Haufenweise E-Mails, überall am PC kleben Post-Its, man braucht was vom ITler, aber irgendwie geht das Telefon nicht und man hat keine Ahnung wo zum Geier das Kabel hingehört. Alles schon mal erlebt? Sie sind sicherlich nicht allein. In Büros geht oft alles drunter und drüber und die Mitarbeiterversuchen irgendwie all die Informationen und Termine und Aufgaben unter einen Hut zu bringen und zu organisieren. Klappt nicht immer? Mit den Tipps, die Ihnen Jürgen Kurz in seinem Buch „Für immer aufgeräumt – auch digital“ an die Hand gibt, haben Sie im Handumdrehen eine geordnete Arbeitssituation und müssen nicht mehr all Ihre Zeit damit verbringen, das verlorene Telefonkabel zu suchen!

Der Aufräumer Jürgen Kurz

Jürgen Kurz ist ein Experte für Effizienz im Büro. Er absolvierte ein internationales MBA-Studium und sammelte langjährige Erfahrung in verschiedenen Führungspositionen. Schlussendlich landete er dann bei der japanischen Kaizen-Methode, die er auf Bürostrukturen übertrug und somit das Büro-Kaizen erschuf.
Kleiner Exkurs: Kaizen kommt wie schon erwähnt aus dem Japanischen und bedeutet übersetzt sowas wie „Veränderung zum Besseren“. Genau das nimmt sich Jürgen Kurz zu Herzen und möchte allen Unternehmen, denen er zur Seite steht, dabei helfen sich zu verbessern. In dem Buch, das ich Ihnen nahelegen möchte, beschäftigt er sich damit, wie man E-Mail-Flut und Datenchaos am besten meistert, ohne komplett durchzudrehen. Dafür hat er sich 7 Schritte überlegt, die man gehen sollte.

Schritt 1: Entspannt die E-Mail-Flut meistern!

Sie kennen das bestimmt: nach dem Wochenende kommen Sie montags in die Arbeit und Ihr Mail-Postfach ist explodiert! Wie soll man das jetzt lösen? Zunächst mal sollten Sie sich auf E-Mails beschränken und geschäftliche Dinge nicht über Facebook oder sonstige Social Media Kanäle klären. Wenn alles im Mail-Postfach ist, ist es zumindest alles beisammen. Aber machen Sie auch nicht den Fehler, sich von eingehenden Mails ablenken zu lassen! Nehmen Sie sich lieber eine halbe Stunde am Tag Zeit, die Mails als Block zu verarbeiten. Unter verarbeiten versteht Herr Kurz übrigens: löschen, weiterleiten, archivieren, bearbeiten oder terminieren. NICHT einfach nur lesen und liegen lassen! So kriegen Sie Ihr Postfach niemals leer. Übrigens: benutzen Sie Ihr Postfach auch nicht als To-Do-Liste. Klar, die Verlockung ist groß, aber manchmal sind ja auch mehrere Aufgaben in einer Mail enthalten und dann übersieht man schnell was. Also, aufpassen!

Schritt 2: Zettelwirtschaft? Nicht mit mir!

Trotzdem sollte man versuchen, nicht alles auf Listen und Post-Its zu vermerken. Das kann schnell mal ausarten! Hier hilft das Kaizen-Prinzip, welches besagt
„Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz.“, also muss man einfach richtig Ordnung schaffen. Man kann zum Beispiel das digitale Adressbuch auch für andere Infos verwenden oder sich Passwörter nicht mehr überall hin pappen, sondern sich Passwort-Techniken anschauen (die gibt’s übrigens im Buch nachzulesen!) oder einen Passwort-Generator-Programm anschaffen. Außerdem braucht man nicht 100 Versionen von einer Datei in verschiedenen Stadien. Speichern Sie die finale Originaldatei lieber in einem sinnvollen Ordner und erstellen eine Verknüpfung auf Ihrem Desktop, falls Sie sie brauchen. Oder nutzen Sie einfach gleich eine Cloud, so kann dann nämlich jeder Mitarbeiter gleichermaßen auf Dateien zugreifen. Wichtig ist: versuchen Sie lieber einfache Ideen umzusetzen, als an schwierigen zu scheitern!

