ABC Analyse – 3 Impulse für mehr Übersicht, Kundenbindung und Rentabilität

Krisen bieten Chancen und deshalb ist derzeit immer wieder von einer neuen Gründerzeit die Rede. Denn wer jetzt Mut hat, macht eine Idee zum Geschäftsmodell und gründet ein Start-up. Und wer als Unternehmer innovativ ist, probiert trotz unkalkulierbarer Bedingungen ganz neue Wege zu gehen. Die Gründerjahre markierten vor 150 Jahren einen wirtschaftlichen Aufschwung – es war das Industriezeitalter mit all seinen Unwägbarkeiten. Thomas Edison, der Erfinder der Glühlampe, gründete damals General Electric, das als Mischkonzern heutzutage ein Global Player mit Milliardenumsätzen ist.

Warum ich Ihnen das erzähle? Weil Edison nicht nur ein Gründerzeit-Pionier war, sondern weil in seinem Konzern in den 1950er Jahren die ABC-Analyse entwickelt wurde. Sie hat noch heute Bestand, wenn es in Firmen beispielsweise um Optimierung der Arbeitsabläufe, des Zeitmanagements und des Controllings geht. Mit meinen 3 Impulsen in diesem Blog möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie diese betriebswirtschaftliche Methode für Ihr Unternehmen nutzen und so eine neue Richtung nehmen.

Worum es geht

Die ABC-Analyse basiert auf der sogenannten 80/20- oder Pareto-Regel, die besagt, dass 20 % des Inputs häufig 80 % des Outputs ausmachen. Konkretes Beispiel: Mit 20 % Ihrer täglichen Arbeitszeit erledigen Sie 80 % Ihrer To-Do-Liste. Ich verwende die Pareto-Regel auch gerne in Bezug auf zu viel Perfektionismus: Eine 80-Prozent-Lösung, die Sie sofort umsetzen, ist besser als eine 100-Prozent-Lösung, die Sie permanent vor sich herschieben. Erfahren Sie in diesem Beitrag mehr darüber.

Einfach erklärt: Die ABC-Analyse baut auf Pareto auf und hilft, einen besseren Überblick zu gewinnen und das wirklich Wichtige zu erkennen. Sie hat ihren Ursprung in der Materialwirtschaft, lässt sich jedoch in vielen anderen unternehmerischen Bereichen anwenden, um richtige Prioritäten zu setzen. Mit ihr werden Objekte – das können Kunden, Produkte oder Aufgaben sein – gemäß ihrer Relevanz sortiert. Diese können dann unterschiedlich intensiv bearbeitet werden.

Wie die ABC-Analyse funktioniert

Die zu bewertenden Objekte werden nicht wie beim Pareto-Prinzip pauschal in die wichtigsten 20 % und den Rest eingeteilt, sondern die Buchstaben A, B und C stehen für drei Kategorien. Unter A finden sich die Objekte mit der höchsten Bedeutung für das gesteckte Ziel. Unter C jene, welche die geringste Relevanz haben. Zur B-Kategorie gehören die 10-40 % dazwischen.
Klingt nach einer einfachen Formel, nicht wahr? Und nun zeige ich Ihnen anhand von drei Beispielen, wie Sie die ABC-Analyse wirkungsvoll einsetzen können – aber natürlich ist die Methode auf etliche andere Bereiche übertragbar.

Impuls 1: Klassifizieren Sie Ihre Aufgaben nach A, B und C

Wir neigen dazu, uns aufgetragene Aufgaben nach Zuteilung abzuarbeiten. Die ersten zuerst und die zuletzt erhaltenen am Ende des Tages. Manchmal erledigen wir noch etwas zwischendurch, wenn es pressiert. Die meisten Angestellten gehen hier also ohne Struktur vor. Besser ist es klare Grenzen zu ziehen zwischen sehr wichtigen Aufgaben (A), wichtigen Aufgaben (B) und Routinearbeiten (C).
Eine Priorisierung sollte auch in punkto Zeiteinteilung geschehen: Laut ABC-Analyse Zeitmanagement sind rund 65 % der Zeit für die A-Kategorie zu verwenden. Den B-Aufgaben sollten 20 % gehören und die restlichen 15 % den Routine-Aufgaben, die Sie übrigens gut an andere delegieren können.

