ABC-Methode – mit 4 Impulsen zu höherer Effizienz und engagierten Mitarbeitern

8. April 2020

Die Wellenbewegung des Lebens – ein stetes Auf und Ab – macht bekanntlich auch vor dem Business nicht halt. Eine Vielzahl von Firmen erlebt eine solche Schwankung derzeit sehr intensiv durch die Corona-Krise. Mal stottert also der Motor, dann wieder läuft alles wieder wie geschmiert und die Gewinne sind glänzend. Mal sind Ihre Mitarbeiter motiviert und schaffen ihr Pensum, zu einer anderen Zeit wirken sie schnell überlastet und brauchen Zuspruch. Eine Firma funktioniert, wenn ihr Management sich darauf versteht, das Auf und Ab klug auszubalancieren. Hierfür eignet sich die ABC-Methode hervorragend: erstens als Instrument für das richtige Zeitmanagement, und zweitens für eine sinnvolle Personal-Politik. In diesem Beitrag gebe ich Ihnen 4 wichtige Impulse für beide Bereiche, damit Sie Ihr Unternehmen sicher durch ruhiges wie auch unruhiges Fahrwasser manövrieren.

Was ist das Problem

Zahlreiche Angestellte machen Überstunden und finden das normal. Meiner Meinung nach ist das aber gar nicht normal. So eine stete Überbelastung führt langfristig zu körperlichen und psychischen Problemen. Besonders belastend wirken sich Störungen und Ablenkungen aus. Denn wer im Lauf des Arbeitstags immer nur auf Zuruf reagiert, ist nicht Chef im Ring. Ein besonders effektives Instrument des Zeitmanagements ist die ABC-Methode. Sie hilft, Prioritäten zu setzen und so Zeit zu sparen. Am besten, Sie probieren die Methode selber aus und geben sie dann an Ihre Mitarbeiter weiter.

Impuls 1: Zügig arbeiten ohne Ablenkung

Zumeist beginnen wir den Tag mit drei, vier oder mehr Aufgaben. Dann kommen Anrufe rein und Emails, die angefangene Arbeit wird unterbrochen. Dieses Hin- und Herspringen zwischen verschiedenen Tätigkeiten beeinträchtigt extrem Ihre Konzentration und ist einer der schlimmsten Zeitfresser. Störungen gehören zwar zum Arbeitsalltag, sollten aber nicht Ihren Arbeitsablauf diktieren. Planen Sie vor allem gezielt Ihrem Umgang mit Ihrem elektronischen Posteingang. Es ist zeitsparender, wenn Sie E-Mails nur zwei- bis dreimal am Tag gebündelt bearbeiten. Stellen Sie unbedingt das visuelle oder akustische Eingangssignal aus. So werden Sie nie wieder durch neue Nachrichten aus Ihrer Konzentration gerissen.

In meinem YouTube-Podcast finden Sie eine kurze Zusammenfassung, wie Sie E-Mails effizient bearbeiten.

Impuls 2: Setzen Sie Prioritäten mit der ABC-Methode

Mittels der ABC-Methode lassen sich die wirklich wichtigen Dinge erledigen, ohne dass Sie sich mit unnötigem Kleinkram verzetteln. Gewöhnen Sie sich an, die täglichen Arbeiten nach Ihrer Priorität zu sortieren und in diese drei Kategorien einzuteilen:

A-Prioritäten: Das sind die wichtigsten Aufgaben, die nur von Ihnen selbst erledigt werden können. Ihre Ausführung liefert den höchsten Wert. Oft ziehen Sie daraus einen kurz- oder langfristigen Nutzen, wie zum Beispiel durch Kundenakquise-Gespräche. Räumen Sie diesen A-Aufgaben einen Zeitaufwand von 65–70 Prozent ein.

B-Prioritäten: Aufgaben in dieser Kategorie sind nicht ganz so wichtig und können durchaus verschoben werden. Teilweise ist es möglich, die Arbeit zu delegieren. Aber Achtung, aufgeschobene B-Arbeiten können irgendwann A-Priorität erlangen – darum nicht zu lange warten. Für diese Kategorie wird etwa 20 Prozent Ihrer Zeit veranschlagt.

