Endlich erfolgreich – Mit der Eisenhower Methode setzen Sie Ihre Prioritäten richtig



Manchmal ist es zum Verzweifeln. Da haben Sie stundenlang an einer Auflistung gefeilt, und plötzlich werden Daten für ein anderes Projekt dringend benötigt. Diese haben Sie natürlich nicht parat und schon stehen Sie dumm da. Beruflicher Erfolg stellt sich selten ein, wenn Sie wie ein Fleißbienchen arbeiten. Sie rocken den Laden, wenn Sie stattdessen klare Prioritäten setzen. Mit der nach dem ehemaligen US-Präsidenten benannten Eisenhower Methode ordnen Sie Ihre Aufgaben Ihren Zielen unter und nicht umgekehrt.

Setzen Sie Ihre Prioritäten richtig mit der Eisenhower- Methode. Damit vermeiden Sie Verzettelung.
Setzen Sie Ihre Prioritäten richtig mit der Eisenhower- Methode. Damit vermeiden Sie Verzettelung.

Was ist das Problem

Nicht immer ist es zielführend, emsig eine Aufgabe nach der anderen abzuarbeiten. Es ist zwar ein gutes Gefühl, wenn Sie eine To-Do-Liste abarbeiten. Die Gefahr ist jedoch groß, dass Sie Ihre Ziele aus den Augen verlieren. Wie oft haben Sie sich schon an etwas festgebissen, dass sich aber als nicht so wichtig für Ihren beruflichen Erfolg erwiesen hat? Mit der Eisenhower Methode stelle ich Ihnen ein effizientes Instrument vor, mit dem Sie Ihre Prioritäten trotz starker Arbeitsbelastung zielführend im Blick haben.

So funktioniert es

Es ist nicht gesichert, ob die nach dem US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower benannte Methode überhaupt von dem erfolgreichen General und Staatsmann praktiziert wurde. Wer sich jedoch im Zeitmanagement auf sein Ziel fokussiert, ist genauso erfolgreich. Bei diesem Instrument stufen Sie alle anstehenden und neu hereinkommenden Aufgaben in Kategorien ein. Durch diese Differenzierung machen Sie sich frei vom äußeren Druck und konzentrieren sich gezielt auf Ihre Prioritäten.

Tipp Nr. 1: Lernen Sie zwischen „wichtig“ und „dringend“ zu unterscheiden

Jeder Kunde, Geschäftspartner oder Kollege hält seine Anfrage für vorrangig. Wie oft haben Sie eine Anfrage mit dem Vermerk „dringend“ auf dem Schreibtisch bekommen. Sie lassen alles stehen und liegen, schieben die Aufgabe dazwischen und dann fragt tagelang niemand danach. Währenddessen rückt Ihr eigentliches Ziel in weite Ferne. Mit der Eisenhower Methode sind Sie wesentlich erfolgreicher, weil Sie Ihre Aufgaben entsprechend Ihren Zielen einordnen:

  • Jede Aufgabe, die Sie Ihren Zielen näher bringt, ist wichtig.
  • Den Vermerk dringend erteilen Sie Tätigkeiten, die innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens erledigt werden müssen.

Tipp Nr. 2: So finden Sie Ihre A-Priorität

Im nächsten Schritt überlegen Sie sich die Hauptaufgabe für den nächsten Tag. Nach der Eisenhower Methode gehören alle wichtigen und dringenden Aufgaben in die A-Kategorie. Ich empfehle Ihnen, noch weiter auszudünnen und immer nur eine neue Aufgabe anzufangen. Dafür verwende ich eine ganz simple Frage: Wenn ich am nächsten Tag nur eine Aufgabe erledigen könnte, welche würde ich anpacken? Stellen Sie sich diese Überlegung am besten schon abends. So kann Ihr Gehirn über Nacht quasi im Schlaf die Lösung finden.

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Tipp Nr. 3: Ordnen Sie weitere Aufgaben mit der Eisenhower Methode

Versuchen Sie Ihre wichtigste Hauptaufgabe möglichst am Tag zu erledigen. Allerdings werden Sie im Arbeitsalltag immer wieder durch Anfragen oder Aufträge gestört. Diese bewerten Sie nach der Eisenhower Methode:

  • Manchmal sind wichtige, für Ihr Ziel zweckdienende Aufgaben nicht automatisch dringend. Diese erledigen Sie selbst, indem Sie einen festen Termin in Ihrer Monatsplanung reservieren.
  • Dringende, also eilige Aufgaben, die Sie Ihren eigentlichen Zielen nicht näher bringen, sollten laut der Eisenhower Methode möglichst delegiert werden. Das ist nach meiner Erfahrung nicht immer möglich, manchmal müssen andere Tätigkeiten erledigt werden. Wenn Sie Ihre Hauptaufgabe aber immer im Blick haben, fällt es Ihnen leicht, anschließend zum wichtigen Tagesprojekt zurückzukehren.
  • Unwichtige und nicht eilige Arbeiten sollten Sie überhaupt nicht belasten. Dazu gehört Lesestoff wie Kataloge oder Prospekte. Diese wandern sofort in den Papierkorb.

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Tipp Nr. 4: Führen Sie eine Zeitplanung ein

Machen Sie Ihren Kopf frei, indem Sie Ihre Überlegungen in einer Tages- und Wochenplanung festhalten. Nutzen Sie dafür professionelle Tools wie Outlook, Things oder Goalscape. Planen Sie auch gleich ein großzügiges Zeitkontingent mit einem Puffer ein, indem Sie die geschätzte Zeit mit 1,5 multiplizieren. So nutzen Sie effizient Ihre wertvolle Arbeitszeit und verlieren Ihre Prioritäten nicht aus dem Blick.

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Führen Sie für die Einsenhower Methode eine Zeitplanung ein.
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Tipp Nr. 5: Nehmen Sie nicht alles an

Hilfsbereitschaft in allen Ehren, aber opfern Sie sich nicht für die Kollegen auf. Wenn Sie keine Zeit haben, dann sagen Sie freundlich aber bestimmt Nein. Ihre Prioritätenliste ist ein schlagendes Argument, warum Sie dem Kollegen gerade nicht weiterhelfen können. Bieten Sie Ihre Hilfe zu einem anderen Zeitpunkt an.

Darauf kommt es an

Indem Sie Ihre täglichen Aufgaben mit der Eisenhower Methode den Kategorien wichtig und dringend zuordnen, bleiben Sie fokussiert. Das Verzetteln gehört sofort der Vergangenheit an.

Was der Tipp bewirkt

In Zukunft verschwenden Sie Ihre Arbeitsenergie nicht mehr in Nebenschauplätzen und sondern arbeiten konzentriert Ihrem Ziel entgegen. Sie sind nicht nur erfolgreicher sondern auch weniger gestresst. So macht die Arbeit Spaß.

Und Sie?

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