Effizientes Arbeiten im Homeoffice: Selbst- und Teammanagement

Damit Sie erfolgreich und effizient im Homeoffice arbeiten, brauchen Sie ein hohes Maß an Disziplin und Organisationsgeschick. Planen Sie von Beginn an den Ablauf des Arbeitstages. Nur so gelingt es Ihnen, dass sich Beruf und Privatleben nicht vermischen. Sie können abends abschalten und von der Arbeit entspannen.
Klingt wie das Paradies: Ausschlafen, in Ruhe frühstücken und dann nach Lust und Laune im Wohnzimmer ungestört von Kollegen und Vorgesetzen arbeiten. Aber auch bei der Heimarbeit muss Leistung gebracht werden. Das ist im heimischen Büro-Kämmerlein gar nicht so einfach. Die folgenden Tipps helfen Ihnen sowohl Ihr Selbst- aber auch das Teammanagement und somit Ihren Arbeitsalltag im Homeoffice effektiv zu gestalten.

9 Tipps für ein erfolgreiches Selbstmanagement im Homeoffice

Nachfolgend geben wir Ihnen 9 hilfreiche Tipps mit denen Ihnen und Ihrem Selbstmanagement nichts mehr im Weg steht!

Tipp 1: Richten Sie sich Ihren idealen Arbeitsplatz ein

Wenn Sie mit dem Laptop am Küchentisch sitzen oder auf dem Sofa lümmeln, können Sie keine Höchstleistungen erbringen. Unbewusst ist Ihr Gehirn nicht auf Arbeiten, sondern auf Freizeit eingestellt.

Optimal ist ein separates Arbeitszimmer, in dem Sie ungestört und konzentriert arbeiten können. Außerdem wirkt es sehr unprofessionell, wenn zum Beispiel bei Telefonaten private Hintergrundgeräuschen ertönen.

Optimieren Sie die technischen Voraussetzungen

Damit Sie uneingeschränkt arbeiten können, brauchen Sie den Zugriff auf die bürointernen Daten. Diese befinden sich in der Regel auf einem gesicherten Netzwerk. Mit Virtual Private Network (VPN) Verbindungen erhalten Sie Zugriff auf die Daten. Gleichzeitig ist der Datenverkehr komplett verschlüsselt und gegen Missbrauch von außen geschützt. Sie installieren einfach eine Software von einem Dienstleister auf Ihren Laptop und können dann wie im Büro alle Informationen abrufen.

Außerdem sollten Sie dafür sorgen, dass Sie alle benötigten Geräte (Laptop, Smartphone, Telefon etc.) über Nacht aufladen und tagsüber für genügend Stromanschlüsse sorgen. Unabdingbar ist hier auch die WLAN-Verbindung.

Eine andere Alternative ist Office 365 von Microsoft. In dem Beitrag „Tipps für den Einstieg in die Office365 Tools: So gelingt die Einführung in Ihrem Unternehmen!“ finden Sie hilfreiche Tipps und Herangehensweisen um zu starten.

Tipp 2: Die richtige Hardware macht den Unterschied

Ein halbes Wohnzimmer, ein abgeteilter Bereich der Diele oder ein separater Raum: Wo auch immer Sie Ihr Homeoffice einrichten – auch auf kleinem Raum ist Großes möglich.

Wenn Sie heute Ihr Homeoffice einrichten, schaffen Sie einen guten Computer an, der Ihren Arbeitsaufgaben entspricht. Oder Sie haben von Ihrem Arbeitgeber bereits einen Laptop/Computer erhalten mit dem Sie sehr gut von zuhause aus arbeiten können.
Von Vorteil für die Heimarbeit ist ein großer, blendfreien Monitor oder wenn Sie es aus Ihrem Büro gewohnt sind auch zwei Monitore. Bewährt haben sich eine ergonomische Tastatur und eine Maus, die Ihre Hand entlastet. Wenn Sie regelmäßig mehrere Stunden am Computer arbeiten, probieren Sie auch eine Unterarmstütze oder Handballenauflage aus.

