ABC Analyse für besseres Zeitmanagement: So geht’s!

Wer sein Zeitmanagement mit der ABC Analyse verbessert, kann Aufgaben klar priorisieren und spart dadurch wertvolle Zeit. Viele kennen das Gefühl, den ganzen Tag beschäftigt zu sein – und trotzdem bleibt das Wichtigste oft liegen. Laut unserer Arbeitseffizienzstudie mit der AKAD Hochschule Leipzig gehen rund 10 Prozent der Arbeitszeit durch falsche Priorisierung verloren. Es mangelt also nicht an Zeit, sondern daran, wie wir sie einsetzen. In diesem Beitrag zeigen wir, wie Sie mit der ABC Analyse Zeitmanagement auf ein neues Level bringen und endlich Schluss machen mit Chaos, unklaren Absprachen und schlecht strukturierten Tagesplänen.

1. So funktioniert die ABC Analyse für Ihr Zeitmanagement

Die ABC Analyse Zeitmanagement basiert auf dem Pareto-Prinzip – auch bekannt als 80/20-Regel. Diese besagt, dass etwa 20 Prozent des Aufwands häufig 80 Prozent des Ergebnisses liefern. Ein konkretes Beispiel: Mit 20 Prozent Ihrer täglichen Arbeitszeit erledigen Sie rund 80 Prozent Ihrer wichtigsten Aufgaben. Dieses Prinzip zeigt auch: Eine gute 80-Prozent-Lösung, die direkt umgesetzt wird, ist oft wirkungsvoller als eine perfekte Lösung, die immer wieder verschoben wird.

Die ABC Analyse baut auf diesem Gedanken auf. Sie hilft, Aufgaben nach Relevanz zu sortieren und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Ursprünglich stammt sie aus der Materialwirtschaft, wird heute jedoch in vielen Bereichen genutzt – auch im Zeitmanagement. Ob Kunden, Produkte oder To-dos, die Methode ordnet alles in drei Klassen ein:

• A-Aufgaben sind besonders wichtig und wirken sich direkt auf Ihr Ziel aus. Sie sollten sofort erledigt werden.
• B-Aufgaben sind von mittlerer Wichtigkeit und können zur späteren Erledigung eingeplant werden.
• C-Aufgaben haben den geringsten Einfluss und sollten mit minimalem Aufwand bearbeitet oder delegiert werden.

Im Gegensatz zum reinen Pareto-Ansatz geht es bei der ABC Analyse also nicht um feste Prozentzahlen, sondern um eine klare Priorisierung in drei Gruppen. Genau diese Struktur macht sie im Zeitmanagement so wirksam.

Ein häufiger Fehler: Mit der Zeit zusätzliche Kategorien wie D oder E einzuführen. Das verwässert die Methode und bringt Unklarheit. Bleiben Sie bei den drei Kernklassen – so behalten Sie den Überblick, sparen Zeit und steigern ganz nebenbei Ihre Motivation. Denn wer Prioritäten kennt, bleibt im Alltag entspannter und arbeitet fokussierter.

2. Das sind die Vor- und Nachteile der ABC Analyse

Bevor Sie beginnen, sollten Sie sich genau überlegen, in welchen Bereichen Sie eine ABC-Analyse durchführen wollen und ob diese für Ihr Projekt sinnvoll ist.

3. Hilfreiche Tipps im Zusammenhang der ABC Analyse Zeitmanagement

Tipp 1: Aufgaben voneinander unterscheiden

Das ABC Analyse Zeitmanagement beruht auf einem klaren Grundprinzip: Nicht alle Aufgaben sind gleich bedeutsam. Wer seine To-dos nicht nach Relevanz sortiert, verliert schnell den Überblick – und arbeitet am Ende an vielen Dingen, aber selten am Wesentlichen. Ein kurzes Beispiel zur Veranschaulichung:

• Aufgabe 1: Abschluss eines Projekts für den Hauptkunden – Abgabe ist heute.
• Aufgabe 2: Beantwortung einer Anfrage eines Interessenten, der möglicherweise in einem Monat eine Dienstleistung buchen möchte.
• Aufgabe 3: Überarbeitung eines funktionierenden, aber umständlichen Formulars zur Auftragsbearbeitung.

Alle drei Aufgaben haben ihre Berechtigung. Doch in einem arbeitsintensiven Tag stellt sich die entscheidende Frage: Was hat jetzt Priorität?

In unserem Beispiel fällt die Projektabgabe klar in Kategorie A – ein Versäumnis könnte den Kunden kosten. Die Interessentenanfrage ist eine typische B-Aufgabe: wichtig, aber weniger dringend. Die Formularüberarbeitung lässt sich als C-Aufgabe einordnen – sie hat momentan keinen direkten Einfluss auf das Tagesgeschäft.

Diese klare Unterscheidung schafft Fokus. Denn Zeit ist und bleibt eine begrenzte Ressource. Wer seine Aufgaben strategisch priorisiert, arbeitet effizienter, reduziert Stress und trifft bessere Entscheidungen im Arbeitsalltag.

