Die Pomodoro-Technik: Mit der Tomate vor den Augen zu beruflichem Erfolg



Tomate? Häh? Pomodoro ist italienisch und bedeutet „Tomate”. Sie wurde zum Namensgeber für die Pomodoro-Technik, weil der Erfinder, der Italiener Francesco Cirillo, eine einfache Eieruhr in Tomatenform nutzte, um seinen Arbeitsalltag zu revolutionieren. Lesen Sie, wie die Pomodoro-Technik auch Ihre Zeitplanung vereinfachen kann.

Was ist das Problem

Kennen Sie den Eindruck, dass die Zeit manchmal zu verpuffen scheint? Obwohl ich viel gearbeitet habe, scheint genauso viel liegen geblieben zu sein. Eine unserer E-Mail-Umfragen hat ergeben, dass dieses Gefühl in den meisten Büros weit verbreitet ist!

Stress Abbau mit Promodoro-Technik
Habe ich heute genug geschafft? Bauen Sie Stress ab mit der Promodoro-Technik.

Die Pomodoro-Technik hilft Ihnen, große Aufgaben in kleine Schritte zu unterteilen und zu bearbeiten.

Erfolg entsteht durch Konzentration nicht durch Verzettelung! Klick um zu Tweeten

So funktioniert es

Die Pomodoro-Technik beinhaltet fünf Schritte:

Schritt Nr. 1 der Pomodoro-Technik: Halten Sie Ihre Aufgaben schriftlich fest!

Schreiben Sie Ihre Aufgaben nieder. Sie sollten dafür nicht verschiedene Orte wählen, sondern eine einzige Liste auf einem Blatt Papier, in Outlook, OneNote oder in Ihrem Kalender führen. Schätzen Sie den ungefähren Zeitbedarf und definieren Sie außerdem, bis wann die Aufgabe erledigt werden muss. Notieren Sie sich auch diese beiden Dinge in Ihrer Liste!

Aufgabenliste fuer Promodoro-Technik
Für die Promodoro-Technik brauchen Sie eine Aufgabenliste

Extra-Tipp

Ein Geschäftspartner von mir kategorisiert seine Aufgaben in drei grobe Bereiche:

  • Aufgaben, die länger als eine Stunde benötigen
  • Aufgaben, die maximal eine Stunde benötigen
  • Aufgaben, in fünf bis 15 Minuten erledigt werden können.

Diese Einteilung ist zwar sehr grob, aber sie gibt ihm eine Übersicht über sein Wochenpensum. Er weiß, dass er pro Tag maximal eine „große” Aufgabe von mehr als zwei Stunden und maximal drei Aufgaben mit dem Umfang von einer Stunde bewältigen kann. Die kleineren Aufgaben sind etwas für die Motivation oder für das „Zwischendurch-Wegarbeiten”.

Sie müssen schauen, ob diese Methode für Sie passt. Wichtig für die Arbeit mit der Pomodoro-Technik ist, dass Sie die Aufgaben schriftlich festhalten und sich einen Überblick über ihren Umfang und die Deadlines verschaffen.

Schritt Nr. 2 der Pomodoro-Technik: Stellen Sie sich einen Kurzzeitwecker!

An dieser Stelle kommt nun die Pomodoro-Technik zum Einsatz. Francesco Cirillo kam zu der Erkenntnis, dass es ihm schwerfällt, über längere Zeit konzentriert an einer Aufgabe zu arbeiten. Also unterteilte er große Aufgaben in 25 Minuten Abschnitte. Er stellte einen Wecker auf 25 Minuten und kümmerte sich nur um diese eine Aufgabe. Alle Ablenkungen schaltete er ab und legte einfach los - egal wie groß die Aufgabe war.

Fuenfundzwanzig Minuten mit Promodoro-Technik
Die Promodoro-Technik unterteilt Ihren Arbeitsalltag in Zeitabschnitten aus 25 Minuten.

Egal, wie kompliziert die Aufgabe ist, am wichtigsten bleibt, dass Sie sie in Angriff nehmen. Ziehen Sie die Uhr auf, und nach einer 25 Minuten werden Sie wenigstens etwas geschafft haben. Zur Belohnung erwartet Sie –der Pomodoro-Technik sei Dank – eine kleine Pause.

Schritt Nr. 3 der Pomodoro-Technik: Machen Sie eine kurze Pause von fünf Minuten!

Wenn der Wecker klingelt, gönnen Sie sich eine fünfminütige Pause, in der Sie – und das ist sehr wichtig – vom Arbeitsplatz aufstehen, Luftholen und sich strecken und nicht etwa Facebook oder E-Mails checken sollten!

Erreichtes feiern mit Promodoro-Technik
Feiern Sie das Erreichte mit der Promodoro-Technik.

