Ist Ihre Grundstimmung im Büro eine dauerpräsente Gereiztheit? Normal ist das nicht, vielleicht aber ein Symptom dafür, dass Sie überarbeitet sind. Dieses und andere wichtige Überarbeitet-Symptome stelle ich Ihnen in diesem Beitrag vor.

Was ist das Problem

Wir pendeln im Büro ständig zwischen zwei Polen: Überlastung und Unterforderung. Und nur, wenn wir uns mittendrin bewegen, sind wir leistungsfähig und effizient. Alles, was in eine der bei-den Richtungen ausschlägt, birgt das Risiko zu verlangsamten Abläufen oder belastenden Überfor-derungen zu führen. Beide Richtungen bedeuten, dass Sie nicht mehr so gut arbeiten, wie Sie es könnten. Das ist ein Problem.

So funktioniert es

Die richtige Balance zu finden, ist glücklicherweise kein Hexenwerk. Im Gegenteil ist sie das Ergeb-nis ganz nüchterner Organisation. Je besser organisiert Ihr Arbeitsplatz ist und je strukturierter Ihr Arbeitstag, umso besser Ihre Arbeitsleistung. Je hektischer und chaotischer, umso ineffizienter. Lernen Sie heute die drei wichtigsten Anzeichen kennen, die Ihnen ansagen, dass Ihr persönliches Pendel sich gerade in die falsche Richtung bewegt. Lesen Sie meine Top 3 der Überarbeitet-Symptome.

Überarbeitet-Symptom 1: Der flatterhafte rote Faden

Effizient sind Sie vor allem dann, wenn Sie konzentriert arbeiten können. Und konzentriertes Arbei-ten folgt im Grunde immer einem roten Faden. Aber hin und wieder – gar nicht einmal so selten – mutiert dieser rote Faden zum Zappelphilipp und flattert auf und davon, noch bevor Sie die Halb-zeit einer Aufgabe erreicht haben. Konkret machen sich die meisten Menschen das Leben selbst zu schwer. Nehmen wir beispielsweise an, Sie möchten eine Kundenanfrage beantworten, die sich auf ein vorher abgegebenes Angebot bezieht. Wenn Sie nun erst noch lange nach dem Angebot suchen müssen, auf das Sie sich beziehen, ist der rote Faden längst über alle Berge. Und mit ihm Ihre Effizienz, denn die Spirale geht danach immer weiter. Nachdem Sie das Objekt der Begierde, Ihr Angebot, endlich haben, fällt Ihnen der Einstieg in das Kundenschreiben schwer, weil so viel Zeit verstrichen ist. Folglich widmen Sie sich dem ursprünglichen Ausgangspunkt, der Kundennachfra-ge, wieder, blicken noch einmal aufs Angebot und so weiter und so fort. Besser wäre es hier, Such-zeiten gleich zu verringern, um direkt mit der eigentlichen Aufgabe loslegen zu können. Den roten Faden immer wieder zu verlieren, gehört zu den klassischen Überarbeitet-Symptomen. Ihr Ausweg: Geringe Suchzeiten, strukturierte Ablageordner und gemeinsame Richtlinien. Wie Sie das alles konkret umsetzen können, lesen Sie in meinem Beitrag zu gemeinsamen Spielregeln für alle.

Überarbeitet-Symptom 2: Besuch des Fehlerteufels

Dieses Überarbeitet-Symptom bemerken die meisten Menschen selbst an sich. Wenn wir überar-beitet bzw. von chaotischen Arbeitsbedingungen überfordert sind, machen wir Fehler. Grundsätz-lich ist das nicht schlimm, denn Fehler beinhalten immer auch Chancen. Aber wenn die Fehlerquote schneller anwächst als das Verbesserungsmanagement nachkommen kann, wird es doch zum waschechten Problem. Wenn Sie immer wieder denselben Fehler machen, obwohl das Prozedere an sich gut strukturiert ist, empfehle ich Ihnen eine visualisierte Gedankenstütze. Schreiben Sie feste Abläufe auf! So reduzieren Sie die Fehlerquote bei eigentlich gut durchdachten Abläufen enorm und schi-cken den Fehlerteufel dorthin, wo der Pfeffer wächst. Beispiele für gute Vorlagen finden Sie hier im Download-Center zur Genüge. Nachvollziehbare Verhaltensregeln für den Umgang mit E-Mails oder meine bewährten 5 A für Ordnung und Sauberkeit helfen Ihnen dabei, wiederholte Abläufe struk-turiert festzuhalten und immer im Blick zu behalten. Aber auch Sie selbst dürfen aktiv werden und Ihre eigenen Vorlagen für Ihre Abläufe erstellen.

Überarbeitet-Symptom 3: Vorsicht, Explosionsgefahr!

Ich sprach eingangs davon, dass manche Arbeitnehmer schon morgens geladen zur Arbeit kom-men. Es scheint fast so, als fehlte nur noch ein Tröpfchen, der das Fass zum Überlaufen bringen und den Mitarbeiter explodieren lassen könnte. Tatsächlich ist es so, dass wiederholte Fehler, Kon-zentrationsprobleme, permanente Ablenkungen und chaotische Arbeitsbedingungen an nieman-dem vorübergehen. Diese Dinge belasten und führen zum wohl markantesten der Überarbeitet-Symptome überhaupt: Gereiztheit! Bauen Sie den Stresspegel und die Überarbeitet-Symptome ab, indem Sie Ihr Arbeitsumfeld optimieren. Misten Sie aus und begrenzen Sie Ihre Lesestapel, denn zu viel Aufgehobenes sorgt für Stress, aber nicht für mehr Wissen. Beseitigen Sie Stolperfallen wie herumstehende Kartons, machen Sie Ihr Büro zur Wohlfühlzone. Kurzum: Setzen Sie auf die wichtigsten Büro-Kaizen®-Grundregeln. Eine gute Hilfe kann Ihnen dabei auch mein Ratgeber mit den 20 wichtigsten Büro-Kaizen®-Tools sein, den Sie hier kostenlos downloaden können.

Darauf kommt es an

Sie sind nicht von heute auf morgen überarbeitet und stellen auch nicht von heute auf morgen Überarbeitet-Symptome fest. Denn Überarbeitung ist ein schleichender Prozess. Wenn Sie von Beginn an auf Ordnung und Struktur setzen, bleiben Sie in Balance und pendeln nicht in Richtung der krankmachenden Überarbeitung. Es ist eine nachhaltige und langfristige Lösung, wenn Sie einmal für Ordnung sorgen und diese Grundordnung beibehalten.

Was der Tipp bewirkt

Es klang bereits an, aber der Effekt ist verblüffend: Ordnung und Struktur schaffen Balance und Balance verhindert Überarbeitungs-Symptome. Sie kommen wieder gerne ins Büro, sind effizienter und wesentlich zufriedener. Auf die Überarbeitet-Symptome können Sie künftig verzichten.

Und Sie?

Kennen Sie diese drei Überarbeitet-Symptome von sich selbst, brauchen aber Praxishilfe, wie Sie in Ihrem Unternehmen vorgehen können? Gerne machen wir gemeinsam dem flatterhaften roten Faden, dem Fehlerteufel und mancher Explosionsgefahrenstelle den Garaus. Fordern Sie gerne eine persönliche Beratung an.

Weiterführende Informationen:

• Lesen Sie hier weiter, wie Sie Suchzeiten deutlich reduzieren können.
• Und das Grundprinzip von Büro-Kaizen® habe ich hier für Sie notiert.