52 starke Wochen – wie Sie mit einer Wochenplan-Vorlage Ihren Alltag in den Griff bekommen



„Mangelnde Disziplin!” So antworteten die meisten Teilnehmerinnen und Teilnehmer einer Befragung, die wir unter tempus-Kunden vor einiger Zeit durchgeführt haben. Mangelnde Disziplin sei das Haupthindernis ihrer persönlichen Selbstorganisation. Machen Sie diesen Fehler nicht! Eine Wochenplan-Vorlage, die sie konsequent nutzen, ist ein hervorragendes Werkzeug mangelnder Disziplin zu begegnen.

Was ist das Problem

Aus Büro-Kaizen®-Sicht ist die konsequente Arbeit mit einer Wochenplan-Vorlage ein wesentlicher Schlüssel zu mehr Effizienz. Ohne eine regelmäßige Bearbeitung der Wochenplan-Vorlage ist es kaum möglich, Übersicht über Termine und Aufgaben zu behalten und sie diszipliniert anzugehen. Im folgenden nennen wir Ihnen sechs Elemente, die Sie bei der Erstellung einer Wochenplan-Vorlage berücksichtigten müssen.
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie in der digitalen Welt Termine und Aufgaben organisieren können, emfehle ich Ihnen den Beitrag "Wie Sie Ihren Posteingang in Outlook aufräumen und nie wieder Aufgaben vergessen".

Mangelnde Disziplin darf nicht das Haupthindernis Ihrer persönlichen Selbstorganisation sein! Klick um zu Tweeten

So funktioniert es

Die Arbeit mit einer Wochenplan-Vorlage funktioniert wie ein Trichter, der Ihnen hilft, Dinge zu bündeln und zu filtern.

Element Nr. 1 einer Wochenplan-Vorlage: Prüfen Sie Ihre Kalendereinträge!

Welche Termine stehen an? Welche Termine sollten neu terminiert, verschoben oder gestrichen werden? Viele Tipps & Tricks über die optimale Terminplanung finden Sie hier.

Element Nr. 2 einer Wochenplan-Vorlage: Wählen Sie Ihre Aufgaben aus der Aufgabenliste!

Wieviel Zeit bleibt in der Woche, um anstehende Aufgaben einzuplanen? Welche Aufgaben haben Priorität? Wieviel Zeit benötige ich, um sie zu bearbeiten? In meinem Download "10 Tipps für eine effiziente Aufgabenliste mit Outlook" erfahren Sie, wie die digitale Planung am effizientesten geht.

Element Nr. 3 einer Wochenplan-Vorlage: Betrachten Sie offene Punkte aus der Vorwoche!

Ein wichtiger Punkt im Planungsprozess ist der Wochenabschluss. Schauen Sie sich alle Kalendereinträge und Punkte der Aufgabenliste an, die Sie sich für die abgelaufene Woche vorgenommen hatten: Was erledigt ist, kann gestrichen werden. Was noch offen ist und unbedingt sein muss, kann in die nächste Woche übertragen werden. Fragen Sie sich auch, welche Punkte evtl. gestrichen werden können, weil andere Punkte wichtiger sind. Bitte behalten Sie im Hinterkopf, dass die Zeit nie reichen wird, alle denkbaren Aufgaben zu erledigen. Seien Sie mutig! Wenn Punkte über mehrere Wochen in Ihrer Wochenplanung auftauchen, aber nicht umgesetzt werden, dann könnte das ein Indiz dafür sein, dass diese Punkte gestrichen werden sollten. Für die Priorisierung Ihrer Aufgaben lege ich Ihnen meinen Beitrag "Es kann nur eine geben! So gelingt Ihnen die Priorisierung Ihrer Aufgaben" an's Herz.

Element Nr. 4 einer Wochenplan-Vorlage: Planen Sie die Maßnahmen aus den Jahreszielen ein!

Bei Jahreszielen handelt es sich regelmäßig um größere Themen, die in kleinere Maßnahmen unterteilt werden müssen. Welche Maßnahmen können/wollen Sie in der kommenden Woche angehen?

Element Nr. 5 einer Wochenplan-Vorlage: Vergessen Sie nicht private Ziele und Termine!

Das Privatleben muss ebenfalls in der Planung berücksichtigt werden. Auch wenn es Ihnen ungewöhnlich vorkommen sollte: Planen Sie private Termine und Aktivitäten und tragen Sie diese genauso in Ihren Wochenplan ein wie berufliche Meilensteine. Die Familie und Ihre privaten Aktivitäten sind nichts, was zu kurz kommen darf. Sie sollten (mindestens) gleichberechtigt im Vergleich mit Ihren betrieblichen Aktivitäten sein.
Vergessen Sie auch nicht, Pufferzeiten einzuplanen. Wie das geht und wie Pufferzeiten Ihnen als Terminchaos-Prophylaxe helfen, erfahren Sie hier.

Element Nr. 6 einer Wochenplan-Vorlage: Akzeptieren Sie die Aufgabenvielfalt!

Wenn es Ihnen regelmäßig passiert, dass Sie Ihre Wochenaufgaben nicht annähernd schaffen, dann ärgern Sie sich bitte nicht. Kurzfristig sollten Sie weniger Aufgaben einplanen und parallel im Sinne von Kaizen darüber nachdenken, wie Störungen reduziert und Arbeiten effizienter erledigt werden können. Haben Sie keine Angst davor, sich weniger Punkte in der Folgewoche vorzunehmen. Bedenken sie das Prinzip: Erfolg entsteht durch Konzentration, nicht durch Verzettelung.

Unter folgendem Link finden Sie eine umfassende Darstellung des Büro-Kaizen®-Workflows. Sie finden dort Informationen, wie die Wochenplanung in Büro-Kaizen® eingebunden ist.

Darauf kommt es an

Auch für die Wochenplan-Vorlage gilt , dass es nicht maßgeblich ist, ob man sich beim Planungsinstrument für die Papier- oder die digitale Variante entscheidet. Bei einem Kunden habe ich gesehen, dass er seine Wochenplanung mit Post-It's und Flipchart umsetzt!

Wichtig ist, dass Sie die Planung konsequent und regelmäßig durchführen. Tragen Sie sich am Ende jeder Woche eine halbe Stunde für Ihre Wochenplanung in Ihren Kalender.

Was der Tipp bewirkt

Die Wochenplanung stellt einen wesentlichen Schlüssel des Erfolges von Büro-Kaizen dar. Das Ergebnis der Arbeit mit einer Wochenplan-Vorlage ist, dass Sie die Übersicht darüber behalten, welche Termine und welche Aufgaben in der nächsten Woche angegangen werden sollen.

Eine nützliche Übersicht über den Wochen-Planungsablauf mit Outlook finden Sie kostenlos in unseren Downloads.

Und Sie?

Haben Sie auch eine Wochenplan-Vorlage? Schreiben Sie mir unter blog@büro-kaizen.de.



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