Schritt 3: „Das Genie beherrscht das Chaos.“...oder eben nicht

Klar haben wir alle auf unseren Rechnern in der Arbeit (oder auch privat) eine ganz eigene Logik und wir kommen damit auch ganz super zurecht! Aber Ist es Ihnen nicht auch schon mal passiert, dass ein Kollege krank war und Sie dringend etwas von ihm brauchten, es aber um keinen Preis finden konnten? Logisch oder? Er hätte es wahrscheinlich sofort gefunden, aber Sie haben die Logik hinter dem Chaos eben nicht verstanden, weil Sie nur Ihr eigenes Chaos kennen. Deshalb ist eine sinnvolle Ablagestruktur absolut notwendig! Jeder sollte wissen, wo er etwas abspeichern kann/soll. Es ist gar nicht so schwer, eine neue Struktur einzuführen:

1. Sichten Sie die alte Ordnerstruktur, was kann und muss verbessert werden?
2. Erstellen Sie eine neue, sinnvollere Struktur und dokumentieren Sie die Regeln (wo gehört was hin usw.)
3. Erstellen Sie unbedingt ein Backup der alten Ordnerstruktur!
4. Verschieben Sie wichtige (!) Dateien von der alten in die neue Ordnerstruktur, achten Sie dabei darauf, unwichtiges nicht zu übertragen
5. Löschen Sie nun schließlich die alte Struktur (wichtig: speichern Sie während der Übergangszeit keine Dateien in der alten Struktur!)

Nehmen Sie sich für diese Umstellung vielleicht ungefähr 4 Tage Zeit und spannen Sie die Kollegen und Mitarbeiter ein, damit jeder von Anfang an einen Überblick hat!

Schritt 4: Entspannte Teamarbeit

Schwierig wird es, wenn man mit dem Team einen Termin für ein Meeting finden möchte. Mal kann der eine nicht, da der andere nicht, es werden unendlich viele Mails hin und her geschrieben und man kommt doch nicht zu einem Ergebnis. Einfacher ist es, wenn man den nächsten Termin schon am Ende des vorhergehenden Meetings festsetzt. Da dies manchmal jedoch auch nicht so einfach ist, gibt es eine digitalisierte Methode und zwar Doodle. Das ist ein Online-Tool, mit dem Sie ganz einfach eine Art Umfrage starten können. Geben Sie einfach die verfügbaren Termine ein, laden Sie die Kollegen ein, die am Meeting
teilnehmen sollen und Sie haben den Termin in wenigen Minuten fest! Da kommt aber auch wieder das nächste Problem auf Sie zu: Das Meeting läuft und wie man das so kennt bleibt man bei einem Thema ewig hängen und vergisst dabei ganz die anderen, die vielleicht sogar wichtiger gewesen wären. Dann ist auch schon die Zeit rum. Das können Sie auch ganz einfach ändern: geben Sie jedem Thema einen Zeitrahmen. Entweder mit Handystoppuhren oder Sanduhren mit verschiedenen Laufzeiten, die Sie auf den Tisch stellen. So kommt jedes Thema zur Sprache!

Schritt 5: So viel Input, so wenig Zeit!

Zeit ist ein wichtiges Thema in Herrn Kurz' Buch. Beispielsweise verlieren wir sehr viel Zeit durch Ablenkungen, die immer wieder in unser Mail-Postfach flattern. Seien es Benachrichtigungen von interessanten Posts auf Facebook oder Newsletter, die wir eigentlich schon mal angucken wollten... Wir lassen uns ablenken, und das ist nicht gut. Sie können aber dagegen angehen, wenn Sie sich in Ihrem Postfach einen „Lesen“-Ordner erstellen. Da packen Sie einfach alles rein, was Sie eigentlich interessant finden und lesen möchten, aber gerade eigentlich keine Zeit haben. Auch für andere Dokumente, PDFs, Videos usw. können Sie sich einen „Lesen”-Ordner an einem geeigneten Ort in Ihrer Ablagestruktur (Schritt 2!) anlegen und eine Verknüpfung auf den Desktop machen. Und wenn mal wieder ein bisschen Luft ist, lesen Sie mal einen interessanten Artikel oder schauen sich ein Video an.

