VDI nachrichten – So behalten Sie den Überblick

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Organisation: Digitale Hilfsmittel in Kombination mit strategischer Planung erleichtern den Arbeitsalltag und lassen weniger Stressgefühle aufkommen.

Schon wieder einen Termin verpasst? Schlecht vorbereitet ins Kundengespräch gegangen? Oder von der Präsentation am nächsten Morgen überrascht? Die Folgen: unnötiger Stress, Ärger über die eigene Vergesslichkeit und ein Anpfiff vom Chef. Mit etwas mehr Systematik und Konsequenz sowie sinnvollen digitalen Tools lassen sich Kalender und To-do-Liste schneller und leichter organisieren. Die Arbeitswelt wird flexibler – man muss kein digitaler Nomade sein, um papierlos oder zumindest papierarm zu arbeiten. Homeoffice, freie Schreibtischwahl oder Coworking Space, das geht nur, wenn Unternehmen, Mitarbeiter und Freelancer sich digital organisieren. Das Gleiche gilt für Vielreisende. Entscheidend ist nicht, mit allen Möglichkeiten der Kommunikation zu spielen, sondern sich auf das Notwendige zu beschränken und die Hilfsmittel strukturiert zu nutzen. Jürgen Kurz und Marcel Miller geben in ihrem Buch „So geht Büro heute!” einige Tipps.

Trennen Sie Termine und Aufgaben
Jürgen Kurz und Marcel Miller empfehlen einen Kalender mit Terminen und eine To-do-Liste mit Aufgaben zu führen. Denn Termine haben einen festen zeitlichen Rahmen: Beispielweise beginnt das regelmäßige Treffen aller Mitarbeiter um 9 Uhr und ist auf eine halbe Stunde begrenzt. Das Zeitfenster müssen die Teilnehmer blocken.
Dagegen haben Aufgaben keinen festen zeitlichen Rahmen. An ihnen muss mehrfach gearbeitet werden, weil diverse Informationen benötigt werden oder Absprachen notwendig sind. Dafür haben Aufgaben ein ultimatives Fälligkeitsdatum. Ganz fatal findet Produktivitätstrainer Ivan Blatter: „Der Mitarbeiter hat die Aufgabe in den Kalender eingetragen, allerdings nicht erledigt und nun wird er nicht mehr erinnert.”
Nutzen Sie die Funktionen des Kalenders. Digitale Kalender wie Outlook stellen wichtige Funktionen zur Verfügung. Etwa kann ein Termin mit der E-Mail des Kunden verbunden werden, so dass ein Vertriebsingenieur auf den Vorgang oder im Falle eines Verkehrsstaus schnell auf eine Telefonnummer zurückgreifen kann. Zudem sollte er wichtige Dokumente mit dem Termin verbinden, empfiehlt das Autorenpaar, so dass er während des Verkaufsgesprächs problemlos verschiedene Produkte zeigen kann.
Sinnvoll ist es, per E-Mail auch den Zeitraum im digitalen Kalender des Gesprächspartners mitzublocken, dann geht bei ihm der Termin nicht unter, falls er vergessen haben sollte, ihn einzutragen. Kurz und Miller, die beiden Vordenker für digitale Effizienz, finden es zudem hilfreich, eine Vorwarnzeit für wichtige Termine einzustellen, etwa eine halbe Stunde, bevor jemand zum Kunden fahren sollte. Außerdem gebe es regelmäßig wiederkehrende Termine, den wöchentlichen Jour fixe oder Geburtstage, die sich leicht automatisieren lassen.