C-Prioritäten: Obgleich diese Aufgaben relativ wenig Wert für Ihren beruflichen Erfolg haben, nehmen Sie viel – ja, zu viel – Zeit in Anspruch. Hierzu gehören zum Beispiel typische Büroarbeiten wie Materialbestellung oder Ablage. Es ist ratsam, diese zeitaufwendigen Tätigkeiten an die Auszubildenden und Praktikanten zu delegieren und selber nur 10–15 Prozent der eigenen Zeit darin zu investieren.

Wenn Ihr Tag wie ein zu befüllendes Gefäß ist, dann wenden Sie die ABC-Methode an: das dringliche zuerst

Stellen Sie sich vor, Sie möchten ein Glas mit Bällen in verschiedenen Größen füllen. Wenn Sie erst die kleinen und mittelgroßen einfüllen, haben Sie keinen Platz für die größeren Bälle. Beginnen Sie deshalb die Planung Ihres Arbeitstages mit den wichtigen A-Prioritäten. Am besten terminieren Sie diese erfolgversprechenden Aufgaben, damit Sie sicher sind, dass Sie diese auch wirklich umsetzen. Sie haben so automatisch weniger Zeit für die B- und C-Prioritäten, aber diese eignen sich wunderbar als Lückenfüller in Ihrem Zeitmanagement, zum Beispiel für die unkreativen Phasen nach dem Mittagessen. Alle unwichtigen Aufgaben, für denen Ihnen die Zeit fehlt, streichen Sie oder delegieren Sie weiter.

Impuls 3: A-, B- und C-Mitarbeiter erkennen

Die beste Zeit-Straffung ist wenig hilfreich, wenn die Mitarbeiter nicht richtig mitmachen. Eine Differenzierung in A-, B-, oder C-Kräfte hilft Ihnen dabei, die Effizienz nach oben zu treiben. Dabei gilt es nicht, Einzelne zu diffamieren, sondern vielmehr: das meiste Potential aus jedem rauszuholen. Um herauszufinden, welcher Mitarbeiter ein motivierter A-Mitarbeiter und welcher ein ausbremsender C-Mensch ist, möchte ich Ihnen ein Werkzeug an die Hand geben. Überprüfen Sie anhand regelmäßiger Notizen über Stärken und Schwächen des Einzelnen, wo das Potenzial bereits voll ausgeschöpft wird und wo noch klare Schwächen zu erkennen sind. Eine gute Orientierung bietet Ihnen der Büro-Kaizen® Leistungsbeurteilungsbogen für Mitarbeiter, den Sie im Download-Center kostenlos herunterladen können.

Die ABC-Methode für Ihre Mitarbeiter: Durch persönliche Gespräche A-Kräfte binden und B-Kräfte ermutigen

Impuls 4: Potentiale ausschöpfen

Um A-Mitarbeiter auf einem hohen Level zu halten und Mitarbeiter aus den Ebenen B und C zu mobilisieren, müssen Sie aktiv werden. Fördern Sie Ihre Mitarbeiter nach deren Talenten. Ein gemeinsames Gespräch kann zum Beispiel helfen, die Goldgruben in Ihrem Team aufzuspüren. In einer neuen Position können sich versteckte Talente plötzlich entfalten. Hilfreiche Tipps dazu können Sie auch meinem Beitrag zum gekonnten Talentmanagement  entnehmen.

Sparen Sie auch nicht mit regelmäßigem Lob und indem Sie die Weiterentwicklung Ihrer Mitarbeiter fördern. Seminare und Weiterbildungen sind hier eine wichtige Maßnahme, um aus B-Kräften A-Leute zu machen und A-Mitarbeiter ans Unternehmen langfristig zu binden. Vor allem dann, wenn der Mitarbeiter mitreden darf, was er sich von einer Weiterbildung erwartet. Eine kompakte Checkliste zum Thema Weiterbildung finden Sie kostenlos im Download-Center. Einfach ausdrucken und loslegen!

Und Sie?

Könnte die ABC-Methode etwas für Sie sein? Noch mehr Tipps zum guten Miteinander bei maximaler Effizienz erhalten Sie hier im Blog oder sprechen Sie mich gerne an!



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