Erlaubt ist, was gefällt und passt

Allerdings geht es nicht nur um harmonische Farben und schöne Formen, auch die Ergonomie – also die Körperfreundlichkeit – will in Ihre Entscheidung einbezogen werden. Wenn Sie diese Überlegungen beim Homeoffice einrichten von Anfang an mit einbeziehen, beugen Sie Rückenschmerzen wirksam vor.

Sitzen Sie noch oder wippen Sie schon?

Ihr Bürostuhl nicht im gängigen Schwarz oder Grau gehalten sein, es gibt auch sehr schöne Modelle in anderen Farben. Wichtig ist, dass der Stuhl rückenfreundlich ist und Ihnen ein dynamisches Sitzen erlaubt.

Dynamisches Sitzen ist eine feine Sache: Sie können während des Sitzens mit der Sitzfläche oder der Rückenlehne wippen. Ein dynamischer Bürostuhl erlaubt es Ihnen, während des Sitzens Ihre Haltung immer wieder zu verändern und damit Ihre Wirbelsäule zu trainieren.

So schick wie möglich, so groß wie nötig

Es gibt zierliche und wuchtige, gläserne, lackierte und welche aus Holz: Die Auswahl an Schreibtischen ist unendlich groß. Unter ergonomischen Gesichtspunkten sind zwei Eigenschaften des Schreibtisches wichtig:

1. Die Fläche der Schreibtischplatte sollte ausreichend groß sein.
2. Die Höhe des Schreibtisches sollte zu Ihrer Sitzhaltung passen. Idealerweise ist der Schreibtisch höhenverstellbar.

Mehr Licht bitte

Je besser das Licht, umso besser die Konzentration. Wenn Sie den Platz für Ihr Homeoffice auswählen, empfehlen wir Ihnen deshalb diese vier Beleuchtungs-Regeln:

• Tageslicht hebt die Stimmung und ist gut für die Augen. Sorgen Sie für Rollos als Blendschutz.
• Die Grundbeleuchtung ist richtig, wenn sie gleichmäßig und flimmerfrei ist.
• Die Arbeitsbeleuchtung sollte sich nach Bedarf anpassen lassen.
• Schattenbildung wird vermieden, wenn Sie mehrere Leuchten verwenden.

Ab in den Schrank

Projektmappen, Aktenordner, Büromaterial – wenn Sie Ihr Homeoffice einrichten, achten Sie unbedingt auf genügend Stauraum. Wenn der Platz nicht ausreicht, um hohe Schränke aufzustellen, arbeiten Sie mit Sideboards. Wichtig sind in jedem Fall drei Punkte:

• Schränke, Regale und Sideboards sollten stabil stehen.
• Hohe Schränke oder Regale sollten an der Wand befestigt werden, damit sie nicht kippen können.
• Schubladen und Türen sollten sich leicht öffnen und schließen lassen.

Technische Grundausstattung

Neben den Möbeln sind auch die benötigten technischen Geräte von hoher Wichtigkeit. Die folgenden Geräte sind dabei unabdingbar:

• Laptop
• Maus
• Headset
• Webcam und Mikrofon
• Telefon und Smartphone

Tipp 3: Finden Sie Ihren idealen Workflow

Da Sie im Homeoffice nicht in Ihrem gewohnten produktivem Umfeld sind, kann es schnell passieren, dass Sie sich von Ihrer Arbeit schnell ablenken lassen. Dies ist ein Grund, weshalb einige Führungskräfte mehr auf Kontrolle statt auf Motivation und Vertrauen setzen. Doch auch das Homeoffice kann sehr produktivitätssteigernd sein, dies schaffen Sie durch folgende Aspekte:

• Fokus: Vermeiden Sie Störungen und fokussieren Sie sich auf die aktuellen Aufgaben.
• Selbstmotivation: Belohnen Sie sich selbst nach jedem erreichten Ziel.
• Feste Zeiten und Routinen: Planen Sie Ihre Arbeits- und Pausenzeiten. Schaffen Sie sich eine Atmosphäre wie im Büro.
• Digitaler Workflow: Nutzen Sie für Ihr persönliches digitales Selbstmanagement wenige, effiziente Programme.