Führen Sie eine einzige Aufgabenliste
Wenn Büromitarbeiter eine Aufgabenliste haben, dazu noch diverse Zettel, die Kollegen auf seinen Schreibtisch gelegt haben, nicht zu vergessen ein paar E-Mails und schließlich noch die Aufgaben von den drei Kundenterminen des Tages, dann ist das unübersichtlich und damit unnötig anstrengend. Denn das Gehirn fungiert jetzt als Aufgabenliste. Dafür aber ist es nicht gemacht, sagen Kurz und Miller. Viel leichter tue man sich wenn die Aufgaben gleich nach dem jeweiligen Kundengespräch digital organisiert werden. Dazu müssen Smartphone, Tablet und Computer synchronisiert sein. Zeitmanagementexperte und Autor Lothar Seiwert plädiert sogar für einen schriftlichen Tagesplan: „Ein schriftlich fixierter Plan hat den psychologischen Effekt einer Selbstmotivation zur Arbeit.”
Der 42-jährige Ivan Blatter findet es dagegen pragmatischer, die Aufgabenliste am Freitagnachmittag zu aktualisieren und zu priorisieren: „Wie auch immer man sich entscheidet, man sollte daraus eine Gewohnheit machen wie das abendliche Zähneputzen, nur dann funktioniert ein System dauerhaft.” Helfen kann, sich freitags um 17 Uhr den Termin „To-do-Liste bearbeiten” einzutragen.

Verschaffen Sie sich Übersicht über Ihre Aufgaben
Alle Aufgaben haben ein Fälligkeitsdatum. Da man ausreichend Zeit zum Bearbeiten benötigt, sollte man zusätzlich einen Starttermin ansetzen, sagen die beiden Tempus-Geschäftsführer Kurz und Miller. Vielleicht müsse eine Präsentation neu erarbeitet werden, dann benötige man über zwei Wochen verteilt den ein oder anderen Freiraum oder etwa einen halben Tag im Homeoffice. Exsistiert die Präsentation bereits und man hat länger nicht mehr damit gearbeitet, dann müssen sich die Mitarbeiter lediglich wieder erinnern:Eine Viertelstunde Vorbereitung am Tag zuvor sollte in dem Fall reichen.

Priorisieren Sie Ihre Aufgaben
Aufgaben mit höchster Priorität müssen zuerst erledigt werden, fordert Bestsellerautor Seiwert. Oft werde die meiste Zeit mit vielen nebensächlichen Problemen vertan, während wenige lebenswichtige Aufgaben in der Regel zu kurz kommen, so seine Erfahrung. Ein weiteres wichtiges Prinzip ist die Unterscheidung des Wichtigen vom Dringenden. Denn mit den wichtigen Aufgaben bewegen die Mitarbeiter wesentlich mehr, machen mehr Umsatz, gewinnen einen neuen Kunden oder standardisieren einen Arbeitsprozess, der nun schneller und fehlerfreier verläuft. Darin sind sich alle vier Ratgeber einig.
Ein Büroarbeiter sollte sich also fragen: Welche Aufgabe bringt mich wirklich voran? Das ist die Aufgabe, mit der er am nächsten Tag beginnen sollte. Denn wenn diese strategische wichtige Aufgabe erledigt ist, ist er vermutlich erfolgreicher, als wenn 20 andere nicht so wichtige Aufgaben fleißig abgearbeitet werden.

Zerlegen Sie große Aufgaben
Wer schiebt große Aufgaben nicht gerne vor sich her, eben weil sie so schwierig zu bewältigen scheinen? Und je mehr Zeit verstreicht, desto größer der Stress. Deshalb raten Kurz und Miller dazu, die Aufgabe in Teilschritte zu zerlegen und den einzelnen Etappen Fälligkeitsdatum zu geben. Das macht die Erledigung wesentlich einfacher – vor allem, da man immer sehe, dass die ersten Teilschritte bereits abgearbeitet sind.
Grundsätzlich ist es unwichtig, ob digitale Kalender- und Aufgabentools verwendet werden, eine reine Papier- oder eine Hybridlösung. „Manche Menschen stehen auf das Haptische, Aufgaben durchzustreichen oder Zettel zu zerknüllen”, weiß Blatter. „Das hat für sie eine motivierende Bedeutung.” Entscheidend ist für alle Effizienzberater, dass die Betroffenen mit ihrer Lösung zurechtkommen und hilfreiche Unterstützungen nutzen und dadurch schneller und fehlerfreier arbeiten. Kurz: dass sie stressfreier leben.