Die Ablage im Team

Ablagestrukturen sind nicht für die Ewigkeit. Das ist vergleichbar mit einem Baum. Man weiß nie, in welche Richtung er wächst. So wie man einen Baum trimmen muss, so gilt das auch für die Ablage.

Ich möchte das mal am Beispiel von Büro-Kaizen® verdeutlichen.

Vor ca. 3 Jahren haben wir gestartet, einen Schwerpunkt auf das Thema Online-Marketing zu legen. Ein Ergebnis ist, dass seit dem Start mittlerweile viele Tausend Dateien entstanden sind, die in dem Verzeichnis „Online-Marketing“ abgelegt wurden. Die Struktur war zwar gegeben und auch dokumentiert. Trotzdem ist eine so verzweigte Ablage entstanden, dass die Zugriffszeiten länger wurden.

Außerdem gab es natürlich auch jede Menge mittlerweile veraltete und/oder nicht mehr benötigte Dateien.

Also:

Eine neue Struktur wurde notwendig.

Ausgangspunkt von Ablagestrukturen sind die 2 Kaizen-Prinzipien:

• Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz.
• Such- und Zugriffszeiten müssen unter einer Minute liegen.

Gemeinsam wurde die Struktur gesichtet und gefragt, wie sie denn „richtig“ sein müsste.

Das Ergebnis war, dass aus den 98.400 Dateien hinterher 9.800 Dateien wurden, das heißt eine Reduzierung um 90 %. Aus 2.678 Ordnern wurden 356 Ordner. Das heißt eine Reduzierung um 85 %. Aus 28,1 GB wurden 22,1 GB d.h. eine Reduzierung um nur 22 %.

Achtung:

Speicherplatz ist nicht das Problem. Das Problem ist immer die Struktur und die damit einhergehenden Such-, Aufräum- und Zugriffszeiten.

Ein ganz wichtiger Schritt bei der Reorganisation der Ablagestruktur ist, die Ablagespielregeln zu aktualisieren. Die müssen so eindeutig sein, dass sich auch neue Mitarbeiter, die in die Abteilung kommen, zurechtfinden, ohne dass man ihnen viel erklären muss.

Das ist übrigens ein guter Test für Sie: zeigen Sie jemanden aus einer anderen Abteilung ihre Spielregeln. Wenn die Person damit klarkommt, sind die Spielregeln gut. Wenn nicht, dann ist das auch gut. Dann haben Sie nämlich die Chance, etwas zu verbessern.

Sie wissen ja: Die ständige Verbesserung ist das zentrale Ziel von Kaizen.

Noch ein Extra-Tipp:

Wenn Sie Ihr Ablagesystem neu machen, dann überlegen Sie auch, and welchen Orten Sie und Ihr Team und ob und in welcher Form Externe auf die Dateien zugreifen müssen. Daraus ergibt sich der Speicherort lokal oder in der Cloud.