StartupValley Magazine – Start-ups – weniger organisieren, mehr Zeit für die Entwicklung!

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„Microsoft Teams eignet sich nur für gestandene Unternehmen?” Unsinn.
Wie Start-ups weniger organisieren und mehr Zeit für die Entwicklung des Unternehmens haben

Wer ein Startup gründet, hat mit unzähligen Herausforderungen auf einmal zu kämpfen. Die Idee muss weiterentwickelt werden, der neue Investor soll an Bord geholt werden und außerdem wäre es längst an der Zeit, sich um rechtliche Formalitäten zu kümmern. Sich in dieser Situation Gedanken über die digitale Zusammenarbeit und mögliche Spielregeln zu machen, scheint auf den ersten Blick mehr als abwegig. Irrelevant. Für den Erfolg nicht entscheidend. Hinter solchen Gedanken verbirgt sich jedoch ein fataler Denkfehler. Dieser Artikel zeigt, wie es gelingt, sich als Startup digital und vor allem effizient aufzustellen.

Warum ist die Effizienz digitaler Teamarbeit erfolgsentscheidend?

Auch wenn Startups oft an vielen Baustellen gleichzeitig arbeiten, mangelt es so gut wie nie an einer Ressource: Ideen.

Fast stündlich hat jemand einen Geistesblitz. Damit das nicht zu Chaos führt und man gedanklich von einem Projekt zum nächsten springt, braucht es ein System, mit dem Startups ihre Ideen schnell und unkompliziert festhalten können. Genau dafür ist eine funktionierende Dateistruktur entscheidend. Ansonsten sucht die Mannschaft stundenlang nach diesem einen Dokument und findet es womöglich gar nicht mehr. Im Worst-Case-Szenario handelt es sich bei der verlorenen Datei ausgerechnet um die eine geniale Marketingidee, mit der das junge Unternehmen seinen Umsatz verdoppeln wollte.

Microsoft 365 – darum entsteht Freiheit nur durch Spielregeln.

Wie genial wäre es, wenn Systeme die Steuerung von To-Dos, Ideen und E-Mails übernehmen könnten? Und wenn das nicht nur lokal funktioniert, sondern alle Daten überall und jederzeit verfügbar sind? Wenn Mitarbeiter aus allen Teilen der Welt zusammenarbeiten und dabei perfekt vernetzt sind? Ganz egal, ob sich die Kollegen gerade im Büro, Homeoffice oder im ICE befinden – alle Mitarbeiter sind Teil eines großen vitalen Ganzen.

Wer mit Spielregeln arbeitet, spart Zeit und Geld.

Gebündelte Strukturen mit Microsoft Teams

Eins vorweg: Den Erfolg digitaler Zusammenarbeit bestimmt nie das ausgewählte Tool, sondern immer die dafür vereinbarten Spielregeln und Strukturen. Dennoch bieten manche Anwendungen unglaubliche Effizienzpotentiale. Stellen Sie sich vor, Sie werfen Ihr E-Mail-Programm, Dropbox, Trello, Evernote und Zoom in einen großen Kochtopf. Das perfekt zubereitete Gericht, welches Sie erhalten ist Microsoft Teams. Es vereint sein Chatsystem mit einer integrierten Dateiablage und einem Videokonferenztool. Mit dem Planner wird auch ein Tool zur Aufgabensteuerung mitgeliefert. Wer will kann sogar sein One Note-Notizbuch oder die eigene Website integrieren. Außerdem gibt es die Möglichkeit, aus einer Vielzahl von externen Anwendungen (sogenannten Apps) auszuwählen. Damit wird Microsoft Teams zum ultimativen Datenhub. Alles ist unter einer Oberfläche.

Dabei besteht Microsoft Teams aus mehreren Teams, die wiederum in einzelne Kanäle unterteilt sind. Während ein Team immer einen Personenkreis repräsentiert,
stellen Kanäle die verschiedenen Projekte eines Personenkreises dar. Jedes Projekt hat sein eigenes Chatsystem und seine eigene Dateiablage. Dadurch verkürzen sich die Suchzeiten. Die Kommunikation wird ergebnisorientierter und ufert weniger aus.

Ein weiterer Vorteil ist die Speicherung in der Cloud. Dateien lassen sich gleichzeitig bearbeiten und von überall abrufen.

Microsoft 365 – Darum entsteht Freiheit nur mit Spielregeln

Microsoft Teams birgt eine große Herausforderung. Wer diese nicht meistert, geht unter. Nur die Funktionen, wie das Schreiben von Nachrichten, Erstellen von Kanban-Boards und die Freigabe von Dateien zu kennen, reicht nicht! Vielmehr ist entscheidend, sich bereits vor dem Start mit Microsoft Teams die richtigen strategischen Fragen zu stellen. Wofür will ich Microsoft Teams nutzen? Wofür nicht? Wie organisiere ich meine Dateiablage und welche Kommunikationsspielregeln
gelten für das Miteinander? Eine unstrukturierte Dateiablage hat Doppelablagen, Rückfragen und erhöhte Suchzeiten zur Folge. Außerdem muss die Frage geklärt werden, wie Know-How über Teamgrenzen hinweg allen zugänglich gemacht werden kann. Denn ohne Kommunikationsspielregeln schraubt sich die berüchtigte Nachrichten-Flut immer weiter in die Höhe. Im Schnitt werden 30 % der E-Mails als völlig sinnlos betrachtet. Kommen weitere Kommunikationskanäle wie Teams dazu, besteht die Gefahr, dass sich diese Zahl noch ausweitet. Hier geht massiv Zeit verloren und Mitarbeiter sind unnötig frustriert.

Wenn Systeme die Steuerung übernehmen, gewinnen wir Zeit.

Hinzu kommt, dass 40 % der beschlossenen To-Dos aus Besprechungen nicht umgesetzt werden. Warum? Das liegt vermutlich an Defiziten im Aufgabenmanagement oder an der fehlenden Selbstorganisation der einzelnen Mitarbeiter. Und was alleine nicht funktioniert, klappt in der Gruppe erst recht nicht. Nur wenn ein Mitarbeiter die Projektziele kennt, weiß, was sein Beitrag zum großen Ganzen ist, Zugriff auf die benötigten Informationen hat, die Termine kennt und einen Plan hat, was er wann erledigen muss, kann er auch selbstständig arbeiten. Diese Steuerung kann bei klaren Spielregeln zum Beispiel der Planner übernehmen. Dadurch müssen sich Teammitglieder nicht länger um die Projektorganisation kümmern, weil Systeme (in diesem Fall der Planner und die Spielregeln) die Steuerung übernehmen. Das führt schließlich in echte Freiheit, weil der lästige Koordinationsaufwand wegfällt. Das Ergebnis: mehr Zeit, um endlich die Projekte voranzutreiben, die gerade relevant sind.

Dazu ist es aber zwingend notwendig, im Voraus bestimmte Spielregeln festzulegen und strategische Überlegungen durchzuführen. So erspart sich die Mannschaft jede Menge Leid und vor allem eins: Zeit und Geld. Wer gerne noch tiefer in das Thema einsteigen möchte, kann die Microsoft Teams-Spielregeln von Jürgen Kurz sowie viele weitere nützliche Downloads auf seiner Website kostenlos herunterladen. www.buero-kaizen.de/download/microsoft-teams-spielregeln/

Jürgen Kurz