Tipp 4: Steigern Sie Ihre digitale Effizienz

Im Homeoffice haben Sie den Vorteil, dass Sie die Unterbrechungen Ihrer Arbeit selbst steuern könne. Somit können Sie besser proaktiv reagieren. Verarbeiten Sie deshalb Informationen gezielt und in zeitlich getrennten Blöcken. So nutzen Sie die Zeit effektiver und können mehr von Ihren To Dos abarbeiten.

Tipp 5: Die richtige Ansicht mit „Outlook heute“

Im Homeoffice ist es nicht unüblich, dass die Zahl der E-Mails zunimmt. Gerade dann ist es wichtig den Überblick über die anstehenden Termine, Aufgaben und ungelesenen Mails zu behalten. Dies schaffen Sie mit der Ansicht „Outlook heute“. Diese Ansicht stellen Sie wie folgt ein:

• Klicken Sie auf Ihren Namen bzw. E-Mail-Adresse
• Klicken Sie nun rechts auf → Outlook Heute anpassen …
• Nun öffnet sich ein neues Fenster. Setzen Sie in dem Bereich → „Aufgaben“ die Auswahl auf → Heutige Aufgaben
• Abschließend durch → Änderung speichern die Einstellung vornehmen

Tipp 6: Führen Sie eine Aufgabenliste

Generell ist es wichtig, sich täglich vor Augen zu führen, was man schon geleistet hat und noch erledigen muss. Genau aus diesem Grund sollten Sie eine Aufgabenliste in Outlook führen, da Sie in der Regel mit Outlook bereits Ihre E-Mails erhalten.

In diesem Beitrag sehen Sie, wie Sie Aufgaben in Outlook erstellen können. Alternativ können Sie sich hier auch unser Video zu der Outlook Aufgabenliste ansehen.

Es gibt auch die Möglichkeit sich mobil Aufgaben zu notieren mit der App Microsoft To Do, denn diese ist mit Ihrem Outlook-Konto verbunden und wird synchronisiert.

Wichtig: Führen Sie nur EINE Aufgabenliste.

Tipp 7: Verarbeiten Sie Ihre E-Mails blockweise

Die Informationsflut über E-Mails und Teams-Chatnachrichten nimmt im Homeoffice zu. Deshalb ist es wichtig mit der Masse an Nachrichten effizient und richtig umzugehen. Sie sollten jedoch nicht dauerhaft Ihr Outlook geöffnet haben, sondern die E-Mails in Zeitblöcken abarbeiten. In diesen Blöcken können Sie Ihre Mails konzentriert nach den 5-Schritte-Regeln verarbeiten:

1. Löschen
2. Weiterleiten
3. Archivieren
4. Erledigen
5. Terminieren

Außerdem haben wir Ihnen hier ein paar Tipps wie Sie Ihren Posteingang schlank halten und E-Mails effizienter verarbeiten:

• E-Mail-Bearbeitung: 10 effiziente Tipps
• Die E-Mail-Flut meistern: bekämpfen Sie den Effizienzkiller
• Outlook aufräumen: So schaffen Sie Ordnung in Ihrem Posteingang!
• Outlook QuickSteps: Erstellen & bearbeiten eine Schritt-für-Schritt Anleitung

Tipp 8: Behalten Sie Projekte mit OneNote im Blick

Sie haben einen großen Nachteil, wenn Sie all Ihre Dokumente händisch auf Papier verwalten und nicht digital oder zumindest eine digitale Absicherung haben. Denn, was ist, wenn Sie im Homeoffice sind und Ihre Dokumente befinden sich noch im Unternehmen? Was passiert, wenn Ihre Kollegen ebenfalls im Homeoffice sind und Unterlagen zu laufenden Projekten von Ihnen benötigen?

Daher raten wir Ihnen dringend Ihre Projekte und Dokumente in Microsoft OneNote abzulegen. In OneNote haben Sie die Möglichkeit sich eine übersichtliche Notizbuchstruktur aufzubauen, indem Sie Ihre Informationen, Projekte etc. in Notizbüchern, Abschnitten sowie Seiten und Unterseiten sortieren und ablegen. In dieser Struktur von OneNote können Sie beliebig Inhalte erstellen, einfügen und bearbeiten.

