CIO – Tipps für mehr Ordnung

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E-Mails am besten sofort bearbeiten
Mit einem vollen Postfach beginnt Unordnung im Büro. E-Mails, die schnell beantwortet sind, gehören sofort bearbeitet – Aufräum-Experte Jürgen Kurz im Interview.

Insgesamt 13 Prozent ihrer Arbeitszeit verbringen Angestellte durchschnittlich mit Suchen, hat das Fraunhofer-Institut für Produktionstechnik und Automatisierung in Stuttgart errechnet. Jürgen Kurz hilft Unternehmen, effektiver zu arbeiten.
Seine Methode nennt er Kaizen, der Begriff stammt aus dem Japanischen und bedeutet “Verbesserung zum Guten”. Ursprünglich auf die Produktion angewendet, hat Kurz den Ansatz auf Büros übertragen. In den vergangenen Jahren hat er für seine Arbeit mehr als 40.000 Schreibtische fotografiert – und dann beim Aufräumen geholfen.

CIO.de: Woran merke ich, dass mein Arbeitsplatz aufgeräumt werden sollte?

Jürgen Kurz: Anders als beim Rechner sieht man das beim Schreibtisch sofort. Problematisch wird es vor allem dann, wenn sie lange nach Dokumenten suchen müssen, bevor sie sie in ihren Ablagestapeln finden.

CIO.de: Bitte geben Sie mir drei Tipps für einen gut aufgeräumten Schreibtisch.

Jürgen Kurz: Wichtige Zettel wie Telefon- oder Kontaktlisten sollten sie in einem Foliensichtbuch aufbewahren. Ein idealer Platz dafür ist auf dem Rollcontainer. Mein zweiter Tipp ist eine Posteingangsschale, die Sie auch deutlich mit “Posteingang” beschriften. Sind sie nicht da, kann der Stapel in der Schale wachsen, wird aber nicht auf ihrem gesamten Schreibtisch verteilt.

CIO.de: Wie lautet der dritte Ratschlag?

Jürgen Kurz: Materialien zu laufenden Projekten sollten sie nicht in Folien oder Ablageschalen aufbewahren. Besser ist eine Zieharmonikamappe, in der sie alle relevanten Dokumente ablegen. Wenn sie dazu auf einem handgeschriebenen Inhaltsverzeichnis notieren, wo in der Mappe welche Unterlagen liegen, reduzieren sie die Suchzeiten auf ein Minimum.

CIO.de: Und woran erkenne ich, dass im PC Aufräumbedarf besteht?

Jürgen Kurz: Etwa daran, dass Sie zahlreiche E-Mails in ihrem Posteingang haben. Aus Amerika stammt der passende Tipp “Process, don’t just check.” Wer eine E-Mail innerhalb von fünf Minuten bearbeiten kann, sollte dies auch tun und sie nicht nur lesen. Das spart Zeit. Was mehr als fünf Minuten in Anspruch nimmt, setzt man sich als Termin in den Kalender. Was bei einem Mitarbeiter besser aufgehoben ist oder die Assistentin abnehmen kann, delegiert man.

Aufräumen im PC

CIO.de: Wo muss über die E-Mails hinaus im PC aufgeräumt werden?

Jürgen Kurz: Ein großes Problem sind die Ablagesysteme auf Abteilungs- oder sogar Unternehmensebene. Hier muss eine neue Struktur gefunden werden, mit der alle Beteiligten einverstanden sind. Der neue Strukturbaum wird angelegt und alle Dateien aus dem alten System werden gesichert. Nun werden nur diejenigen Dateien in die neue Struktur geschoben, die man unbedingt braucht. Der Rest wird gelöscht. Braucht man eine gelöschte Datei doch, kann man sie über die Sicherung zurückholen.

CIO.de: Wie ist die ideale Ablage im PC strukturiert?

Jürgen Kurz: Da gibt es viele Varianten, die gut funktionieren. Das Wichtige ist, sich für eine einzige zu entscheiden und sich an diese Entscheidung zu halten.

CIO.de: Was ist die Aufgabe der Chefs?

Jürgen Kurz: Sie müssen die Betroffenen zu Beteiligten machen. Ein Projekt hat mich beispielsweise in die Controlling-Abteilung eines großen Verlags geführt. Die Controller haben Tür an Tür gesessen und zum Teil die gleichen Sonderauswertungen durchgeführt. Sie haben ihre Auswertungen in vielen unterschiedlichen Strukturen abgespeichert. Das hat sie Zeit und zusätzliche Arbeit gekostet. Mit einer einzigen Ablagestruktur ist der Austausch viel einfacher möglich.