Immobilien-Profi – Die digitalen Möglichkeiten sinnvoll nutzen

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Wie Makler den Überblick über ihre Termine und Aufgaben behalten

Termine und Aufgaben – nix einfacher als das. Doch die beiden Vordenker für Effizienz, Jürgen Kurz und Marcel Miller, machen während ihrer Seminare und Beratungen eine ganz andere Erfahrung. Makler wie Hausverwalter verpassen Termine oder gehen schlecht vorbereitet in Gespräche und zu Besichtigungen. Sie nehmen sich ihre Aufgaben zu spät wahr, kommen in Stress oder liefern halbgare Ergebnisse ab. Denn im Altag regiert oftmals das Chaos. Die Buchautoren („So geht Büro heute”) sind dagegen überzeugt, dass mit etwas mehr Systematik und Konsequenz sowie der Nutzung sinnvoller Tools wie dem digitalen Kalender und der Aufgabenliste die ohnehin stressige Arbeit in der Immobilienbranche leichter und schneller zu erledigen ist.

Trennen Sie Termine und Aufgaben. Termine haben meist einen festen zeitlichen Rahmen: Beispielsweise das Meeting aller Mitarbeiter beginnt um 10 Uhr und ist auf eine Stunde begrenzt. Der Besuch bei einer Wohnbaugesellschaft ist auf zwei Stunden angesetzt. Das jeweilige Zeitfenster müssen Sie blocken.
Dagegen haben Aufgaben keinen festen zeitlichen Rahmen. Vielmehr müssen Sie mehrfach daran arbeiten, benötigen diverse Informationen, müssen diese bearbeiten usw. Aber Aufgaben haben ein ultimatives Fälligkeitsdatum. Ganz fatal also, denn Sie haben die Aufgabe im Kalender eingetragen, allerdings nicht erledigt, und werden auch nicht mehr daran erinnert.
Deshalb: Führen Sie einen Kalender mit Terminen und eine To-do-Liste mit Aufgaben.

Nutzen Sie die wichtigsten Funktionen des Kalenders. Digitale Kalender wie Outlook stellen ein paar wichtige Funktionen zur Verfügung. So etwa können Sie den Termin mit der Mail des Kunden verbinden, so dass Sie auf den Vorgang oder eine Telefonnummer im Falle eines Verkehrsstatus oder eines überzogenen vorgegangenen Termins schnell zurückgreifen können. Sie können zudem wichtige Dokumente verbinden, so dass Sie im Gespräch mit Ihren Kunden problemlos Grundriss oder Mietvertrag zeigen können. Sie können per Mail auch den Zeitraum im digitalen Kalender Ihres Gesprächspartners mitblocken, dann geht der Termin auch bei ihm nicht unter. Denn sonst wäre Ihre Fahrt möglicherweise umsonst.

Fragen Sie sich: Welche Aufgabe bringt mich wirklich voran? Das ist die Aufgabe, mit der Sie am nächsten Tag beginnen.

Wenn Sie berufliche und private Termine nicht im gleichen Kalender führen wollen, können Sie beide überlagern, so dass Terminüberschneidungen offensichtlich werden. Etwa der Arztbesuch, der am Vormittag parallel zu Ihrem kurzfristig anberaumten Gespräch vereinbart ist.
Hilfreich ist zudem, eine Vorwarnzeit für wichtige Termine einzustellen, etwa eine halbe Stunde vor dem Meeting. Außerdem gibt es regelmäßig wiederkehrende Termine, den wöchentlichen Jour fixe oder Geburtstage, die sich leicht automatisieren lassen. Machen Sie einen Schnelltest zu Ihrer Kalender-Effizienz unter: www.Extra.IMMOBILIEN-PROFI.de

Führen Sie eine einzige Aufgabenliste. Wenn Sie eine Aufgabenliste haben, dazu aber noch diverse Zettel auf dem Schreibtisch, nicht zu vergessen ein paar Mails und schließlich noch die Aufgaben von sechs Besichtigungen des Tages, dann ist das anstrengend und unübersichtlich. Denn Ihr Gehirn ist jetzt die Aufgabenliste. Aber dafür ist es nicht gemacht. Viel leichter tun Sie sich, wenn Sie Aufgaben gleich nach dem Gespräch digital organisieren.

