So erstellen Sie einen richtigen Tagesplan: Tipps für Ihre Tagesplanung inkl. kostenlose Vorlage!

Im ersten Moment kann es wie eine Mammutaufgabe erscheinen, einen Tagesplan zu erstellen. Allerdings ist die Tagesplanung ein essenzieller Bestandteil für einen strukturierten Tag. Wir zeigen Ihnen, wie Sie ganz einfach einen Tagesplan erstellen können und geben Ihnen Tipps für Ihre perfekte Tagesplanung (inkl. Download).

1. Warum sollte ich einen Tagesplan erstellen?

Diese Frage stellen sich sicher viele, da mit der Erstellung eines Tagesplans ein gewisser Aufwand verbunden ist. Dabei überwiegen die Vorteile einer Tagesplanung den Aufwand:

• Bessere Koordination des Tagesgeschäfts
• Sie verschafft eine bessere Übersicht über Aufgaben, Projekte und den Tag
• Durch die Zeitplanung haben Sie einen Zeitgewinn
• Einfache Priorisierung der Aufgaben
• Einfache Terminierung und Kontrolle Ihrer Ziele

Eine Tagesplanung muss nicht aufwendig sein. Wir zeigen Ihnen, wie Sie in kurzer Zeit einen Tagesplan erstellen und anwenden können.

2. So könnte Ihr Tagesplan aussehen: Tipps & kostenlose Vorlage zum Downloaden

Achten Sie zunächst darauf, Ihren Tagesplan nicht mit unnötigen Details und Informationen zu überladen. Sie sollten auf einen Blick erkennen können, welche Aufgaben und Termine an diesem Tag anstehen und was Ihre Top-Prioritäten sind.

Diese Informationen sollten auf einen Tagesplan notiert werden:

• Das aktuelle Datum und der Wochentag
• Im beruflichen Kontext: die geplante Arbeitszeit
• Fixe Termine wie Meetings, Verabredungen, Arzttermine oder Deadlines
• Ihre Top-Prioritäten des Tages (max. drei)
• Eine Aufgabenliste mit Aufgaben, die zu erledigen sind, aber nicht zwingend dringend sind
• Ein Notizenfeld

Planen Sie zudem Ihre Pausen mit ein. Das hilft Ihnen, den Tag nicht zu überlasten und den Fokus zu bewahren. Achten Sie auch darauf, Ihre Aufgaben klar zu formulieren. Langfristige Projekte gehören nicht in die Tages-, sondern in die Wochenplanung. Nutzen Sie Zeitblöcke statt einer genauen Minutenplanung, um ständiges Umplanen zu vermeiden und sich besser auf eine Aufgabe zu fokussieren.

Bonustipp: Wenn Sie möchten, können Sie auch einen Tagesabschluss einplanen. Hier können Sie kurz abhaken, was Sie alles erledigt haben und welche Aufgaben Sie auf den nächsten Tag verschieben müssen. Das reduziert den mentalen Ballast für den nächsten Tag und Sie sehen Ihre Erfolge des Tages.

Kostenlose Tagesplan-Vorlage zum Herunterladen

Um Ihnen Zeit zu sparen, können Sie diese Vorlage für einen Tagesplan auch kostenfrei herunterladen. Sie können sie entweder auf dem Tablet ausfüllen oder ausdrucken. Beachten Sie: Die Vorlage ist im A4-Querformat. Klicken Sie einfach mit einem Rechtsklick auf das Bild und wählen Sie „Bild speichern unter…“.

3. Diese Methoden helfen Ihnen bei der Tagesplanung

Um Ihre anstehenden Aufgaben zu priorisieren, zu sichten, den Umfang der Aufgaben einzuschätzen und einfach mit der Bearbeitung der Aufgaben loszulegen, haben wir Ihnen hier die klassischen Methoden für die Tagesplanung kurz zusammengefasst.

Eisenhower-Prinzip: Priorisierung der Aufgaben

Nachdem Sie Ihre Aufgaben aufgeschrieben haben, können Sie anhand der Eisenhower-Matrix Ihre Aufgaben priorisieren. Die Aufgaben können dabei eine der folgenden Kategorien haben:

• Eilig aber unwichtig
• Eilig und wichtig
• Nicht eilig und unwichtig
• Nicht eilig aber wichtig

Somit schaffen Sie sich eine Übersicht, welche Aufgaben Sie in Ihrer Tagesplanung beachten sollten und welche noch bis zum Ende der Woche Zeit haben. In diesem Beitrag finden Sie mehr Informationen zum Eisenhower-Prinzip.