Schritt 6: „Ich brauch da mal ein Kabel“

Sind Sie vielleicht ITler? Dann werden Sie dieses Problem wahrscheinlich kennen. Wenn nicht: lernen Sie es kennen! Sie – als ITler – arbeiten gerade an etwas und es dauert keine 2 Minuten, schon steht der Erste im Büro und will irgendein Kabel oder ein Gerät oder Hilfe oder sonst irgendwas und Sie müssen Ihre Arbeit unterbrechen, um zu helfen. Kann man ganz einfach umgehen: Stellen Sie einfach einen frei zugänglichen Computer- & Telefonzubehörschrank auf. Dazu können Sie auch einfach einen Prospektschrank oder ähnliches besorgen (oder selber bauen) und die einzelnen Fächer so genau beschriften, dass jeder das benötigte Utensil finden kann. Und schon haben Sie mehr Zeit für Ihre eigene Arbeit.

Schritt 7: Terminplanung leicht gemacht

Wenn Sie Ihre eigene Arbeit aber schaffen möchten, sollten Sie sich die Zeit und die Aufgaben gut einteilen und sie am besten in einem System organisieren. Das bedeutet, nicht in einem Timer zu Hause und einem in der Arbeit und noch einem Kalender und am besten noch im Mail-Postfach und dann noch in einem Facebook-Event.... Sie verstehen, worauf ich hinaus möchte. Planen Sie Ihre Termine und Aufgaben an einem Ort. Außerdem ist es ratsam, einen Wochenplan zu erstellen, am besten freitags, bevor Sie Feierabend haben, für die nächste Woche. Was möchten Sie erledigen, was muss erledigt werden? Fassen Sie das zusammen, aber achten Sie darauf, dass Sie nicht mehr als 50 Aufgaben haben, die Sie bewältigen müssen. Wenn Sie diesen Wochenplan einhalten möchten, sollten Sie sich auch eine klare Tagesplanung überlegen. Vielleicht haben Sie einen großen Kalender mit einzelnen Seiten für die Tage oder ähnliches, dort können Sie dann auch Notizen zu den Aufgaben hinzufügen, die Sie für den Tag geplant haben.

So räumt man im Büro auf - auch digital!

Mit diesen 7 Schritten sollte es Ihnen gelingen, in Ihrem Büro, beziehungsweise erst einmal an Ihrem Arbeitsplatz aufzuräumen. Natürlich habe ich Ihnen nicht alle Tipps verraten, die es in den einzelnen Kapiteln gibt, Sie sollen ja dann doch das Buch kaufen. Aber ich rate Ihnen wirklich sehr dazu! Heutzutage, in einer Zeit, in der so ziemlich alles digitalisiert
ist, wir ständig Mails und Facebook -Benachrichtigungen und Newsletter und Werbung und sonst irgendwas kriegen, brauchen wir ein gutes Ordnungskonzept auf unseren Computern, um nicht gänzlich den Überblick zu verlieren. Das und vieles mehr bietet uns Jürgen Kurz in seinem Buch sehr anschaulich und verständlich beschrieben. Dazu kommen noch Gratis-Downloads, Selbsttests und illustrative Bilder, die uns einen noch viel besseren Einblick bieten und dem Leser helfend zur Seite stehen.

Ein absolut empfehlenswertes Buch für unsere heutige Bürowelt! Lesen Sie es, haben Sie Spaß dabei und erzählen Sie uns gerne über unsere Social Media Plattformen, wie Sie esfanden!

Paula Sprödefeld

unternehmer.de – Rezension „Für immer aufgeräumt – auch digital“