Dies hat nicht nur Vorteile für Sie selbst, sondern auch für Ihr Team, denn Sie können OneNote im Team verwenden, aber auch effektiv und effizient während Ihrer Meetings Notizen erstellen. Hier können Sie ein öffentliches Notizbuch nutzen oder bereits vorhandene Notizbücher freigeben oder teilen, um Inhalte mit Ihren Kollegen und Kolleginnen zu teilen.

Hier haben wir Ihnen noch ein Video-Tutorial, das Ihnen bei der Arbeit mit OneNote helfen wird:

🏆 Top 15 Microsoft OneNote-Tipps (deutsch)

(Dauer 06:40 Minuten)

Inhalt des Videos:

• Einleitung 00:00
• Unterseiten einklappen 00:29
• Tabelle erstellen mit TAB 00:53
• Handschrift in Maschinentext umwandeln 01:08
• Text aus Bild kopieren 01:24
• Links zu Seiten kopieren 01:40
• Seiten mit eckigen Klammern verlinken 02:02
• Seitenvorlagen nutzen 02:32
• Besprechungsdetails aus Outlook integrieren 02:54
• Aufgaben zu Outlook und ToDo hinzufügen 03:17
• Zwei OneNote-Fenster parallel nutzen 03:36
• Ganzseitenansicht 04:03
• Seite per E-Mail senden 04:28
• Farbe der Notizbücher und Abschnitte ändern 04:45
• Abschnittsgruppen 05:18
• Nach OneNote drucken 05:44

Tipp 9: Kommunizieren Sie gebündelt

Im Homeoffice bieten sich Ihnen viele Ablenkungen, wie zum Beispiel die Streamingdienste, das Internet etc., die Ihre Konzentration ins wanken bringen können. Doch nicht nur solche Ablenkungen können eine Gefahr für Ihre Selbstdisziplin darstellen, sondern auch der Einsatz von zu vielen Kommunikationstools.

Dadurch und durch fehlende Spielregeln erhöht sich das Risiko, dass Sie sich den ganzen Tag mit kommunizieren beschäftigen. Nutzen Sie aus diesem Grund nur wenige Kommunikationstools und vereinbaren Sie mit Ihren Kolleginnen und Kollegen Regeln, wie Sie im Homeoffice kommunizieren.

6 Tipps für eine effiziente Zusammenarbeit im Team

Nicht nur das Selbstmanagement wird im Homeoffice auf die Probe gestellt, sondern auch das Teammanagement hat mit Herausforderungen zu kämpfen. Mit den Programmen von Microsoft 365 lassen sich einige der Herausforderungen des Homeoffice lösen. Wie Microsoft Teams, SharePoint und Co. Sie beim digitalen Zusammenarbeiten unterstützen, zeigen Ihnen die nachfolgenden Tipps.

Tipp 1: Spielregeln für eine erfolgreiche Zusammenarbeit

Damit die Zusammenarbeit standortübergreifend funktioniert, müssen Sie gemeinsame Spielregeln festlegen. Regeln zu den folgenden Punkten, helfen bei der Organisation der dezentralen Zusammenarbeit:

• 

  Kernarbeitszeiten: In welchen Zeitraum sind alle Mitarbeiter erreichbar.

• An- und Abmelden: Die Erreichbarkeit über z. B. den Teams-Status mitteilen.
• Check-in und Check-out Meetings: Führen Sie zu regelmäßigen festen Zeiten Meetings, in denen die Mitarbeiter kurz vorstellen woran Sie arbeiten bzw. arbeiten werden und was Sie bereits abgeschlossen haben. So schaffen Sie Transparenz bei der geleisteten Arbeit und schaffen eine Möglichkeit Aufgaben flexibel anzupassen.
• Legen Sie den Kanal fest, in dem fertige Ergebnisse an das Team kommuniziert werden.
• Legen Sie Spielregeln für die Kommunikation via E-Mail, Chat, etc. fest. Eine Vorlage zu E-Mail-Spielregeln finden Sie hier.

