Das Büro – Digital besser organisiert

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Konzentrierter arbeiten trotz E-Mail-Flut

Sein Motto lautet: „Für immer aufgeräumt”. Jürgen Kurz ist ein Profi, was die Büro-Organisation betrifft. Im Interview verrät der Buchautor und Fachmann für klare Strukturen am Arbeitsplatz, wie eine effektive Zusammenarbeit mit Kollegen im digitalen Zeitalter richtig funktioniert.

Das Büro: Herr Kurz, was unterscheidet Büroarbeitsplätze von heute von Arbeitsplätzen rund um die Jahrtausendwende? Jürgen Kurz: Der klassische Schreibtisch, an dem ein Mitarbeiter die nächsten 20 Jahre verbringen wird, ist immer seltener anzu­treffen. Ein Mitarbeiter hat in der heutigen Zeit unter Umständen gar keinen eigenen Arbeitsplatz mehr, sondern wechselt diesen eventuell mehrfach am Tag. Ein weiterer Unterschied: Der Wunsch nach Gesundheit ist gewachsen. Höhenverstellbare Schreib­tische und andere ergonomische Büro-Uten­silien werden immer mehr zum Standard. Und zu guter Letzt ist das Thema Home­ Office aktueller denn je. Zur Jahrtausend­wende wurde zum ersten Mal das „Von­ Zuhause-aus-Arbeiten” populär. Bedingt durch die Corona-Pandemie hat das Home­ Office einen enormen Schub erfahren.

Was sind die größten Hindernisse für ef­fizientes Arbeiten im modernen Büroar­beitsalltag? In einer gemeinsamen Studie mit der AKAD-Hochschule Leipzig haben wir her­ausgefunden, dass es verschiedene Fakto­ren gibt, die ineffizientes Arbeiten begünsti­gen: mangelnde Konzentration, Ablenkung sowie unzureichende Arbeitsorganisation. Unwichtige Anrufe oder das Warten auf Kollegen sowie Entscheidungen unterbre­chen immer wieder den konzentrierten Arbeitsfluss. Auch das Suchen nach Datei­en, Kontaktdaten oder Unterlagen kostet Arbeitszeit – laut unserer Studie gut eine Stunde pro Tag.

Wie gelangt man zu mehr Effizienz und weniger Stress? Stress entsteht durch fehlende Klarheit und Überforderung. Überforderung tritt dann ein, wenn es unmöglich scheint, alle Auf­gaben zu erledigen. Daher bildet ein durch­dachter Workflow die Grundlage für effizi­entes Arbeiten. Sie sollten sich fragen: Was ist die eine Sache, die mich jetzt am besten nach vorne bringt? Dann erledigen Sie diese Aufgabe und stellen sich die gleiche Frage erneut. Ebenfalls enorm wichtig, auch mal Nein zu sagen zu irrelevanten Aufgaben.

Wie können wir uns selbst besser organi­sieren?
Eine funktionierende Selbstorganisation ist der Grundstein für erfolgreiches Zusam­menarbeiten im Team. Daher ist ein guter Startpunkt oftmals das eigene E-Mail-Post­fach. Um von einem leeren Posteingang zu profitieren, muss jeder eigentlich nur eines tun: E-Mails verarbeiten, statt nur zu sich­ten. Hierfür empfehle ich eine Fünf-Schrit­te-Strategie: löschen, weiterleiten, archivie­ren, erledigen und terminieren. Außerdem: Geben Sie Dingen eine Heimat. Definieren Sie eindeutige Ablageorte – sowohl analog als auch digital.

Christian Marx