Der Mensch kann sich nicht konzentriert und über mehrere Stunden einer Aufgabe zuwenden. Es brauchte kurze Unterbrechungen, in denen wir aufatmen können. Vermeiden Sie allerdings, dass der Kopf von neuen Informationen bestürmt wird.

Schritt Nr. 4 der Pomodoro-Technik: Visualisieren Sie erledigte Aufgaben, bzw. den Stand der Bearbeitung!

In der Aufgabenliste von Outlook gibt es die schöne Funktion, dass Sie markieren können, wie viel Prozent der Aufgabe bereits erledigt wurde. Auch wenn die Aufgabe zwei Stunden in Anspruch nehmen sollte, nach 25 Minuten haben Sie bereits fast ein Viertel der Aufgabe erledigt. Das sollten Sie für einen Augenblick genießen und die Aufgabe mit der entsprechenden Prozentzahl markieren!

Fortschritt visualisieren mit Promodoro-Technik
Mit der Promodoro-Technik visualisieren Sie Ihren Fortschritt.

Die Erledigung kleinerer Aufgaben ist noch motivierender: machen Sie sich bewusst, dass Sie in den 25 Minuten drei E-Mails versandt oder zwei Anrufe getätigt haben. Mit diesem Gefühl gehen Sie in die kurze Fünf-Minuten-Pause!

Schritt Nr. 5 der Pomodoro-Technik: Machen Sie alle vier 'pomodori' eine längere Pause von 15 Minuten!

Nach einem längeren Arbeitsblock haben Sie sich trotz der kleinen Unterbrechungen von fünf Minuten eine längere Pause verdient. Auch in dieser Zeit sollten Sie vermeiden, dass das Gehirn mit neuen Informationen z.B. aus dem Internet belastet wird.

Pause genießen mit Promodoro-Technik
Geniessen Sie eine Pause mit der Promodoro-Technik

Gehen Sie bewusst zur Kaffeemaschine, genießen Sie den Geruch der Kaffeebohnen und versuchen Sie wirklich abzuschalten!

Darauf kommt es an

Mir gefällt die Pomodoro-Technik aus drei Gründen:

Argument Nr. 1 für die Pomodoro-Technik: Einfach anfangen!

Oft erschlägt uns die Komplexität einer Aufgabe und wir haben die Tendenz, große Projekte aufzuschieben. Es ist aber in jedem Fall besser, erst einmal anzufangen, als sich den kleineren und nicht so wichtigen Aufgaben zuzuwenden. Durch die Pomodoro-Technik lassen sich große Aufgaben in überschaubare 25-Minuten-Abschnitte unterteilen. Die Aufgabe wird überschaubarer und ich kann mich einfacher motivieren, mich an die Bearbeitung zu setzen.

Argument Nr. 2 für die Pomodoro-Technik: Singletasking – not Multitasking!

Ich glaube nicht an Multitasking. Ich glaube an Konzentration. An der Pomodoro-Technik gefällt mir, dass sie die konzentrierte Arbeit an einer einzelnen Aufgabe ermöglicht.

Konzentration mit Promodoro-Technik
Konzentration mit der Promodoro-Technik.

Argument Nr. 3 für die Pomodoro-Technik: Die Arbeiten in Zeitblöcken!

Viele Aufgaben und Tätigkeiten lassen sich in Blöcke zusammenfassen. An den Anfang des Tages gehören die Aufgaben, die am meisten Konzentration erfordern. E-Mails und Anrufe lassen sich z.B. zwei Mal pro Tag für 30 Minuten zu Zeitpunkten bearbeiten, in denen die Konzentration schwächer wird. Der Posteingang kann immer am Ende des jeweiligen Tages verarbeitet werden. Zu allen anderen Zeiten bleibt der E-Mail-Empfang ausgeschaltet oder das Telefon wird umgeleitet. Mit Hilfe der Pomodoro-Technik schaffen Sie sich eine zeitliche Einteilung und vermeiden, dass Sie sich verzetteln.

Was der Tipp bewirkt

Ich finde, die Pomodoro-Technik ist ein wirksames und einfaches Tool, um konzentrierte Arbeit zu ermöglichen. Sie stärkt die Motivation und hilft gegen die Verzettelung!

Extra-Tipp

Spannende Tipps, wie Sie Ihre Aufgaben mit Outlook managen, erhalten Sie in unserem Download. Um es herunterzuladen klicken Sie einfach auf folgendes Bild.

Outlook fuer Promodoro-Technik nutzen
Tipps für das Erstellen einer Aufgabenliste für die Promodoro-Technik.

Und Sie?

Welche Erfahrungen machen Sie mit der Pomodoro-Technik? Welche Vorteile sehen Sie? Schreiben Sie mir. Ich freue mich auf Ihre Kommentare!



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