Tipp 2: Richtige Kommunikation im Team

Die digitalen Nachrichten nehmen in den meisten Fällen im Homeoffice zu. Deshalb ist es wichtig die Anzahl der verwendeten Kommunikationskanäle gering zu halten. Legen Sie danach fest, in welchen Fällen über den jeweiligen Kanal kommuniziert wird. So könnten Sie die verschiedenen Kommunikationskanäle von Microsoft 365 nutzen:

• E-Mail: Wird für externe Kunden, Lieferanten etc. und Kollegen bzw. Kolleginnen verwendet, die nicht Teil des eigenen Teams sind.
• Chats und Kanäle in Microsoft Teams: Der Hauptanteil der Kommunikation im eigenen Team erfolgt über Teams. Langfristige und dauerhafte Themen werden in den einzelnen Kanälen besprochen. Punktuelle Nachrichten erfolgen über den Chat.
• Telefon: Wird genutzt um dringende Themen zu klären.
• Virtuelle Konferenzen: Die digitalen Konferenzen erfolgen über Teams. Hier werden anstehende Projekte vorbereitet und das Team kann sich untereinander abstimmen.

Tipp 3: Zentrale Dateiablage

Die Dateien sollten in einem Cloud-Speicherort liegen, sodass alle Mitarbeiter Zugriff haben. Durch die zentrale Speicherung in der Cloud haben Sie folgende Vorteile:

• Zentrale Ablage für alle: Somit ist keine Doppelablage oder Versand von Dateien notwendig.
• Automatische Synchronisation von Änderungen und neuen Dokumenten.
• Keine lokale Sicherung bei allen Geräten notwendig.
• Einzelne Dokumente oder Ordner können mit anderen geteilt werden.
• OneDrive und SharePoint erlauben die gemeinsame Bearbeitung von Office Dokumenten von mehreren Mitarbeitern.

Wenn Sie Ihre Projekte in Teams organisieren, ist automatisch eine projektspezifische SharePoint-Dateiablage pro Kanal vorhanden. Der jeweilige Ablagebereich ist in der Kanal-Registerkarte „Dateien“ zu finden.

Die Dort hochgeladenen Dateien stehen allen Teammitgliedern zur Verfügung und werden automatisch synchronisiert. Die Dateien können ebenfalls gemeinsam zur selben Zeit bearbeitet werden. Über den Cloud-Speicherort können Sie Dokumente auch externen Personen zur Verfügung stellen. Am einfachsten verwenden Sie hier SharePoint oder OneDrive im Browser.

Tipp 4: Zugriff auf Dokumentationen

Für die digitale Zusammenarbeit ist es wichtig, dass für die Dokumentation im Team ein zentrales System genutzt wird. Durch ein zentrales System hat jedes Teammitglied automatischer immer die aktuellsten Informationen vorliegen und eine aufwendige Überführung von einzelnen Informationen kann vermieden werden.

Auch hier empfehlen wir dafür Microsoft OneNote, denn Sie können ganz einfach OneNote-Inhalte:

• mit Personen teilen.
• gleichzeitig mit anderen bearbeiten.
• auf jedem Gerät synchronisieren.
• mit einem Klick per E-Mail an externe Personen verschicken.
• bequem auf Änderungen nachverfolgen.

Am einfachsten ist die Zusammenarbeit, indem Sie OneNote in Microsoft Teams integrieren. Dafür müssen Sie in einem Kanal entweder ein neues Notizbuch anlegen oder ein bestehenedes Notizbuch in OneNote für alle Teammitglieder freigeben. Dazu haben wir Ihnen neben dem Blogbeitrag auch ein passendes Video, wie Sie Notizbücher teilen und freigeben können:

OneNote Notizbuch freigeben 

(Dauer 03:35 Minuten)

Tipp 5: Transparente Aufgabensteuerung im Team

Eine Herausforderung im Homeoffice stellt auch die mangelnde Transparenz bezüglich der Aufgaben der einzelnen Teammitglieder dar. In der Regel hat das Team weder die Einsicht noch den Überblick, welche Aufgaben der Einzelne hat und in welcher Bearbeitungsphase sich diese befinden. Eine Lösung hierfür ist eine nachverfolgbare Aufgabensteuerung.

