Nicht rennen, planen – Erfolgreich Arbeiten mit der ABC-Methode



„Einszweidrei, im Sauseschritt, läuft die Zeit, wir laufen mit“, textete einst der humoristische Dichter und Zeichner Wilhelm Busch in seiner unnachahmlichen Art. Es ist schon ein Phänomen, das die Zeit wie im Flug vergeht, wenn sich der Berg mit wichtigen Aufgaben auf dem Schreibtisch türmt. Nie ist genug Zeit da, um alles zu erledigen. Aber Sie brauchen nicht mehr Zeit, um Ihr Arbeitspensum zu schaffen. Was Sie brauchen, sind effizientere Strukturen. Im Bereich des Zeitmanagements eignet sich die ABC-Methode besonders gut, um mit Hilfe von Prioritäten effizienter zu arbeiten.

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Mit der ABC-Methode geben Sie Ihrem Arbeitstag eine positive Struktur.

Was ist das Problem

Unsere in Zusammenarbeit mit der AKAD-Hochschule Leipzig durchgeführte Arbeitseffizienzstudie ergab, dass für die befragten Teilnehmer knapp sechs Überstunden pro Woche normal sind. Das ist meiner Meinung nach gar nicht normal. So eine stete Überbelastung führt langfristig zu körperlichen und psychischen Problemen. Besonders belastend wirken sich Störungen aus. Denn wer im Lauf des Arbeitstags immer nur auf Zuruf reagiert, ist nicht Chef im Ring. Wenn Sie Ihre Arbeitszeit jedoch proaktiv planen, sind Sie viel erfolgreicher. Ein besonders effektives Instrument des Zeitmanagement ist die ABC-Methode. Schon während der Planung setzen Sie Prioritäten, damit Sie Ihre Zeit sinnvoll und gewinnbringend verteilen.

Mit der ABC-Methode richten Sie den Fokus auf Erfolg. Klick um zu Tweeten

So funktioniert es

Tipp Nr. 1: Erst planen, dann arbeiten

Morgen muss der Projektplan fertig sein. Außerdem wartet ein Kunde auf Ihren Rückruf. Als hätten Sie noch nicht genug zu tun, drückt Ihnen der Chef auch noch eine dringende Aufgabe auf. Bei meinen Gesprächen mit Mitarbeitern meiner Kunden höre ich immer wieder, dass zusätzlichen Aufgaben in der Regel zuerst erledigt werden. Inzwischen bleibt die angefangene Arbeit liegen. Nach diesem Muster reagieren viele auch auf E-Mails. Sobald das Zeichen für eine neu empfangene Nachricht aufploppt, wird diese schnell zwischendurch gelesen. Dieses Hin- und Herspringen zwischen verschiedenen Tätigkeiten beeinträchtigt extrem Ihre Konzentration und ist einer der schlimmsten Zeitfresser. Störungen gehören zwar zum Arbeitsalltag, sollten aber nicht Ihren Arbeitsablauf diktieren. Gewöhnen Sie sich an, erst einmal gedanklich einen Schritt zurückzutreten. Atmen Sie tief durch, und dann planen Sie Ihre Aufgaben proaktiv zum Beispiel mit der ABC-Methode. So behalten Sie den Überblick über die Wichtigkeit Ihrer Aufgaben.

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Mit einem proaktiv geplanten Tagesablauf verzetteln Sie sich mehr.

Extra-Tipp:
Planen Sie auch gezielt Ihrem Umgang mit Ihrem elektronischen Posteingang. Es ist zeitsparender, wenn Sie E-Mails nur zwei- bis dreimal am Tag gebündelt bearbeiten. Stellen Sie unbedingt das visuelle oder akustische Eingangssignal aus. So werden Sie nie wieder durch neue Nachrichten aus Ihrer Konzentration gerissen. In der Praxis hat sich auch die Regel bewährt, E-Mails nicht zu sichten sondern nach diesem Motto zu bearbeiten:

1. Alles, was Sie innerhalb von fünf Minuten erledigen können, erledigen Sie sofort!
2. Alles, was delegiert werden soll, leiten Sie weiter!
3. Alles, was archiviert werden muss, heften Sie direkt ab!
4. Alles, was eine längere Bearbeitungszeit benötigt, terminieren Sie
und verschieben es in Ihre Aufgabenliste!
5. Alles, was unnötig ist, wird gelöscht!

In meinem YouTube-Podcast finden Sie eine kurze Zusammenfassung, wie Sie E-Mails effizient bearbeiten.

