Frankfurter Rundschau – Papier, Papier, Papier

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Papier, Papier, Papier

von Marcel Miller

Die Digitalisierung schreitet voran, aber wir vertrauen lieber dem Blatt. Die Wirtschaftskolumne.

Im Angesicht voller E-Mail-Postfächer entsteht der Eindruck: Papier war gestern. Das Gegenteil ist der Fall. Laut Digitalverband Bitkom landet das Fax als Kommunikationsform in deutschen Unternehmen noch immer deutlich vor Smartphone, Online-Meetings oder Videokonferenzen.

Dazu kommt das Papier, das jeder Mitarbeiter bedruckt. In den USA sind das 31 Seiten täglich pro Mitarbeiter. Bedenkt man, dass auch in Deutschland 40 Prozent aller Berufstätigen einen Bürojob haben, sind das erschreckende Papierberge. Neben Dienstreisen mit dem Flugzeug sehen die Mitarbeiter selbst beim Papierverbrauch das größte Potenzial, Ressourcen zu schonen. Aber warum wird es in Zeiten der Digitalisierung mehr statt weniger?

Vor allem wenn man eigentlich alles, was man braucht, um Papier zu sparen, auf jedem Office-Rechner findet. Wir halten an der vermeintlichen Sicherheit von Papier fest. Das Vertrauen in Papier ist größer als das in die digitale Übertragung von Informationen, obwohl wir nicht wissen, wo unser Fax am Ende tatsächlich landet. Was auf dem Papier steht, hat Bestand. In der Realität sorgt die Zettelwirtschaft jedoch dafür, dass wir ständig Zeit mit Suchen verschwenden.

Gastwirtschaft: Unsere tägliche Kolumne von Gastautorinnen und Gastautoren im Wirtschaftsteil. Heute: Marcel Miller, Experte für digitale Effizienz im Büro. Zuletzt erschien von ihm das Buch „So geht Büro heute. Erfolgreich arbeiten im digitalen Zeitalter”.

Die Zahlen zeigen deutlich, dass wir so schnell nicht alles Papier aus dem Büro verbannen. Das ist auch gar nicht das Ziel. Wenn Sie ein Aufgabenfeld sehr effizient auf herkömmliche Weise erledigen können, dann ist es nicht sinnvoll, viel Zeit in eine Umstellung auf digitalisierte Prozesse zu investieren. Das eigentliche Ziel ist: effizient zu arbeiten, denn dann schonen wir nicht nur die Umwelt, sondern auch unsere eigenen Ressourcen.

Dafür ist die allerwichtigste Regel, dass alles seinen Platz hat und auf allen Geräten synchronisiert ist. Das könnte vereinfacht so aussehen: Es gibt einen Ort für den Posteingang: Outlook; einen für Termine: den Kalender in Outlook; einen für die Steuerung offener Vorgänge: die Aufgabenliste in Outlook; einen für die Ablage von Informationen, die zu den offenen Vorgängen gehören: OneNote; und einen für die Ablage der Dokumente: OneDrive.

Die Technologie alleine hilft uns nicht, aber deren richtige Nutzung: Sie spart Kosten für das Unternehmen, schont die Umwelt und reduziert persönlichen Stress. Denn wer stets den Überblick behält, braucht keine Angst mehr haben, etwas zu übersehen.

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