Effizient durch den Tag – mit Büro-Kaizen®



„Mir fliegt die Zeit davon, wie soll ich das alles nur schaffen?“ Mit müden Augen schauen Sie auf Ihre Projektablage oder die Kundenschlange vor Ihrem Verkaufstresen. Es gibt so viel zu tun: Projekt A muss heute Mittag an den Kunden gehen, der Chef bittet danach in eine Besprechung, während Projekt B und C immer umfangreicher werden. Und warum rast die Zeit, als wäre sie ein ambitionierter Marathonläufer? „Ich bin doch kein Tintenfisch mit acht Armen!“, murmeln Sie frustriert.

Ich kann Ihnen sagen: Sie sind kein Tintenfisch (Gut für Sie!) und haben mit dem Klick auf meine Website schon einen wichtigen Schritt getan, um Ihren Workflow mit wenig Aufwand wesentlich effizienter zu gestalten!

Aufräumen mit Büro-Kaizen®: Ordnung schafft Effizienz schafft Wohlbefinden! Klick um zu Tweeten

Was ist das Problem

Sie verlieren viel Zeit durch Aufgaben, die Sie als lästig und viel zu aufwendig empfinden? Sie müssen lange nach verschiedenen Daten suchen? Sie führen
Kundengespräche, die sich dehnen und dehnen, als wären sie ganz allein für diesen einen Kunden eingestellt worden? Sie verlieren Zeit, jagen durch den Tag, fühlen sich gestresst? Mit Büro-Kaizen® können Sie aus Ihrem Arbeitsalltag wortwörtlich mehr machen – lernen Sie, auf positive Art Grenzen zu setzen und Ihren Arbeitag so effizient wir nur möglich zu gestalten.

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Büro-Kaizen® hilft den Arbeitstag effizient zu gestalten.

So funktioniert es

Tipp 1 für mehr Effizienz an Ihrem Arbeitsplatz: Räumen Sie auf!

Wenn es darum geht, ihre Arbeitseffizienz zu erhöhen, rate ich meinen Kunden zuallerst immer dazu, ihren Arbeitsplatz aufzuräumen. Ist das Chaos erst einmal beseitigt, sollten Sie das gesamte Inventar auf und in Ihrem Schreibtisch unter die Lupe nehmen: Was benutzen Sie wirklich? Sortieren Sie all die Sachen, die sie quasi nie anfassen, rigoros aus – Sie werden erstaunt sein, wie viel neuer Platz sich Ihnen plötzlich auftut! Im nächsten Schritt nehmen Sie sich Ihre Ablage und Ihre Ordner vor: Welche Dokumente müssen nicht mehr aufbewahrt werden, welche Informationen können in digitalisierter Form abgelegt werden? Um sicherzustellen, dass Sie nur solche Dokumente aussortieren, die Sie auch wirklich beiseite packen dürfen, habe ich Ihnen alle Aufbewahrungsfristen auf einen Blick zusammengestellt. Sie können sich die Liste hier herunterladen.

Zugegeben, dieser Schritt erfordert Zeit. Nutzen Sie kleine Zeitfenster vor dem eigentlichen Arbeitsbeginn oder nach dem Abschluss eines Projekts dazu, einen Ordner durchzuschauen und arbeiten Sie sich in kleinen Dosen vor. Ich verspreche Ihnen: Sie werden die Veränderung sehr schnell merken.

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An einem Sammelplatz das gesamte Büromaterial effizient verwalten.

Extra-Tipp 1:

Wenn Sie Ihre Dokumente durchgesehen und den Papierberg verkleinert haben, werden Sie vielleicht merken, dass ein Regal oder ein Schrank oder sogar noch mehr Mobiliar unnötig geworden ist. Stellen Sie das Möbelstück raus, verschenken Sie es, schaffen Sie Platz!

Extra-Tipp 2:

Machen Sie Vorher-Nachher-Bilder Ihrer direkten Arbeitsumgebung. Das erinnert Sie an den ehemaligen Ballast, den Sie einst mit sich herumgeschleppt haben. Dies motiviert Sie dazu, von jetzt an den Zustand auf dem zuletzt aufgenommenen Bild beizubehalten – und zwar mit Überzeugung!