Wenn Sie das Thema besonders interessiert, empfehle ich Ihnen mein kostenloses eBook „E-Mail-Stress ade - So meistern Sie die E-Mail-Flut entspannt!“ Klicken Sie auf die Abbildung und laden Sie es sich gleich herunter:

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E-Mail-Stress ade - So meistern Sie die E-Mail-Flut entspannt!

Tipp Nr. 2: Erstellen Sie Prioritäten mit der ABC-Methode

Die ABC-Methode hilft Ihnen dabei, die wirklich wichtigen Dinge zu erledigen und sich nicht mit unnötigem Kleinkram zu verzetteln. Dafür ordnen Sie Ihre täglichen Arbeiten nach Prioritäten und teilen sie in diese drei Kategorien ein:

  • A-Prioritäten: Diese Aufgaben sind absolut wichtig für Sie. Oft ziehen Sie aus diesen Tätigkeiten einem kurz- oder langfristen Nutzen, wie zum Beispiel von Kundenakquise-Gespräche. Manchmal drohen auch negative Konsequenzen, wenn Sie etwas nicht erledigen und einen Termin verpassen. Diese Tätigkeiten werden bevorzugt abgearbeitet.
  • B-Prioritäten: Aufgaben in dieser Kategorie sind nicht ganz so wichtig und können durchaus verschoben werden. Oft ist es auch möglich, die Arbeit zu delegieren. Aber Achtung, aufgeschobene B-Arbeiten können irgendwann A-Priorität erlangen.
  • C-Prioritäten: Auch wenn diese Aufgaben relativ wenig Wert für Ihren beruflichen Erfolg haben, nehmen Sie viel Zeit in Anspruch. Hierzu gehören zum Beispiel typische Büroarbeiten wie die Materialbestellung oder die Ablage. Es ist ratsam, diese zeitintensiven Tätigkeiten an die Auszubildenden und Praktikanten zu delegieren.

Extra-Tipp:
Ärgern Sie sich auch, wenn plötzlich das Büromaterial ausgeht. Es handelt sich zwar um eine C-Priorität, aber es kostet viel Zeit und Nerven, sich um Fehlbestände zu kümmern. Mit dem Kanban-Prinzip ist es einfach, immer den Überblick über die Bestände zu behalten. Ermitteln Sie den Mindestbestand für ein Produkt wie zum Beispiel Schreibpapier. An dieser Stelle wird die Kanban-Karte platziert. Wird diese Mindestmenge unterschritten, erkennt der Mitarbeiter anhand der Karte, dass Material nachbestellt werden muss. Lesen Sie weitere Informationen in meinem Blog-Beitrag: Und täglich grüßt das Kopierpapier? Wie Sie mit dem Kanban-Prinzip Ihre Bestände im Griff behalten.

Mit dem Kanban-Prinzip steuern Sie ohne Mehraufwand Ihren Material-Bestand und entlasten effizient eine C-Priorität. Klicken Sie auf das Bild und laden Sie sich kostenlos das praktische eBook herunter:

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Das Kanban-Prinzip auch im Büro. So steuert sich der Nachschub für alle Materialien von alleine

Tipp Nr. 3: Analysieren Sie mit der ABC-Methode Ihren Arbeitsaufwand

Führen Sie eine Ist-Analyse aller Tätigkeiten im Laufe eines Tages durch. Welche Tätigkeiten entsprechen den ABC-Prioritäten und wie viel Zeit setzen Sie ein, um diese auszuführen. Listen Sie zunächst Ihre unterschiedlichen Aufgaben auf: Besprechungen, Meetings, E-Mails, Telefonate, Produktentwicklung, Schriftverkehr usw. Dann geben Sie den Tätigkeiten eine Struktur, indem Sie diese in die entsprechenden ABC-Prioritäten einteilen. Dabei kann es auch sein, dass Kundentelefonate die A-Priorität erhalten, andere Anrufe allerdings in die C-Kategorie gehören.

Sie können die Angaben grob schätzen. Wahrscheinlich kommen Sie auf ähnliche Werte wie die meisten Mitarbeiter: A-Prioritäten nehmen rund 15 Prozent der täglichen Arbeitszeit in Anspruch, B-Prioritäten rund 20 Prozent und die unwichtigen C-Prioritäten kosten die meiste Zeit, nämlich 65 Prozent. Klingelt jetzt auch bei Ihnen ein Alarmsignal? Berufliche Erfolge stellen sich nicht ein, wenn Sie Ihre Energien mit unwichtigen Tätigkeiten verschwenden!

