Frankfurter Rundschau – Digitaler Minimalismus

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Digitaler Minimalismus

Für ein gutes Arbeiten ist weniger immer mehr
Minimalisieren ist seit geraumer Zeit en vogue – nicht erst seit dem Hype um Marie Kondos Aufräum-Serie. Auch fürs Büro ist das sinnvoll. Wir wollen heute überall handlungsfähig sein und arbeiten können. Die Geräte und die Software dafür gibt es bereits. Uns stehen alle Möglichkeiten offen. Erstaunlicherweise kämpfen wir aber mit den gleichen Problemen. Einige haben sich beim Übergang in die digitale Welt sogar verschärft.
Ein Rechner am Arbeitsplatz, ein privater Laptop, einer für Präsentationen beim Kunden, mindestens ein Smartphone, ein Tablet und die Smartwatch darf natürlich auch nicht fehlen. Ein moderner „Maschinenpark”. Mit ihm managen wir Termin in verschiedenen Kalendern, führen To-do-Listen in unterschiedlichen Apps und kommunizieren über mehrere Messenger.
Klar, dass das irgendwann dazu führt, dass wir Termine vergessen, Deadlines verpassen und Nachrichten ohne Antwort bleiben. Ganz zu schweigen vom Stresslevel, wenn wir ohne Unterbrechung auf zahlreichen Kanälen erreichbar sind. Dieses Chaos entsteht, wenn die Struktur und die Abgrenzung der Systeme nicht klar sind. Deshalb ist Schritt eins: reduzieren und danach einen funktionierenden Workflowetablieren. Beim Minimalisieren im Büro aber bitte nicht, wie Marie Kondo, nach der Frage gehen, ob mir ein Gerät Freude bereitet, sondern danach, welche Funktionen es erfüllt.
Eigentlich reicht ein guter Laptop mit einer Docking-Station und mehreren Netzsteckern. Das reduziert den Aufwand beim Installieren von Updates und dem Lösen technischer Probleme. Ein Tablet und eine Smartwatch sind nur schöne Spielereien mit hohem Ablenkungspotenzial. Ein gutes Smartphone, synchronisiert mit dem Laptop, zählt natülich weiterhin zu den Must-haves.
Digitaler Minimalismus auf Ebene der Software bedeutet, sich auf möglichst wenige Programme zu beschränken. Meist ist uns gernicht bewusst, welches Potenzial in unseren vorhandenen Office-Programmen steckt. Gleiches gilt für die Kommunikationskanäle. Bitten Sie Kunden und Kolleginnen, einen Kanal zu verwenden. Sie sparen sich die spätere Suche von Informationen und überhaupt gilt für Nachrichten das Prinzip „Verarbeiten statt sichten”, das bedeutet direkt weiterleiten, archivieren, erledigen oder terminieren.

Jürgen Kurz beschäftigt sich mit Prozessoptimierung im Büro. Zuletzt erschien von ihm das Buch “So geht Büro heute.”