Verschaffen Sie sich Übersicht bezüglich Ihrer Aufgaben. Alle Aufgaben haben ein Fälligkeitsdatum. Allerdings benötigen Sie genügend Zeit zum Bearbeiten. Also setzen Sie zusätzlich einen Starttermin an. Vielleicht müssen Sie eine Präsentation neu erarbeiten, dann benötigen Sie über zwei Wochen verteilt den ein oder anderen Freiraum dafür. Oder Sie planen einen Tag im Homeoffice ein, an dem Sie in Ruhe daran arbeiten können. Existiert die Präsentation bereits und Sie haben länger nicht mehr damit gearbeitet, dann müssen Sie sich lediglich wieder erinnern: Eine Virtelstunde Vorbereitung am Tag vor der eigentlichen Präsentation reicht dann.

Priorisieren Sie Ihre Aufgaben. Unterscheiden Sie das Wichtige vom Dringenden. Denn mit den wichtigen Aufgaben bewegen Sie wesentlich mehr, machen mehr Umsatz, gewinnen ein neues Objekt oder standardisieren einen Arbeitsprozess, der nun schneller und fehlerfrei abläuft.
Wenn Sie 50 Aufgaben vor der Brust haben, nutzt Ihnen eine Bewertung mit hoch , mittel, niedrig herzlich wenig. Deshalb empfehlen Kurz und Miller, jeweils vor dem Aufbruch nach Hause den nächsten Tag zu planen. Sie müssen die Termine am kommenden Tag berücksichtigen und die Aufgaben, die fällig sind, bewerten.
Fragen Sie sich: Welche Aufgabe bringt mich wirklich voran? Das ist die Aufgabe mit der Sie am nächsten Tag beginnen. Denn wenn Sie nur diese eine Aufgabe erledigt haben, sind Sie vermutlich erfolgreicher, als wenn Sie 20 andere, nicht so wichtige Aufgaben fleißig abgearbeitet hätten. Sie finden einen Schnelltest Ihrer Aufgaben-Effizienz unter Extras.IMMOBILIEN-PROFI.de
Wer schiebt große Aufgaben nicht gern vor sich her, eben weil sie so schwierig zu bewältigen scheinen. Und je knapper die Zeit, desto größer der Stress. Zerlegen Sie die Aufgabe in Teilschritte und geben Sie den einzelnen Etappen Fälligkeitsdaten. Das macht Ihnen die Erledigung wesentlich einfacher, vor allem, wenn Sie sehen, dass die ersten Teilschritte bereits abgearbeitet sind. Planen Sie auch einen Zeitpuffer ein, denn selbstverständlich kommt der Immobilienbranche meist etwas dazwischen.

Gerade wenn Sie Aufgaben in Einzelschritte zerlegen, ist es wichtig, dass Sie sich dazu Notizen machen oder schnell auf weitere Informationen in digitaler Form zugreifen können. Outlook etwa bietet Ihnen die Möglichkeit, Ideen und Hinweise unmittelbar in die Aufgabe zu schreiben oder auch Dateien wie PDFs oder Word-Dokumente in die Aufgabe zu ziehen. Damit haben Sie alle wichtigen Informationen sofort zusammen, ohne lange suchen zu müssen.
Bei umfangreicheren Aufgaben lohnt es sich, diese mit OneNote zu verknüpfen. Dazu einfach einen Abschnitt oder eine Seite in OneNote zu dem Thema anlegen und mit rechtem Mausklick auf die Seite in der Übersicht klicken. Jetzt können Sie sich einen Link zur Seite erstellen und diesen anschließend einfach in das Kommentarfeld der Outlook-Aufgabe einfügen.
Grundsätzlich ist es den Autoren egal, ob Sie die Kalender- und Aufgabentools Ihres CRMs verwenden oder irgendeine andere Software. Entscheidend ist, dass Sie als Makler damit zurechtkommen und die hilfreiche Unterstützung annehmen und so schneller und fehlerfreier arbeiten. Kurz: stressfreier leben.