Es gibt so Tage, an denen die Lust auf die ganze anstehende Woche richtig, richtig klein ist. „Montage” nennen sie sich meistens und kommen nach dem erholsamen Wochenende oft wie ein Paukenschlag in unseren Arbeitstag. Dabei gibt es keinen Grund zu verzweifeln, wenn Ihre Woche gut geplant ist. Wie das geht und was Sie für eine Vorlage Wochenplan alles brauchen, steht heute in meinem Blog. Also gönnen Sie sich die drei Leseminuten, denn am Ende der Woche sparen Sie dadurch richtig viel Zeit. Versprochen!
Was ist das Problem
Wie gesagt, der Montag gehört zwar zu den unbeliebteren Tagen, ist aber im Grunde gar nicht das Problem. Das Problem beginnt bereits früher, denn dass wir am Montag oft völlig überfordert in die neue Arbeitswoche starten, wussten wir alle doch schon am Freitag, oder? Genau da liegt auch die Wurzel allen Übels, denn um entspannt und fokussiert in eine effiziente Arbeitswoche zu starten, braucht es ein klein wenig Vorarbeit. Gehen Sie also bereits freitags in Vorleistung, um am Montag nicht zur ersten Kaffeepause schon kurz vor dem Nervenzusammenbruch zu stehen.
So funktioniert es
Jede Woche gibt es bestimmte Aufgaben, die erledigt werden müssen, sollten und optional können. Nicht jeder Handgriff ist gleich wichtig, nicht jedes Projekt kurz vor der Deadline und nicht jeder neue Auftrag bereits gestern fällig. Wenn Sie mit einer Vorlage Wochenplan agieren, wissen Sie, dass die richtige Priorisierung der Aufgaben enorm wichtig ist. Teilen Sie in wichtige und unwichtige Dinge ein und legen Sie bereits am Freitag fest, was in der kommenden Woche auf dem Plan stehen muss, kann und sollte. Konkrete Praxistipps für Ihre Vorlage Wochenplan gebe ich Ihnen gerne mit auf den Weg.
Ein guter Wochenplan nimmt dem Montagmorgen seinen Schrecken. Klick um zu Tweeten
Tipp 1: Vorlage Wochenplan auswählen
Sehr oft mache ich die Erfahrung, dass Veränderungen nicht greifen, weil sie schlichtweg nicht zu jedem passen. Wenn von oben also eine bestimmte Vorlage Wochenplan vorgegeben wird, mit der einige Mitarbeiter nicht zurechtkommen, wird dieses Hilfsmittel auch nicht bei allen greifen. Ein gutes System ist hier zwar wichtig, persönlichen Gestaltungsspielraum gibt es dennoch. Der erste Schritt zur Vorlage Wochenplan ist es also, die Methode herauszufinden, die zu Ihnen passt und mit der Sie arbeiten können. Bestimmen Sie zunächst, ob Ihre Vorlage Wochenplan elektronisch oder klassisch auf Papier angelegt werden soll. Welche Variante Sie bevorzugen, spielt für den Erfolg der Methode keine Rolle. Wichtig ist nur, dass Sie mit Ihrer Wahl im Arbeitsalltag zurechtkommen. Veranschaulicht können Sie dies an meinem Büro-Kaizen® Workflow sehen. Wichtig ist, dass Sie Aufgaben bündeln und planen, ob dies nun auf einem Papierkalender oder digital erfolgt, steht Ihnen absolut frei.
Tipp 2: Aufgaben für die Vorlage Wochenplan erfassen und planen
Nun geht es an die praktische Umsetzung Ihres Plans. Um die Aufgaben sinnvoll und angemessen einplanen zu können, müssen Sie diese natürlich zunächst einmal kennen. Sammeln Sie alle Aufgaben, die Ihnen für die anstehende Woche einfallen und notieren Sie diese. Jede Aufgabe bekommt dabei eine Priorität und ein Zeitbudget. Seien Sie vor allem bei letzterem Punkt eher großzügig und planen Sie ausreichend Zeitpuffer ein. Wissenswertes dazu können Sie ergänzend in meinem Artikel zu Pufferzeiten lesen.
Tipp 3: Unbearbeitetes in die Vorlage Wochenplan einpflegen
Damit der neu geschaffene Zeitpuffer nicht gleich wieder flöten geht, sollten Sie nicht nur nach vorne denken, sondern am Ende der Woche auch kurz resümieren. Sind Aufgaben übrig und bisher unbearbeitet geblieben? Dann gehören auch diese, je nach Priorität, in den Wochenplan der kommenden Woche. Auch bereits bekannte Fehlzeiten wie Zeitausgleich aufgrund privater Verpflichtungen, Urlaub, Vertretungsfälle etc. sollten Sie hier berücksichtigen und dementsprechend einplanen.
Darauf kommt es an
Damit eine Vorlage Wochenplan funktioniert, muss sie gepflegt werden. Nehmen Sie sich regelmäßig, konkret immer am Ende Ihrer Arbeitswoche Zeit, um den Wochenplan für die kommende Woche zu schreiben. So bleiben Sie konzentriert und behalten alles Wesentliche im Blick. Außerdem werden Sie am Wochenbeginn spürbar Zeit sparen, die Sie direkt in anstehende Projekte stecken können. Und weil Zeit wertvoll ist, habe ich Ihnen hier weitere hilfreiche Tipps, wie Sie täglich eine halbe Stunde sparen können, zusammengestellt.
Was der Tipp bewirkt
Der größte Effekt ist der, dass der Montagmorgen fortan seinen Schrecken verloren haben wird. Dank guter Vorbereitung und einer systematisch erarbeiteten Vorlage Wochenplan starten Sie nicht nur entspannt ins Wochenende, sondern auch frisch und motiviert in den Montag. Wer nicht erst lange überlegen muss, womit er nun beginnen soll, sondern seinen Plan sofort zur Hand hat, arbeitet nachweislich entspannter und am Ende auch wesentlich effizienter.
Und Sie?
Was bringt Sie am Montagmorgen aus dem Konzept? Wie setzen Sie Ihren Wochenplan ein? Schreiben Sie mir gerne – ich freue mich über jeden Ihrer Kommentare aus der Praxis!
