Microsoft 365 erhält ein neues Freigabeprinzip für Dateien und Ordner. Im Mittelpunkt steht der sogenannte Hero Link.
Was ändert sich mit dem Hero Link?
Bisher können für dieselbe Datei mehrere Freigabelinks mit unterschiedlichen Berechtigungen entstehen. Der Hero Link soll dieses Prinzip vereinfachen: Ein primärer Link bleibt bestehen, während sich seine Zielgruppe bei Bedarf ändern lässt.
Ein Beispiel: Eine Datei wird zunächst nur mit bestimmten Personen geteilt. Später soll sie allen Mitarbeitenden im Unternehmen zur Verfügung stehen. Statt einen neuen Link zu erstellen und zu versenden, können die Berechtigungen des bestehenden Hero Links angepasst werden. Die URL bleibt dabei gleich.
Standardmäßig ist der Hero Link auf „Nur Personen, die der Datei hinzugefügt werden“ eingestellt. Das bedeutet: Der Link allein verschafft keinen zusätzlichen Zugriff. Nur Personen, die bereits für die Datei berechtigt sind, können diese öffnen.
Soweit es die Richtlinien des Unternehmens erlauben, kann die Zielgruppe anschließend erweitert werden, zum Beispiel auf Personen im Unternehmen mit dem Link oder Jeder mit dem Link. Je nach Berechtigung kann außerdem festgelegt werden, ob Inhalte beispielsweise angezeigt oder bearbeitet werden dürfen.
Was passiert mit bestehenden Freigabelinks?
Bereits vorhandene Freigabelinks bleiben weiterhin gültig. Sie werden im neuen Freigabedialog unter „Other links“ angezeigt.
Rollout / Verfügbarkeit
Der Hero Link wird schrittweise für SharePoint und OneDrive eingeführt. Der Rollout hat bereits begonnen und soll bis Ende November 2026 abgeschlossen sein.