Microsoft 365 hat das perfekte Tool für eine nachverfolgbare Aufgabensteuerung – Microsoft Planner. Dank Planner können Sie

• eine Aufgabenübersicht von Ihrem Team erstellen
• alle Aufgaben des Teams hinzufügen
• eine Transparenz der Aufgaben für das Team schaffen

Dabei ist Microsoft Planner nicht wie eine Aufgabenliste, sondern wie ein Aufgabenboard aufgebaut. Sie können dieses Board auch sortieren. Wir empfehlen die Ansicht „Gruppieren nach Status“. Somit werden die Aufgaben in folgende drei Spalten aufgeteilt:

• Nicht begonnen
• In Arbeit
• Erledigt

Tipp: Um Ihre dezentrale Zusammenarbeit noch mehr zu vereinfachen, können Sie auch Microsoft Planner in Teams integrieren.

Tipp 6: Vertrauensvolle Führung im Homeoffice

Vielen Vorgesetzten fällt es schwer Vertrauen in die Mitarbeiter zu setzen, wenn sie diese bei der Arbeit nicht sehen können. Doch auch Mitarbeiter kämpfen mit vielen Herausforderungen im Homeoffice. Manche fühlen sich bei der Arbeit von zuhause alleingelassen oder kommen bei einzelnen Aufgaben „ins Schwimmen“.

In solchen Situationen spielt die Führung der Mitarbeiter eine noch wichtigere Rolle. Denn auch aus dem Homeoffice lässt sich ein Team unkompliziert führen. Wichtig ist hierbei, dass besonders die gelieferten Ergebnisse zählen und nicht, ob der Mitarbeiter die Zeit vor dem Bildschirm abgesessen ist.  Damit das Führen eines Teams aus dem Homeoffice gelingt, haben wir Ihnen hier ein paar Tipps:

1. Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihr Team: Klären Sie, was jeder einzelne Mitarbeiter braucht. Unterstützen Sie proaktiv Ihr Team bei der Arbeit von zuhause.
2. Erhöhen Sie den Kontakt: Fragen Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig nach Ihrem Befinden, denn jeder geht mit Homeoffice anders um. Achten Sie hierbei auf eine Balance zwischen Kontrolle und Unterstützung.
3. Seien Sie verfügbar: Schaffen und kommunizieren Sie Zeitfenster, in denen sich Ihre Mitarbeiter an Sie wenden können.
4. Sorgen Sie für eine gute Aufgabenübersicht im Team: Organisieren Sie für Ihr Team eine dezentrale Aufgabensteuerung, um die Projekte im Blick zu behalten.
5. Führen Sie über Zielvorgaben, nicht über kontrollierte Anwesenheit: Geben Sie ein Tagespensum und gewisse Wochen- oder Projektziele vor und lassen Sie Ihre Mitarbeiter die Zeit flexibel einteilen. Dabei sollten Sie jedoch die Teamregeln beachten.

Die Vor- und Nachteile von Homeoffice

Das Homeoffice bietet sowohl viele Vor- wie auch Nachteile. Hier finden Sie die Wichtigsten im Überblick:

Fazit: Hybrides Arbeiten ist die beste Lösung!

Homeoffice ist ein sehr umstrittenes Thema. Ist es wirklich sinnvoll? Wenn ja, wie viel Homeoffice ist wirklich effizient? Jeder ist individuell und so ist auch der Anspruch an die Arbeit, das Umfeld und den Arbeitsplatz sehr individuell. Doch die „Abgeschiedenheit“ beziehungswiese „Isolation“ des Arbeitnehmers kann zur Herausforderung werden. Denn den Arbeitnehmern, und auch dem Arbeitgeber, fehlt die Nähe und der Kontakt zum Team. Auch fehlen die kleinen Anerkennungen durch Kollegen, Vorgesetzte etc. für eine gelungene Arbeit.

Aus diesem Grund empfehlen wir ein hybrides Modell. Das bedeutet nicht die ganze Zeit von zuhause aus zu arbeiten, sondern nur gezielt bis zu zwei Tagen in der Woche im Homeoffice zu arbeiten. So haben Sie weiterhin die Vorteile des Homeoffice und entkräften damit die möglichen Nachteile.