Was Unordnung und schlechte Organisation alles kosten kann – und wie die KRD Sicherheitstechnik gründlich aufräumt und so Arbeitsplätze und Abläufe im Büro effizienter macht

Während die Industrie ihre Produktion auf Effizienz trimmt, um im internationalen Wettbewerb bestehen zu können, scheinen in Büros Arbeitsabläufe, Besprechungen oder Ablagen herzlich unstrukturiert zu sein. Zu dem Ergebnis kommt eine Untersuchung der AKAD Hochschule Leipzig mit der Unternehmensberatung Tempus bei 1500 Firmen. Konkret: Aufgrund des gestiegen Kommunikationsbedarfs und ineffizienter Büroorganisation bleiben lediglich drei Tage für produktive Arbeit.

Ausufernde Besprechungen

So verbringen 83 Prozent der Befragten täglich bis zu 30 Prozent ihrer Arbeitszeit in Besprechungen. Doch nicht mal zwei Drittel der vereinbarten to do’s werden in dieser Zeit abgearbeitet. In großen Unternehmen und Konzernen schätzen die Mitarbeiter sogar, dass höchstens zwei Fünftel der Aufgaben erledigt werden. Tempus-Geschäftsführer Jürgen Kurz überrascht das nicht: „Die Erfahrungen aus meiner Beratungspraxis decken sich mit den ermittelten Zahlen.“ In den meisten Unternehmen gäbe es keine Besprechungskultur mit klaren Regeln, die auch eingehalten werden. Dazu gehört für den Praktiker etwa, dass für die Vorbereitung jedes Themas ein Mitarbeiter verantwortlich ist, klar ist, ob etwas noch besprochen werden muss oder schon entscheidungsreif ist, kein Zeitrahmen festgelegt ist oder wie das Thema weiterbehandelt wird.

Daniel Markgraf findet die Ergebnisse besonders fatal, weil der Kommunikationsaufwand ständig wächst. Denn deutsche Firmen punkten mit komplexen und eng verzahnten Dienstleistungen und Waren. Der Leipziger AKAD-Professor: „Ob Kommunikation mit Kunden, interne Absprachen oder Überwachung von Aufgaben – aufsummiert verbringen Bürotätige im Durchschnitt einen Tag pro Woche mit der Bearbeitung von E-Mails und einen weiteren in Besprechungen.“ Jeder Vierte empfände mehr als die Hälfte der empfangenen Mails als unproduktiv. Sogar 60 Prozent der Befragten lesen E-Mails auch außerhalb ihrer Arbeitszeit.

Wenn die Organisation der Produktion hinterherrennt

Vor ähnlichen Problemen stand die KRD Gruppe in Geesthacht bei Lauenburg. In den vergangenen sechs Jahren hat sich die Mitarbeiterzahl des Kunststoffveredlers auf 126 verdoppelt. „In der Produktion haben wir auf Materialeffizienz geachtet und wie wir die Arbeitsprozesse sinnvoll aufeinander abstimmen“, erzählt die kaufmännische Geschäftsführerin Beate Korinna Brammer. In ihrem Unternehmerverbund stieß die Firmenchefin dann auf Jürgen Kurz und sein Buch „Für immer aufgeräumt“ und war begeistert von den vielen Tipps und einer Systematik, wie Schreibtische aufgeräumt bleiben, Kundenmails von jedem Mitarbeiter leicht zu finden sind und auch Arbeitsabläufe vereinheitlicht werden.