Tipp 2: Das richtige Zeitmanagement etablieren

Nachdem die Aufgaben mithilfe der ABC Analyse im Zeitmanagement in A-, B- und C-Kategorien eingeordnet wurden, stellt sich die nächste Frage: Wie viel Zeit sollte jeder Kategorie idealerweise eingeräumt werden?

Auch hierzu liefert die Methode klare Empfehlungen. In der Praxis zeigt sich jedoch häufig ein anderes Bild: Viele Berufstätige verbringen einen Großteil ihres Tages mit weniger wichtigen Aufgaben – etwa E-Mails, kleinen Abstimmungen oder organisatorischem Kleinkram. A-Aufgaben, also jene mit hoher Priorität, geraten dabei schnell ins Hintertreffen. Um das zu vermeiden, empfiehlt die ABC Analyse folgende Zeitverteilung:

• 65 % Ihrer Arbeitszeit sollten Sie auf A-Aufgaben konzentrieren – sie haben den größten Einfluss auf Ihre Ziele.
• 20 % der Zeit entfallen auf B-Aufgaben – wichtig, aber weniger zeitkritisch.
• 15 % bleiben für C-Aufgaben – meist Routine- oder Unterstützungsaufgaben.

Sollten Sie feststellen, dass diese Aufteilung in der Praxis schwer umzusetzen ist, bietet sich eine Delegation von B- und C-Aufgaben an. So schaffen Sie Raum für das Wesentliche und behalten auch bei hoher Auslastung den Fokus auf die wirklich entscheidenden Themen.

Tipp 3: ABC Methode Zeitmanagement mit Wochenplan

Um den Überblick über anstehende Aufgaben, Projekte etc. zu behalten, empfiehlt sich eine Wochenplanung in Outlook. Mit den entsprechenden QuickSteps können Sie Aufgaben oder Termine direkt aus E-Mails erstellen und in Ihre Planung einbeziehen. Im Zusammenspiel mit dem Outlook-Kalender und der Aufgabenliste können Sie nun alle anstehenden Aufgaben direkt erfassen und nach dem ABC-Analyse Zeitmanagement einplanen.

Tipp 4: Das Mitarbeiter-Potential erkennen und nutzen per ABC-Analyse

Die besten unternehmerischen Ideen nützen nichts, wenn die Mitarbeiter nicht mitziehen. Eine Analyse nach der ABC-Methode kann auch hier hilfreich sein – um schlummernde Potenziale zu erkennen und unmotivierten B- und C-Kandidaten durch Gespräche oder Schulungen neue Perspektiven zu geben. Machen Sie sich regelmäßig Notizen über die Stärken und Schwächen der einzelnen Mitarbeiter, der Büro-Kaizen-Leistungsbeurteilungsbogen für Mitarbeiter bietet dafür eine gute Orientierung.

4. Praxisbeispiel: Aufgaben systematisch priorisieren mit der ABC Analyse in Excel

Je voller die Arbeitswoche, desto schwieriger wird es, den Überblick über Aufgaben, Fristen und Prioritäten zu behalten. Eine Aufgabenliste in Outlook ist ein guter Anfang – doch für eine klarere Struktur empfiehlt es sich, zusätzlich mit einer ABC Analyse in Excel zu arbeiten. Sie hilft Ihnen dabei, Ihre Aufgaben systematisch nach Wichtigkeit zu priorisieren und so Ihr Zeitmanagement gezielt zu verbessern. Wie das funktioniert, zeigt Ihnen diese Schritt-für-Schritt-Anleitung.

1. Notieren Sie zunächst alle anstehenden Aufgaben, entweder für die kommende Woche oder für ein bestimmtes Projekt.
2. Stellen Sie sich nun für jede Aufgabe folgende Fragen: Trägt die Aufgabe direkt zum Ziel, Umsatz oder Ergebnis bei? Hat sie eine Deadline oder direkte Auswirkung auf andere? Oder ist es eher eine „Nebensache“?
3. Teilen Sie nun die Aufgaben in A, B und C Kategorien ein.
4. Optional: Schätzen Sie die ungefähre Zeit, die Sie benötigen. So können Sie die Aufgaben besser planen.

Tipp: Optional können auch Farbcodes (z.B. A = rot, B = orange, C = grün) verwendet werden, um die Aufgaben visuell schneller zu erfassen. Auch das Bündeln von C-Aufgaben (z.B. jeden Freitag) kann helfen, diese nicht zu vergessen und rechtzeitig zu erledigen.

5. Fazit

Mit der ABC Analyse Zeitmanagement schaffen Sie mehr Klarheit in Ihrem Arbeitsalltag und zwar ohne komplizierte Tools oder langes Planen. Wer seine Aufgaben nach Relevanz ordnet, arbeitet gezielter, spart Zeit und reduziert unnötigen Stress. Die Methode ist einfach umzusetzen, lässt sich flexibel anpassen und ergänzt bestehende Systeme wie Outlook ideal. Probieren Sie es aus!

Tipp: Auf unserem Blog haben wir Ihnen weitere Zeitmanagement-Methoden zusammengefasst.