Zeit sucht Manager: Wie mit besserem Zeitmanagement Produktivität und Laune steigen!



„Gäbe es die letzte Minute nicht, so würde wohl nie etwas fertig.“ sagte bereits Mark Twain, vor über 150 Jahren… aber er hat heute noch recht damit: An einem Arbeitstag von ungefähr acht Stunden müssen wir heute mehr Aufgaben denn je bewältigen. Fast verpasste Deadlines verlängern den Arbeitstag bis Mitternacht, schnell noch leicht verspätet in eine Besprechung huschen, verpatzte Termine die einfach vergessen wurden – das kann schnell nach hinten losgehen. Richtiges Zeitmanagement wird für Unternehmen und vor allem auch für ihre Mitarbeiter zur Existenzfrage.

Aus diesem Grund habe ich Ihnen einige Ideen zum Zeitmanagement zusammengestellt, mit denen Sie die schwierige Balance schaffen können zwischen „Mitarbeiter gut auslasten“ und „Mitarbeiter überlasten“. Wie können Sie Aufgaben und Prozesse sinnvoll strukturieren und priorisieren, so dass sie sich möglichst reibungslos in den Arbeitsablauf einfügen? Welche Systeme und Modelle können bei der Bewältigung dieser Aufgaben helfen? Mit meinen Tipps wird Ihnen das Zeitmanagement leicht gemacht – los geht’s.

Zeitmanagement im Fokus: Erfolg entsteht durch Konzentration – nicht durch Verzettelung Klick um zu Tweeten

Auslastung vs. Überlastung: Der Status Ihres Zeitmanagements

In jedem Unternehmen wird eine 100-prozentige Auslastung der vorhandenen Belegschaft angestrebt. Dies ist betriebswirtschaftlich wie personalpolitisch vernünftig: Niemand sollte sich während seiner Arbeitszeit langweilen und die Personalkosten sich durch Arbeit rentieren. Hierzu ist es zunächst einmal wichtig, ein offenes Ohr in alle Abteilungen zu haben: Versuchen Sie, Schwachpunkte im Zeitmanagement und der Auslastung möglichst schnell zu erkennen.

Neben Ihrem Einfühlungsvermögen und Gesprächen geben auch Zahlen klare Auskunft: Messen Sie die Bearbeitungs- und Durchlaufzeit von verschiedenen Projekten innerhalb verschiedener Teams und Prozesse. Am Verhältnis der beiden Zeitspannen können Sie schnell analysieren, wo etwas im Prozess hakt und an dieser Stelle steuernd eingreifen. In einem spannenden Beitrag erklären wir Ihnen, wie Sie Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten erfassen und bewerten können.

Vom Status der Auslastung zum besseren Zeitmanagement

Da Sie nun den Status Ihrer Auslastung kennen, werden Sie vermutlich feststellen, dass die Lastverteilung in Ihrem Unternehmen eher ungleich verteilt ist. Während einige mit 80 Prozent Einsatz bequem ihr Pensum schaffen, müssen andere 130 Prozent geben um ihre Aufgaben erfüllen zu können. Ein besseres Zeitmanagement kann hier für den notwendigen Ausgleich zwischen den Extremen sorgen und ein entspannteres, gesünderes Arbeitsklima schaffen.

Um das Zeitmanagement wirksam umsetzen zu können, müssen Sie zunächst ein einheitliches Termin- und Aufgabensystem schaffen. Hierfür bietet sich heutzutage die Termin- und Aufgabenverwaltung von Microsoft Outlook an, je nach Unternehmensgröße ist auch ein Papierkalender denkbar. Die eiserne Regel lautet aber: Beides geht nicht – entscheiden Sie sich für ein System, um Chaos und Doppelbuchungen zu vermeiden.

Für welches System Sie sich auch entscheiden – Termine und Aufgaben müssen getrennt werden. Beides in Einem macht den Kalender zu voll und raubt die Flexibilität in der Tagesplanung – so können beispielweise Dinge, die um 12 erledigt sein müssten, auch noch um 15 Uhr erledigt werden. Zusätzlich sollten Sie jeder Aufgabe ein Erledigungsdatum mit Uhrzeit zuweisen. So können Sie sich den Tag besser einteilen und Überstunden vermeiden. Ideen hierzu habe ich Ihnen auch im Beitrag „10 Tipps für eine effiziente Aufgabenliste mit Outlook“ zusammengefasst.