Impuls 2: Betreiben Sie eine ABC Kundenanalyse

Welche Kunden Ihnen dauerhaft Umsatz bringen, sollten Sie nicht dem Zufall überlassen. Für den Vertrieb ist die ABC Kundenanalyse ein wirksames Verfahren, um gewinnbringende Kunden zu ermitteln, die als A-Kunden geführt werden. Diese umsatzstärkste Gruppe bildet erfahrungsgemäß den kleinsten Anteil von allen Kunden, sollte jedoch top Priorität genießen. Es lohnt auf jeden Fall ein höherer Marketingaufwand und eine intensivere Beziehungspflege, etwa durch persönliche Ansprechpartner, Bonuskarten, günstige Lieferbedingungen und vieles mehr. A-Kunden sind bereits oder haben das Potential zur Stammkundschaft zu werden und tragen so maßgeblich zum Unternehmenserfolg bei. Finden Sie in diesem Beitrag lohnende Tipps zum Thema Kundenbindung.
Kunden der Gruppen B und C sollten selbstverständlich nicht vernachlässigt werden, doch ist hier der Aufwand niedriger anzusetzen.

Wie funktioniert die ABC Kundenanalyse? Wie in einem vereinfachten Beispiel unten dargestellt, katalogisieren Sie Ihre Kunden mittels einer Excel ABC Analyse: dabei werden alle Kunden aufgelistet, nach Umsätzen absteigend sortiert und in verschiedene Klassen eingeteilt.

Sie können nachfolgend ein Kundendiagramm erstellen und so ermitteln, welche 10 Top-Kunden welchen prozentualen Anteil am Umsatz haben. Führen Sie eine solche Kundenanalyse wiederholt durch, lassen sich Potentiale und Risiken gut abschätzen – zum einen, welche B-Kunden zu Stammkunden werden könnten, aber auch, wo es Umsatz-Einbußen gibt und ehemalige A-Kunden durch Werbung, Telefonakquise oder sonstige Maßnahmen für das Unternehmen zurückgewonnen werden müssen.

Extra-Tipp: Bei Büro-Kaizen haben wir gemeinsame Spielregeln festgelegt, an denen sich alle orientieren. Ein kundenfreundlicher Umgang ist uns besonders wichtig, auch hier gelten Spielregeln. Im Vertrieb gibt es daher folgende Servicestandards:

• Das Telefon sollte nicht länger als dreimal klingeln
• Anfragen müssen spätestens innerhalb 24 Stunden beantwortet werden
• Bei eingehenden Reklamationen ist jeder Kundencenter-Mitarbeiter verpflichtet, den Kunden auf dem Laufenden zu halten

Impuls 3: Das Mitarbeiter-Potential erkennen und nutzen per ABC-Analyse

Die besten unternehmerischen Ideen nützen nichts, wenn das Personal nicht mitzieht. Eine Analyse nach der ABC-Methode kann hier ebenfalls nützlich sein – um schlummernde Potentiale zu erkennen und unmotivierte B- und C-Kandidaten durch Gespräche oder Schulungen neue Perspektiven zu geben.
Machen Sie sich regelmäßige Notizen über Stärken und Schwächen des Einzelnen, eine gute Orientierung bietet Ihnen dafür der Büro-Kaizen-Leistungsbeurteilungsbogen für Mitabeiter.

Welche Vor- und Nachteile hat die ABC-Analyse?

Bevor Sie loslegen, überlegen Sie genau, in welchen Bereichen Sie eine ABC-Analyse durchführen wollen und ob diese für Ihr Vorhaben Sinn macht. Hier sind für Sie in Kürze die Vor- und Nachteile aufgeführt:

Vorteile:

• Sie trennen in jedem Fall Wichtiges von Unwichtigem und schaffen auf diese Weise eine hohe Wirtschaftlichkeit in Ihrem Handeln.
• Die Methode ist unkompliziert und eignet sich für viele Bereiche.
• Die Daten werden übersichtilch visualisiert.

Nachteile:

• Die ABC-Analyse kann nur durchgeführt werden, wenn ausreichend Daten zur Verfügung stehen. Diese sollten zuverlässig und korrekt sein.
• Sie ist nicht sinnvoll, wenn es zwischen den zu klassifizierenden Objekten hinsichtlich der ausschlaggebenden Größe keine deutlichen Unterschiede gibt.
• Bei Schätzwerten liefert die Analyse ungenaue Ergebnisse.

Und Sie?

Zu welchem Schluss sind Sie bezüglich ABC-Analyse gekommen? Findet Sie in Ihrem Unternehmen Anwendung – und wo? Ich bin gespannt auf Ihr Feedback!