Die drei Fragezeichen

Als Verfahrenstechniker war Bernhard Brammer systematisches Agieren selbstverständlich, doch der Techniker in der Familie war zunächst skeptisch, ob die 34 Mitarbeiter in der Verwaltung mitziehen. „Ausmisten“ hieß das Ziel des ersten Workshop-Tages. Dazu stellte der Mitarbeiter von Tempus stets drei Fragen: Brauche ich dich? Bildschirm, Stifte, Telefon selbstverständlich. Auch Unterlagen, die gesetzlich vorgeschrieben sind. Aber die Steuerunterlagen der vergangenen Jahre müssen nicht griffbereit am Arbeitsplatz stehen, sondern können im Keller oder einem Abstellraum gelagert werden. Zweite Frage: Machst du mich glücklich? Das Bild meiner Kinder motiviert mich, aber die Erinnerung an den Betriebsausflug vor zwei Jahren ist inzwischen veraltet. „Es geht nicht darum den Mitarbeitern etwas vorzuschreiben, sondern individuelle Lösungen und gemeinsame Regeln zu finden“, lautet das Credo von Kurz‘ Büro-Kaizen. Dritte Frage: Erleichterst du mein Leben? Etwa Büromaterial, das in den nächsten Monaten gebraucht wird. Klares Jein, momentan steht es im Weg und füllt Schränke, aber irgendwann brauche ich es. „Indem wir die individuellen Materiallager aufgelöst und ein zentrales für alle geschaffen haben, sparen wir aktuell 30 Prozent der Kosten“, schätzt Kauffrau Brammer. Noch mehr landete im Müllcontainer: alte Zeitschriften, längst erledigte Vorgänge und Akten. Jetzt merken die Mitarbeiter, die alle an dem Prozess beteiligt sind: Vollgestellte Räume belasten den Geist. Mit dem gewonnenen Freiraum fühlen sie sich zufriedener.

Sinnvolle Regeln sind besser als keine Regeln

Am zweiten Schulungstag ging es um Regeln. Auf den Straßen selbstverständlich, aber im Emailverkehr „fährt“ jeder nach eigenem Gusto. Mit dem Effekt, dass Urlaub und Krankheit zu längeren Suchzeiten bei den Vertretungen sorgen. Schon im Alltag sollen laut Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation in deutschen Büros zehn Prozent der Arbeitszeit mit der Suche nach Mails und den Unterlagen verloren gehen. Die AKAD-Studie schraubt tägliche Störungen durch Suchzeiten sogar auf 13 Prozent hoch.

Deshalb hat die KRD Gruppe klare Regeln im Umgang und bei der Ablage von Mails geschaffen. Beispielsweise müssen die angeschriebenen Kollegen aktiv werden. Wer dagegen in cc: steht, muss die Informationen nur zur Kenntnis nehmen. In jeder Mail geht es nur um eine Sache und nicht viele unterschiedliche Themen. Außerdem haben die Mitarbeiter eine eindeutige Ordnerstruktur nach Projekten geschaffen. Selbst mit Mails können Ressourcen geschont werden: Statt wie bisher umfangreiche pdf-Dateien mehrfach hin und her zu schicken, die viel Speicherplatz kosten, sind die Dateien jetzt auf dem Server abgelegt und es werden nur noch Links auf die pdfs verschickt.

Statt Widerstand erleben die Brammers viel Begeisterung. Denn bereits zwei der insgesamt fünf Workshops haben viele positive Veränderungen geschaffen. „Es ist noch zu früh dies zu beziffern“, sagt Bernhard Brammer, aber einige Angestellte, die bisher von der Arbeit begraben wurden, tun sich wesentlich leichter oder erreichen sogar mehr. Auch werden Termine nicht mehr übersehen. Die beiden Geschäftsführer sind begeistert, weil die Organisation des schnell gewachsenen Betriebs endlich wieder mit der Produktion mithält. Damit dies so bleibt und die Absprachen im Arbeitsalltag nicht wieder aufweichen, wurden firmenintern zwei Kaizen-Coaches gewählt, die für die kontinuierliche Umsetzung und Einhaltung der getroffenen Vereinbarungen sorgen. „Qualitätsaudits für das Büro werden für die KRD genauso selbstverständlich wie in der Produktion“, sagt Beate Korinna Brammer.

Mehr Infos unter: www.buero-kaizen.de

P.T. Magazin – Der große Kehraus