einfachen Alltagsablauf: Morgens aufstehen, duschen, frühstücken – in 30 Minuten – und dann ab auf die Arbeit.

Das ist eine einfache Routine. Auch die Lieblingsfernsehsendung, das Lieblingsbuch oder Vorlieben in der Ernährung lassen sich letztendlich auf Routinen zurückführen. Wer will schon jeden einzelnen Tag etwas Neues, Aufregendes, Aufwühlendes? Manchmal muss es eben der Lieblingswein, der gleiche alte Film oder das eine Album der Jugend sein.

Routine im Arbeitsalltag
Routine im Arbeitsalltag – wann beginnt sie bei Ihnen?

Warum Routine?

Die Psychologie hat schon längst herausgefunden, warum es Routinen gibt: Es baut Stress ab, wenn man weiß, was als nächstes passiert. Außerdem erleichtern sie die Durchführung der Arbeit an sich.

Während ich mir morgens meine Banane für das Müsli schneide, kocht meine Kaffee-Maschine im Hintergrund eine Tasse Kaffee für mich. Es hat sich einfach gezeigt, dass das Kochen des Kaffees und das Vorbereiten des Müslis ungefähr gleich lang dauern. Es ergibt sich also ein nahezu optimaler Arbeitsablauf.

Natürlich heißt Arbeiten nicht den ganzen Tag Kaffee trinken und frühstücken. Hoffentlich!

Andererseits sollten Ihnen Routinen auch nicht im Weg stehen. Nur weil etwas schon immer genau so gemacht wurde, heißt es nicht, dass dieser Weg optimal ist! Meistens ist sogar genau das Gegenteil der Fall.

Doch manch veraltete Sitte im Büro ist schwer zu erkennen. Deswegen hier meine 4 Schritte gegen alte und schlechte Routinen!

1. Suchen Sie Rituale im Büroalltag!

Verborgen im Alltagsdschungel finden Sie in jedem Büro Probleme. Aber nicht nur das Büro sollte Gegenstand Ihrer Beobachtungen sein. Auch morgendliche Rituale, der Weg zur Arbeit und der Feierabend sind hochinteressant. Stellen Sie sich immer diese Fragen:

  • Was machen Sie?
  • Warum machen Sie es?
  • Wie machen Sie es?
  • Wann und wo erledigen Sie es?
  • Wieso machen Sie es nicht anders?

2. Notieren Sie Ihre Ergebnisse!

Nichts hilft besser Routinen zu erkennen, als Sie zu notieren! Stehen die einzelnen Punkte erst einmal auf dem Papier, können Sie ganz leicht optimiert werden. Wenn der Kaffee kocht während Sie den PC anschalten, sparen Sie jeden Morgen ein kleines Häppchen Zeit. Oder setzen Sie sich doch zum Beispiel eine gewisse Zeit, jeden Morgen ausschließlich zum Bearbeiten von Mails! Vielleicht reichen schon 20 Minuten, und schon haben Sie eine Sorge weniger.

3. Hinterfragen Sie die bestehende Routine!

Was gefällt Ihnen nicht? Sammeln Sie Vorschläge zur Verbesserung jedes einzelnen Punktes.
Brauchen Sie Vorschläge? Klicken Sie hier für die 7 besten Tipps zur Tagesplanung!

4. Integrieren Ihre optimalen Lösungen im Alltag!

Denn jedes Problem hat eine Lösung! Sie arbeiten erst dann optimal, wenn Sie nichts mehr vereinfachen oder weglassen können.

Verlieren Sie nicht den Mut, wenn Sie eine Tradition nicht direkt verändern können. Der Alltag ist eingefahren und nur schwer umzugestalten. Das Wichtigste für Sie ist: Am Ball bleiben. Das Büro-Kaizen lebt von einzelnen kleinen Schritten.

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Wie geht es weiter?

Überall gibt es verbesserungswürdige Einheiten. Haben Sie diese identifiziert, benannt, kritisiert und aufgelöst, können Sie mit sanfter Prozessverbesserung bestmögliche Arbeit leisten.
Sprechen Sie sich ab sofort besser mit Ihrem Partner ab! Sparen Sie Zeit bei täglichen Aufgaben wie dem Kochen, Einkaufen oder auch dem Berufspendeln!
Routinen sind gut, optimierte Routinen sind besser. Sollte sich eine neue Strategie übrigens als falsch herausstellen, ändern Sie Ihre Betrachtungsweise. Fragen Sie in jedem Fall auch die Kollegen bezüglich Ihrer Arbeitsweise.
Neue, verbesserte Gewohnheiten die tatsächlich Ihren Alltag positiv verändert haben, MÜSSEN übrigens auch mit den oben genannten Schritten überprüft werden!

Also: Legen Sie sofort los!

Bewaffnen Sie sich mit Zettel, Stift und einer scharfen Beobachtungsgabe. Sie werden Ihren Alltag spürbar entlasten!
Bereit für ein routiniertes und optimiertes Leben? Ich bin neugierig, wie es bei Ihnen gelaufen ist und freue mich gerne über Ihr Feedback!





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