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Ein Arbeitsplatz vor Büro-Kaizen® – wenig effizient.

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Der gleiche Arbeitsplatz nach Büro-Kaizen® – endlich effizient.

Tipp 2 für mehr Effizienz an Ihrem Arbeitsplatz: Fokussieren Sie!

Sorgen Sie dafür, dass Ihr Aufmerksamkeitsverlust minimal bleibt. Vergeben Sie Telefontermine und benutzen Sie einen Anrufbeantworter. Setzen Sie sich Ihre ganz persönlichen Zeitfenster für das Abarbeiten Ihrer E-Mails. Bitten Sie Ihre Kollegen, Sie während der Projektarbeit nur in wirklich dringenden Fällen anzusprechen. Seien Sie stets klar und freundlich in Ihrer Haltung. Ihr Effizienzstrom wird es Ihnen danken – und Ihre Kollegen schauen sich Ihr ergebnisorientiertes Verhalten vielleicht sogar ab! Wie Sie in Ihrem Arbeitsalltag noch mehr Zeit einsparen können, erfahren Sie hier.

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Fokussierung hilft effizient zu arbeiten.

Tipp 3 für mehr Effizienz an Ihrem Arbeitsplatz: Arbeitsabläufe optimieren

Prüfen Sie Ihren Workflow: Wo steckt noch mehr Verbesserungspotential, welche Arbeitsabläufe könnte man wie standarisieren? Sind zum Beispiel alle Vorlagen
einheitlich, gibt es bereits Prozessstandards, die man noch optimieren könnte? Durchdenken Sie Ihre täglichen Arbeitsroutinen und befragen Sie auch Ihre Kollegen zu deren Meinung. Vielleicht können Sie gemeinsam neue Spielregeln für bestimmte Vorgänge aufstellen, die der gesamten Belegschaft das Leben leichter machen? Sollten Sie weitere Informationen zu diesem Thema benötigen, schauen Sie mal hier.

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Beginnen Sie Prozesse effizient zu gestalten.

Tipp 4 für mehr Effizienz an Ihrem Arbeitsplatz: Erstellen Sie Zeitpläne!

Ihr Tag ist voller verschiedener Arbeitsschritte: E-Mails checken, Präsentationen halten, Projekte bearbeiten und Besprechungen wahrnehmen. Um sich nicht unnötig zu verzetteln, empfiehlt es sich, bereits im Vorfeld Zeitpläne zu erstellen. Nehmen Sie sich am Ende einer Arbeitswoche ein paar Minuten Zeit und planen Sie für die jeweils nachfolgende Woche vor. Bauen Sie sich wie zu Schulzeiten einen regelrechten Stundenplan. Innerhalb der laufenden Woche erstellen Sie dann am Ende eines jeden Tages die noch konkretere Planungsübersicht für den Folgetag. Überlegen Sie genau, in welche Arbeit Sie wieviel Zeit stecken möchten. Doch Vorsicht: Sie müssen für jeden einzelnen Arbeitsschritt ausreichend Pufferzonen einbauen – ansonsten geraten Sie schnell in Hetzerei.

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Zeitpläne helfen effizient zu arbeiten.

Darauf kommt es an

Schaffen Sie sich Ihren persönlichen Freiraum und packen Sie es an! Dazu müssen Sie keine langen Zeitphasen blocken. Nutzen Sie kurze Pausen und Übergänge, um kurz und effektiv kleine Baustellen zu bearbeiten – und um bereits nach kurzer Zeit große Ergebnisse zu sehen.

Was der Tipp bewirkt

Ich möchte, dass Sie produktiv arbeiten können, ohne sich zu stressen. Mit Büro-Kaizen® bringen Sie Ordnung in Ihre Arbeitsumgebung – und damit auch Wohlbefinden, für sich und Ihre Mitarbeiter. Sie gewinnen Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten und erhöhen mit dieser neuen Art von Souveränität nicht nur Ihre eigene, sondern auch die gesamte Unternehmenseffizienz.

Und Sie?

Sie haben weitere Ideen, wie man die Effizienz an Ihrem Arbeitsplatz spielend erhöhen könnte? Schreiben Sie mir. Ich freue mich über Ihre Anregungen und Erfahrungsberichte.



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