Wochenplan gut, alles gut: Effizientes Zeitmanagement von Mo. bis Fr.

Wenn Sie alle Ihre Termine und Aufgaben in einem System erfasst haben, sollten Sie sich an die Koordination machen. Am einfachsten kann dies im Wochenrhythmus mit einem Wochenplan vorgenommen werden: Freitags wird die kommende Woche in allen zum Status Quo bekannten Details geplant und die Aufgaben werden zugewiesen. Hierzu werden Aufgaben aus E-Mails, Aufgaben in Verknüpfung mit Papierdokumenten, Aufgaben bis zum Ende des Quartals und regelmäßige Aufgaben Mitarbeitern und Ihnen selbst zugewiesen.

Für die Planung ist die Kenntnis der eigenen Grenzen beziehungsweise der Grenzen des Teams entscheidend: Bei mehr als 30 Aufgaben wird es schwer, alles im Überblick zu haben – ein DIN-A4-Blatt markiert in etwa die sinnvolle Grenze. Aufgaben, die nicht dringlich, aber sozusagen „nice to have“ sind, sollten als solche gekennzeichnet werden. Ganz wichtig: Bei übriggebliebenen Aufgaben sollte am nächsten Freitag ganz besonders kritisch geprüft werden, ob die Aufgaben nicht nur übrig, sondern auch überflüssig sind – Streichen befreit!

Planen für die Woche, Priorisieren für den Tag

Bis zu 30 Aufgaben auf einer Liste – das ist eine ganze Menge. Planen Sie daher die Woche vorausschauend: Was muss in dieser Woche erledigt werden, wo kann ich Lücken für tagesaktuelle Aufgaben und Ereignisse lassen? Anhand des Wochenplans priorisieren Sie dann Ihre Aufgaben von Tag zu Tag: Entscheiden Sie am Vorabend, was am nächsten Tag Ihre wichtigste Aufgabe ist und setzen Sie diese ganz oben auf die Liste. Erst wenn Sie Priorität 1 geschafft haben, sollten Sie sich der nächsten Aufgabe widmen – und so weiter. So bleiben Sie flexibel für die aktuellen Anforderungen des jeweiligen Tages und können dennoch Schritt für Schritt Ihre Aufgaben erledigen. Im Detail habe ich Ihnen die Tipps, die einem amerikanischen Stahlmagnaten einmal 25.000 Dollar wert waren, in diesem Beitrag zum „Prioritäten setzen“ zusammengefasst.

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Ihre Zeit wartet darauf, von Ihnen gemanagt zu werden

„Verlorene Zeit wird nicht wiedergefunden“ mahnte bereits Benjamin Franklin. Daher sollten Sie keine Zeit verlieren, sondern neue Zeit gewinnen – mit einem effektiveren Zeitmanagement ist dies jederzeit möglich. Setzen Sie sich mit Ihren Mitarbeitern zusammen, werfen Sie Ihre Terminkalender in den Ring und sprechen Sie offen über alle Probleme, die mit dem Zeit-, Termin- und Aufgabenmanagement in Ihrem Unternehmen einhergehen. Reden Sie über die Zeit – bevor sie Ihnen verloren geht!

Wie immer würde ich mich freuen, wenn Sie eigene Ideen und Bemerkungen zu diesem Beitrag in die Kommentare schreiben würden. Zusätzliche Zeit können Sie auch mit meinem E-Mail-Leitfaden „Endlich frei!“ sparen, der Ihnen zwölf Strategien für erfolgreiche Unternehmensführung zeigt. Ich freue mich auf Ihre Lösungen, Ihre Beispiele, Ihre Praxiserfahrungen und danke Ihnen bereits jetzt für die Zeit, die Sie zum Lesen dieses Beitrags hoffentlich sinnvoll verwendet haben.



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