Extra-Tipp:
Das Pareto-Prinzip des Ökonomen und Soziologen Vilfredo Pareto bringt die tägliche Zeitverschwendung noch deutlicher auf den Punkt. Denn ganz häufig wird 80 Prozent des Outputs mit nur 20 Prozent des Inputs erreicht. Wenn Sie das faszinierende Thema interessiert, empfehle ich Ihnen meinen Blog-Beitrag zur Pareto-Regel.

Tipp Nr. 4: Wie Sie mit der ABC-Methode zielgerecht arbeiten

Um dauerhaft Nutzen aus der ABC-Methode zu ziehen, sollten Sie Ihren Fokus in Zukunft auf die wirklich wichtigen Tätigkeiten richten. Empfehlenswert ist dieser Zeitaufwand:

  • A-Prioritäten: 65 - 70 Prozent
  • B-Prioritäten: 20 Prozent
  • C-Prioritäten: 10 - 15 Prozent

Stellen Sie sich vor, Sie möchten ein Glas mit Kieselsteinen in verschiedenen Größen füllen. Wenn Sie erst die kleinen und mittelgroßen einfüllen, haben Sie keinen Platz für die wenigen großen Steine. Beginnen Sie deshalb die Planung Ihres Arbeitstages mit den wichtigen A-Prioritäten. Am besten terminieren Sie diese erfolgversprechenden Aufgaben, damit Sie sicher sind, dass Sie diese auch wirklich umsetzen. Sie haben so automatisch weniger Zeit für die B-und C-Prioritäten, aber diese eignen sich wunderbar als Lückenfüller in Ihrem Zeitmanagement, zum Beispiel für die unkreativen Phasen nach dem Mittagessen. Alle unwichtigen Aufgaben, für denen Ihnen die Zeit fehlt, streichen Sie oder delegieren Sie weiter.

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Nutzen Sie Ihr Leistungstief, um entspannt bei einer Tasse Kaffee Ihre E-Mails zu bearbeiten.

Tipp Nr. 5: Kennen Sie Ihre Ziele?

Die ABC-Methode kann nur dann funktionieren, wenn Sie ein Ziel vor Augen haben. Ob es um das Unternehmen geht oder den persönlichen beruflichen Erfolg, Sie können nur dann Ihre Prioritäten setzen, wenn Sie wissen, was Sie überhaupt erreichen möchten. Ich nehme mir regelmäßig Ende des Jahres Zeit, um die Aufgaben für das neue Jahr zu planen. Damit ich diese Ideen auch wirklich umsetze, formuliere ich Ziele nach der bewährten SMART-Methode:

  • S – spezifisch: Achten Sie darauf, das Ziel konkret, spezifisch und präzise zu formulieren.
  • M – messbar: Umsetzbare Ziele sind grundsätzlich messbar. Kennzahlen und genaue Angaben zeigen Ihnen, ob das Ziel erreicht wurde.
  • A – angemessen und attraktiv: Sehen Sie in Ihrem Ziel eine Herausforderung und gestalten Sie die Aufgabe so, dass Sie weder über- noch unterfordert werden. Das weckt Ihren Ehrgeiz.
  • R – realistisch: Klar, ein Ziel sollte machbar sein, sonst sind Sie ganz schnell demotiviert.
  • T – terminiert: Jedes Ziel braucht einen Zeitrahmen, ab und bis wann die Aufgabe erledigt werden soll.

Lesen Sie, wie Sieger sich SMART-Ziele setzen.

Darauf kommt es an

Erfolg entsteht durch Konzentration. Verzetteln Sie sich nicht und eliminieren Sie ganz bewusst Störungen. Die besten Tipps für Ihren ablenkungsfreien Bürotag habe ich Ihnen in diesem Blog-Beitrag zusammengestellt: Die fünf goldenen Tipps für weniger Ablenkung im Büro.

Was der Tipp bewirkt

Die ABC-Methode sorgt dafür, dass Sie Ihre Energie nicht für unwichtige Arbeiten verschwenden. Stattdessen haben Sie die Arbeiten im Fokus, die Sie beruflich voranbringen. So können Sie Ihre Ressourcen zielgerichtet einsetzen und haben endlich wieder mehr Freizeit.

Und Sie?

Haben Sie Kolleginnen und Kollegen oder Freunde, denen dieser Artikel helfen würde? Wir freuen uns, wenn Sie ihn teilen und auf uns aufmerksam machen! Für mehr Gelassenheit bei der Arbeit empfehle ich Ihnen auch meine kostenfreie E-Mail-Serie mit meinen 12 effektivsten Strategien: Endlich frei.



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