Wie Sie in nur 5 Schritten erheblich mehr Zeit gewinnen können



Haben Sie das Gefühl, dass Sie Ihre Arbeit nicht mehr schaffen? Dass Sie zu viel in zu wenig Zeit erledigen müssen? Dass Ihre Motivation dadurch verloren gegangen ist? Dann habe ich eine gute Nachricht für Sie, denn Sie können in nur 5 Schritten erheblich mehr Zeit gewinnen.

So können Sie Zeitfresser vermeiden und mehr Zeit gewinnen

Nicht alles was Zeit braucht, ist ein Zeitfresser. Und es ist ein Irrglaube zu denken, dass nur die Zeit effektiv genutzt ist, die quantifizierbare Ergebnisse bringt. Ein bisschen Small-Talk mit der Kundin am Telefon, ein Austausch mit dem Kollegen bei einer Tasse Kaffee oder einen Fachartikel zu lesen, kostet zwar Zeit, ist aber für jedes Unternehmen unverzichtbar.
Zeit gewinnen Sie deshalb eher dadurch, dass Sie Dinge verhindern, die unnötig sind und meist ohnehin nerven. Welche sind das und wie vermeiden Sie sie?

Im gemeinsamen Gespräch finden Sie heraus, wo Sie noch Zeit gewinnen können.

1. Reduzieren Sie die Suchzeiten!

Angestellte verbringen täglich eine Stunde mit Suchen von Dokumenten, Telefonnummern, Anleitungen, Ersatzteilen, Katalogen u. v. m. Eine gute Büroorganisation reduziert diese Suchzeiten auf ein Minimum. Sortieren Sie deshalb Ihre analoge und Ihre digitale Ablage neu, haben Sie ein Sichtbuch parat und ordnen Sie Ihren Posteingang sinnvoll. Machen Sie dafür z. B. unseren Schnelltest zu Ihrer E-Mail-Effizienz.

2. Überdenken Sie die Ablageorte!

Einer meiner Kunden lagerte Geschenke und Alkohol im Schrank hinter seinem Schreibtisch, während er Büromaterial wie Briefumschläge jedes Mal im Nebenraum holen musste. Diese Gänge sind natürlich einerseits gut für seine Gesundheit, aber sie fressen oft auch unnötig Zeit. Überdenken Sie deshalb die Ablageorte für all jene Dinge, die Sie täglich brauchen, und die, die Sie nur zu bestimmten Gelegenheiten hervorholen müssen.
Aber Vorsicht: Überfrachten Sie Ihren Schreibtisch nicht. Leertischler sind effizienter als Volltischler! Auf Ihrem Schreibtisch sollte nur liegen, was Sie zur unmittelbaren Erledigung Ihrer aktuellen Aufgaben benötigen. Alles andere sollten Sie im Schrank oder in der Schublade unterbringen.

Auch mit dem richtigen Ablageort können Sie Zeit gewinnen.

3. Strukturieren Sie die Prozesse zeitsparender!

Je komplexer die Prozesse werden, desto häufiger treten Wartezeiten auf. Ursache ist meist, dass Prozesse viele Abteilungen und Schnittstellen durchlaufen müssen.
Ein Beispiel aus unserer täglichen Arbeitspraxis: Bei einem Projekt haben wir die Auftragsbearbeitung so umgestellt, dass die Kunden einzelnen Mitarbeitern zugewiesen waren. Diese haben die Kundenaufträge weitgehend allein bearbeitet und z. B. die Bestellung der Teile bei den Lieferanten selbst vorgenommen. Damit waren die Zeitfresser „Nachfragen bei der Kollegin“ und „Weiterleitung der Bestellung“ eingespart. Die Mitarbeiter konnten stets selbst Auskunft geben, wenn ihre Kunden Fragen zu Terminen hatten oder eine Bestellmenge verändern wollten.

4. Vermeiden Sie Doppelkontrollen!

Es ist auch zeitaufwändig, wenn im Unternehmen jeder Handgriff doppelt kontrolliert wird. Führen Sie dafür Auftragsbegleitzettel ein, auf denen jedes geprüfte Kriterium mit einem Kürzel durch die bearbeitenden Kollegen abgezeichnet wird. So wissen alle, wer was geprüft hat und was noch zu kontrollieren ist. Auch damit sparen Sie viel Zeit ein.

Ob Memos oder andere Informationen: Senden Sie sie nur an die, für die die Information relevant ist.

5. Reduzieren Sie die Überinformation!

Memos und E-Mails sollten wirklich immer nur an jene Empfänger gehen, für die die Information tatsächlich relevant ist. Massenverteilung sichert die Absender vielleicht ab, doch sie frisst die Zeit derer, die diese Informationen gar nicht benötigen.
Legen Sie deshalb klare Kommunikationsregeln fest, in denen genau beschrieben ist, welche Informationen an wen weitergeleitet werden müssen. Ein Beispiel solche Kommunikationsregeln finden Sie in unserem Download-Center: unsere E-Mail-Spielregeln.

Gestalten Sie den Zeitgewinn zugunsten Ihrer Angestellten

Immer, wenn ich von Zeitgewinn spreche, zucken die Angestellten zusammen. Sie haben die Erfahrung gemacht, dass das Reduzieren von Zeit für sie nur höherer Druck und steigende Fehlerquoten bedeutet. Doch das ist natürlich nicht der Sinn und Zweck der Übung.
Achten Sie deshalb darauf, dass die Zeitersparnis nicht auf Kosten Ihrer Angestellten geht. Sicher, es geht darum, die Leistungen für Ihre Kunden schneller und effizienter zu gestalten. Aber Ziel der Maßnahmen sollte es immer sein, Erleichterung und Mehrwert für alle Beteiligten zu schaffen, auch für Ihre Angestellten.

Wenn Sie noch weitere Tipps zur Zeitersparnis haben möchten, finden Sie diese u. a. in diesen Beiträgen:
„Suchst du noch oder arbeitest du schon? – Wie Shortcuts Ihr Arbeitsleben erheblich erleichtern können“,
„Atemlos durchs Büro? So reduzieren Sie Ihre Suchzeiten”,
„Zeit, dass sich was dreht: 5 Tipps gegen Zeitmangel”
oder „Endlich geschafft – Zeitersparnis ausführlich”.
Und wenn Sie Effizienz-Profi werden möchten, machen Sie unbedingt meinen Gratis-E-Mail-Kurs „Endlich frei!“ mit!



Auf der Suche nach mehr Tipps zum Themenschwerpunkt: Arbeitsplatz? Wir haben die wichtigsten Erfolgsstrategien zum Thema “persönlicher Arbeitsplatz” aufbereitet. Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen!


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