Erdrückend oder ganz ok? Die Arbeitslast richtig verteilen


Eine eigene DIN-Norm hat nicht jeder: die Arbeitsbelastung aber schon. Was Sie über die tägliche Arbeitslast wissen sollten und wie Sie nicht unter all der Last zusammenbrechen, ist mir einen eigenen Artikel wert. Reinklicken und mehr erfahren!

Was ist das Problem

Jeder hat ja so sein Päckchen zu tragen – auch im Job. Aber nicht jeder kann sein tägliches Paket problemlos stemmen. Manchmal drohen wir fast unter der Belastung zusammenzubrechen, weil Termine, Aufgaben und Unerledigtes schier übermächtig werden. Wenn das so ist, werden einige krank, entwickeln klassische Burnout-Symptome oder andere Folgeerscheinungen. Dabei gibt es gesetzlich klare Regeln, die uns dabei helfen könnten, die Arbeitslast auf ein gesundes Maß zu setzen. Und ganz praktische Alltagskniffe obendrein. Das Problem dabei: Die meisten kennen diese nicht!

Arbeitslast führt zu absoluter Überforderung
Gemeinsam statt einsam: Verteilen Sie die Arbeitslast!

So funktioniert es

Die Arbeitslast wird nun nicht weniger, wenn wir sie hin- und herschieben. Aber wenn wir sie gerecht verteilen, ist das schon ein guter Anfang. Die DIN EN ISO 6385:2004 fasst einige Punkte zusammen, die als Arbeitsbelastung betrachtet werden. Hier finden sich Belastungen und Beanspruchungen, die in Summe die komplette Arbeitslast eines Mitarbeiters ausmachen. Damit weder die Belastungen noch die Beanspruchungen zu groß werden, empfiehlt der Gesetzgeber ergänzende Gefährdungsbeurteilungen, zum Beispiel solche zur psychischen Belastung. Aber auch jenseits dieser Vorgaben können Sie viel unternehmen, um die Arbeitslast in den Griff zu bekommen. Drei Schritte hierzu folgen nun.

Schritt 1: Gemeinsame Arbeitslast tragen

Meine Büro-Kaizen®-Methode basiert auf fünf Stufen. Wichtig in Bezug auf die Arbeitslast ist vor allem meine Regel zu gemeinsamen Spielregeln. Das können in der Praxis gemeinsam strukturierte Regeln zu Ablage oder Beschwerdemanagement sein, oder gemeinsame Vereinbarungen zu Besprechungen oder Archivierung. Wichtig ist, dass alle an einem Strang ziehen. Das Wort „gemeinsam“ zeigt es bereits, denn nur im Team zusammengestellte Maßnahmen können auch vom ganzen Team getragen werden. Der nette Nebeneffekt: Im Team gefasste Maßnahmen sorgen nahezu automatisch für eine gerechtere Verteilung der Arbeitslast. Hier bleibt nicht alles an einem einzigen Mitarbeiter hängen, sondern Aufgaben werden von Beginn an gerecht aufgeteilt. Nicht der neue Kollege bekommt die ganze Arbeitslast aufgebrummt, sondern all arbeiten Hand in Hand. Zumindest dann, wenn jeder tatsächlich ein Mitspracherecht hat und die neuen Regeln mitbestimmen darf. Hier empfehle ich zur besseren Übersicht der gemeinsamen Aufgaben gerne einen übergreifenden Teamkalender. Was dieser bringt und wie Sie einen Teamkalender einrichten, können Sie hier nachlesen.

Arbeitslast gemeinsam als team lösen
Gemeinsam lautet die Devise in puncto gerecht verteilte Arbeitslast.

Schritt 2: Arbeitslast dank Eigeninitiative reduzieren

Wenn viel Arbeit da ist, wird es bereits besser, wenn der ganze Berg aufgeteilt wird. So weit, so gut. Noch besser wird es aber, wenn Sie die Arbeitslast gemeinsam nach einem intelligenten System verteilen. Es wäre doch sinnvoll, wenn die Aufgaben nicht nur an irgendwen vergeben, sondern auch passend vergeben werden, nicht wahr? Wenn nicht nur irgendjemand im Team beispielsweise die Kundenmails beantwortet, sondern im Idealfall derjenige, der dies ohne Rückfragen bei den Kollegen tun kann. Wenn derjenige das Projekt dokumentiert und ablegt, der maßgeblich daran beteiligt war und nicht ein anderer, der davon nur am Rande mitbekommen hat. Nicht nur aufteilen, sondern die Arbeitsbelastung intelligent zuweisen, ist daher mein zweiter Tipp. Klären Sie hierfür Zuständigkeiten der verschiedenen Arbeitsgebiete und halten diese schriftlich fest. Ganz wichtig ist hierbei die Eigeninitiative aller Teammitglieder. Denn wenn jeder seine Kompetenz in den Ring wirft und Verbesserungspotenziale aufdeckt, können Sie die Arbeitslast auf einem gut tragbaren Level halten.

Arbeitslast durch Visualisierung vermindern
Beim Thema Arbeitslast kann jeder seinen Teil beitragen.

Schritt 3: Ziele konkretisieren

Werden Sie konkret! Setzen Sie sich – auch hier gilt: gemeinsam – klare Ziele und nicht lediglich das Vorhaben die Arbeitslast irgendwie zu reduzieren. Konkret ist es zum Beispiel, wenn Sie bis Ende des Jahres Kundenanfragen um 20 % schneller beantworten möchten. Haben Sie ein festes Ziel, können Sie auch feste Wege beschreiten. 20 % sind das Ziel, wie kann dann der Weg dorthin aussehen? Meine Erfahrung zeigt mir, dass wir umso leistungsfähiger und effizienter sind, umso konkreter unsere Ziele ausfallen. Dann finden wir konkrete Lösungsmöglichkeiten und reduzieren ganz nebenbei die Arbeitslast, die unkonkrete Schwammigkeiten mit sich brächten. Tolle Praxistipps finden Sie ergänzend in meinem Blogbeitrag zur Zielvereinbarung. Lesen Sie doch mal rein und formulieren Sie Ihr erstes Ziel.

Darauf kommt es an

Informieren ist gut, umsetzen ist besser. Damit Sie Ihre Arbeitslast wirklich langfristig reduzieren und optimal verteilen können, müssen Sie beginnen. Am besten setzen Sie es gleich auf die Tagesordnung der nächsten Teamsitzung. Werden Sie aktiv, das ist mein wichtigster Tipp!

Arbeitslast durch proaktive Handlungen vermeiden
Proaktives Arbeiten nutzt auch einer niedrigeren Arbeitslast.

Was der Tipp bewirkt

Eine intelligent und gerecht verteilte Arbeitslast hat gleich mehrere positive Effekte. Zum einen erkennen Sie Risikofaktoren für mögliche Überlastungen Einzelner schneller und besser. Zum anderen stärken Sie den Zusammenhalt im Team und letztlich auch die Motivation. Und Sie halten die Arbeitsbelastung so hoch wie nötig, aber so niedrig wie möglich – ein dreifacher Gewinn für das ganze Unternehmen!

Und Sie?

Welche Arbeitslast nagt an Ihrer Motivation? Kennen Sie die größten Gefahrenquellen möglicherweise noch gar nicht und brauchen Hilfestellung? Dann fordern Sie gerne eine persönliche Beratung an und lassen Sie uns miteinander arbeiten.

Arbeitslast durch Gemeinsamkeiten mindern
Gehen wir die Arbeitslast gemeinsam an!
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