Wissensmanagement: Von wegen unproduktiv



Haben Sie eine Ahnung, worin der größte Produktionsausstoß jedes Unternehmens, ganz gleich welcher Branche, besteht? Jeden Tag, jede Stunde und jede Minute werden Unmengen an Wissen produziert. Über Produkte, über Kunden, über Vertriebswege, über Geschäftspartner, über Büromaterialien, über die Funktion des Aktenlochers und der Kaffeemaschine im Pausenraum. All dieses Wissen wird tagtäglich von Ihren Mitarbeitern erforscht, geschaffen und zusammengetragen – und der allergrößte Anteil wird sofort wieder vergessen. Dabei können darunter auch viele nützliche Informationen sein, die für die Zukunft Ihres Unternehmens wichtig sein könnten.

Gutes, ordentliches und handwerklich sauber gemachtes Wissensmanagement ist daher nicht nur eine Frage der Ordnung und Systematik, sondern auch der Produktivität und der unternehmerischen Zukunftsplanung. Wissen, das heute unwichtig erscheint, kann morgen von großer Bedeutung sein. Doch auch bestehendes Wissen, sei es über Produktspezifikationen, Eigenheiten bestimmter Kunden oder einfach die Bedienungsanleitungen der Bürogeräte findet sich oft nutzlos und verstreut in Schubladen und alten Aktenschränken wieder. Führen Sie die Wissensströme in Ihrem Unternehmen sinnvoll zusammen – mit einem ganzheitlichen Wissensmanagement.

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Wildwuchs im Wissensmanagement: Die größten Probleme sind hausgemacht

Die Ordner türmen sich, der Server ächzt unter sinnlos und durcheinander gespeicherten Dateien, die Zettelwirtschaft feiert fröhliche Urständ: Man sollte in vielen Unternehmen nicht meinen, dass wir schon in der Wissensgesellschaft angekommen sind. Zwar gibt es oft halbherzige Regeln für die Ablage von Schriftstücken und Dateien – meist werden diese aber nicht befolgt, weil sie zu wenig praxisnah oder bereits überholt sind.

In diesem Wirrwarr gehen Informationen verloren und die Suchzeiten steigen stark an: Anstatt zu arbeiten, sind die Mitarbeiter mit Suchen beschäftigt und wissen dabei nicht einmal, ob sie die gesuchten Informationen auch wirklich finden. Sei es, weil die Akte bei einem unbekannten Kollegen ist; sei es, weil jemand den Archivschlüssel verbummelt hat.

Wege aus dem Wirrwarr

Oberste Priorität für ein gelungenes Wissensmanagement haben daher Ordnung und Systematik am Arbeitsplatz und verbindliche Regeln für die Aktenablage und die digitale Dateiablage. Nachhaltig funktionierende Regeln sind jedoch keineswegs starr, sondern zwingend logisch und nachvollziehbar aufgebaut und passen sich dynamisch der Entwicklung des Büroalltags an. Wenn die Regeln durch Ihre Mitarbeiter selbst erarbeitet und aufgestellt werden, ist die Motivation zur Befolgung dieser Regeln gleich viel größer – schließlich wurden sie nicht oktroyiert, sondern von Praktikern entwickelt.

Mit Visualisierungskonzepten bei der Aktenablage schaffen Sie Orientierung auf den ersten Blick. Praxisnähe geht dabei stets vor Raffinesse: Das Konzept für das ideale Wissensmanagement muss logisch, skalierbar und jedem Mitarbeiter verständlich sein und bleiben. Kryptische Abkürzungen und Unter-unter-unter-unter-Ordner führen zuverlässig wieder in den Datendschungel – daher stets das Jäten nicht vergessen.

Die Mindmap macht digitales Wissensmanagement anschaulich

Digitale Ablagesysteme entstehen meistens nicht nach Plan, sondern entwickeln sich organisch: Hier ein Ordner, da ein Ordner und schon treibt der Verzeichnisbaum so viele Äste aus, dass man seitwärts zu den aktuellen Projekten scrollen muss oder ständig die Suchfunktion bemüht. Eine sinnvolle Struktur für das Dateisystem zu erarbeiten spart jedoch enorm Zeit – und ist überhaupt nicht schwer: Mit einer Mind-Map können Sie schnell und systematisch ein schlüssiges Konzept der Dateiablage planen, das auf dem Papier ganz einfach erstellt werden kann.

Wissensmanagement mit Mind-Map
Wissensmanagement mit Mind-Map: Der Gedankenpfad zum richtigen Ordner.

Im Unterschied zu abstrakten Ablagesystemen, wie sie durch reine Verwaltungsvorgänge entstehen, organisiert sich die Mind-Map-Ablage organisch und inviduell. Ein solches System funktioniert intuitiv und wirkt so nachhaltig: Wer sich seine Ordnung selbst schafft, wird diese auch beibehalten.

Wissensmanagement analog und digital mit Sichtbuch und One Note

In jedem Büro, in jedem Unternehmen gibt es Informationen, die schnell für alle Mitarbeiter griffbereit sein müssen. Vielfach sind sie jedoch zu umfangreich und detailliert, um von allen Mitarbeitern gleichermaßen im Kopf behalten zu werden. In solchen Fällen hilft die Erstellung eines Sichtbuchs für einzelne Teams und Abteilungen. In diesem werden alle Kontakte und wesentlichen Vorgehensweisen je nach eintretendem Ereignis festgehalten. Ruft ein Kunde an oder wird eine innerbetriebliche Anfrage gestellt, sind auch für Urlaubsvertretungen oder neu eingestellte Mitarbeiter die nötigen Informationen schnell zur Hand. Natürlich eignet sich ein solches Notizbuch auch hervorragend als Lernmaterial zur Einarbeitung.

Den vollen Funktionsumfang eines solchen Sichtbuchs, kombiniert mit einer ganzen Vielfalt zusätzlicher nützlicher Funktionen, bietet auch das von mir bereits in diversen Artikeln vorgestellte Softwaretool Microsoft One Note. Mit One Note können Sie jedoch noch nicht nur Ihr Wissensmanagement voranbringen, sondern auch Ihre Ablage optimieren, Notizen und Protokolle verwalten, Termine und Checklisten koordinieren und vieles mehr. Der viel strapazierte Vergleich zum Schweizer Offizierstaschenmesser für Büroaufgaben ist hier wirklich mehr als zutreffend.

Wissensmanagement reloaded: Fangen Sie heute noch an!

Jede Minute, in der Sie Ihr Wissensmanagement noch nicht optimiert haben, geht wichtiges Wissen verloren. Egal ob zur Optimierung Ihrer Produktivität, für Ihre Qualitätssicherung oder im Beschwerdemanagement: Ein gutes Wissensmanagement hilft in allen Bereichen weiter und ermöglicht Ihrem Unternehmen nach vorne zu kommen. Fangen Sie daher heute noch an, Ihre Gedanken einzufangen und zu ordnen!

Erfahrungen im Wissensmanagement: Ihr Wissen interessiert mich

Jedes Unternehmen hat Erfahrungen mit dem Austausch und der Sicherung wichtiger Informationen – gute oder schlechte. Egal welche Erfahrungen Sie gemacht haben: Teilen Sie sie mit mir. Natürlich interessieren mich auch Ihre Ideen und kreativen Lösungen zum Wissensmanagement. Schreiben Sie mir einfach einen Kommentar, eine Mail oder rufen Sie mich an – ich freue mich auf Ihre Anregungen.



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