NürnbergerLeasing – Von der Mail-Flut überrollt

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Tipps für klare Strukturen, mehr Zeit und Freude an der Arbeit

Müssen auch Sie noch 148 Mails checken? Noch kurz die Welt retten? Zum Fluch und Segen ist die elektronische Post geworden. Entscheidend ist, wie Sie sich verhalten. Sechs Regeln von Effizienz-Profi Jürgen Kurz.


1. Feste Lesezeiten:
Schalten Sie am Rechner alle akustischen und optischen Posteingangssignale aus. Gerade, wenn Sie ein Morgenmensch sind, sollten Sie sich in den ersten Arbeitsstunden auf wichtige Aufgaben konzentrieren. Oft reicht es, dreimal am Tag Nachrichten zu lesen und zu beantworten.

2. E-Mails sofort bearbeiten:
Am effektivsten ist es, Mails nur dann zu lesen, wenn Sie sich Zeit zum Bearbeiten nehmen. Je nach Bedarf eine halbe oder ganze Stunde. Dabei gilt alles, was sich in fünf Minuten erledigen lässt, sofort zu erledigen. Diese „Sofort-Regel” spart Zeit. Alles andere löschen, delegieren oder tragen Sie sich in Ihre to-do-Liste ein. Danach sollte das Postfach leer sein.

3. Löschen auf Probe:
Viele Nutzer haben Angst, E-Mails zu löschen, weil sie sie noch einmal benötigen könnten. Es hilft, einen Ordner „zz Löschen auf Probe” (dann steht dieser in der Ordnerstruktur unten) anzulegen und dorthin diese E-Mails verschieben. Den Ordner stellen Sie so ein, dass automatisch alle Mails gelöscht werden, die beispielsweise älter als sechs Monate sind.

4. E-Mails finden:
Problem bei E-Mails ist meist nicht der Speicherplatz, sondern das Finden. Der Übersicht dient, nur die Nachrichten mit relevanten Informationen aufzubewahren. Alles andere nach dem Lesen löschen.

5. Strukturierte Ablage-Systeme:
Manche Menschen haben alle E-Mails im Posteingang und arbeiten ausschließlich mit der Suchfunktion. Doch: Wie hieß noch der Ansprechpartner Ihres potentiellen Kunden? Mit einer Ordnerstruktur arbeiten, empfiehlt der Experte für Büro-Kaizen. Erfahrungen zeigen, dass sieben bis zehn Ordner je Ebene und zwei bis drei Ebenen gut handelbar sind. Sonst verlieren Sie die Übersicht.

6. Vereinbaren Sie gemeinsame Spielregeln:
Die Wenigsten arbeiten allein. Vereinbaren Sie deshalb gemeinsame Regeln. In manchen Teams haben alle Zugriff auf bestimmte Mails – dann sollten sich die Teammitglieder auf eine gemeinsame Ablagestruktur (etwa nach Kunden oder Projekten) einigen. Dafür ist angeblich nie Zeit, aber alle verschenken Zeit mit finden, ärgern und streiten.

Und:
Regeln, die sie gemeinsam aufstellen, sind nicht endgültig, sondern müssen sich in der Praxis bewähren. Ist das nicht der Fall – schaffen Sie hilfreichere Regeln. Zusätzlich: Vereinbaren Sie, in welchem Zeitraum Mails verarbeitet werden müssen. Oder wer was wissen muss und wer reagieren sollte: So müssen Adressaten reagieren, aber nicht diejenigen, die in cc: stehen.

Kostenloser Download des E-Books „E-Mail-Stress ade – So meistern Sie die E-Mail-Flut entspannt” von Jürgen Kurz unter: https://www.buero-kaizen.de/download/e-mail-stress-ade/