ALPEN-Methode: Effektives Zeitmanagement

Eine weitere Methode um Ihre Tagesplanung zu meistern, ist die ALPEN-Methode. Mit Hilfe dieser Methode lässt sich Ihr Tag innerhalb von wenigen Minuten strukturieren, wodurch Sie Ihr Zeitmanagement effektiv verbessern. Hierbei steht das Wort „ALPEN“ für:

• Aufgaben notieren
• Länge einschätzen
• Pufferzeit einplanen
• Entscheidungen treffen
• Nachkontrolle

Wie diese Methode funktioniert und warum Sie wichtig ist, erfahren Sie in unserem Beitrag „ALPEN-Methode – das effektive Zeitmanagement für jeden Tag“.

Pareto-Prinzip: Die 80-zu-20-Regel

Das Pareto-Prinzip ist eine andere Methode, um Ihre Tagesplanung zu gestalten. Die 80-zu-20-Regel unterstützt Sie dabei in 20 % Ihrer Zeit 80 % der Ergebnisse zu erzielen. Was dieses Prinzip besagt, wie man es anwendet und weitere Beispiele können Sie hier nachlesen.

4. Tipps für eine erfolgreiche Tagesplanung

Mit den folgenden Tipps schaffen Sie es ganz einfach Ihren Tag zu planen, die Übersicht zu behalten sowie Stress und Fehler zu reduzieren.

Tipp Nr. 1: Planen Sie Ihren nächsten Tag am Vorabend

Machen Sie es sich zur Gewohnheit, den nächsten Tag zu planen, bevor Sie das Büro verlassen. Dies dauert nur wenige Minuten. Das Wissen darüber, was Sie am kommenden Tag erwartet, gibt Ihnen Sicherheit. Haben Sie Ihre Tagesplanung am Vortag erledigt, werden Sie am anderen Morgen mit klaren Vorstellungen und gut vorbereitet in den neuen Tag starten.

Tipp Nr. 2: Schätzen Sie den Zeitbedarf und setzen Sie Zeitlimits

Selbst eine ungenaue Schätzung ist bei der Tagesplanung besser als gar keine. Weil Sie den Aufwand meist unterschätzen werden, multiplizieren Sie Ihre Zeit-Schätzung mit 1,5.

Tipp Nr. 3: Verplanen Sie nicht den ganzen Tag (60:40-Regel)

Fassen Sie gleichartige Aktivitäten zu Arbeits- und Zeitblöcken zusammen. Durch das Zusammenfassen von gleichartigen Aufgaben können Sie beim Abarbeiten Zeit sparen und können somit Ihre Effizienz wesentlich steigern.

Tipp Nr. 4: Geben Sie Ihrem Tag eine grobe Struktur

Fassen Sie gleichartige Aktivitäten zu Arbeits- und Zeitblöcken zusammen – bleiben Sie aber flexibel! Durch das Zusammenfassen von gleichartigen Aufgaben können Sie beim Abarbeiten Zeit sparen und können somit Ihre Effizienz wesentlich steigern.

Tipp Nr. 5: Auch mit diesen Tools können Sie Ihren Tag planen

Die Tagesplanung muss nicht immer kompliziert sein, denn mit diesen Tools können Sie ganz einfach und schnell Ihren Tag planen ohne die Übersicht zu verlieren oder wichtige Dinge zu vergessen.

Outlook – mit der Aufgabenliste Ihren Tag planen

• In Outlook haben Sie die Möglichkeit schnell und einfach Aufgaben zu erstellen (auch direkt aus E-Mails heraus), diese zu terminieren und zu priorisieren. In diesem YouTube-Video zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Aufgaben priorisieren und damit Ihre Tagesplanung bewältigen können.

Mit Microsoft To Do kostenlos Ihren Tag unterwegs planen

• Microsoft To Do ist eine kostenlose Anwendung, die Sie sowohl am Computer als auch als App (für Windows 11, iPhone/iPad, Android und Mac) verwenden können. Wenn Sie die neueste Windows Version besitzen ist To Do ebenfalls schon in Outlook (und in Microsoft Teams) integriert. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen die Funktionen von Microsoft To Do und wo Sie die Anwendung herunterladen können.

Erstellen Sie Ihre Tagesplanung mithilfe von KI

• Auch der Microsoft Copilot oder andere KI-Programme können Ihnen bei der Tagesplanung helfen. Geben Sie dazu einfach folgenden Prompt ein:

5. Fazit: Es gibt nicht die perfekte Tagesplanung

Behalten Sie immer im Hinterkopf: Eine perfekte Tagesplanung gibt es nicht. Unvorhersehbare Ereignisse können insbesondere im Berufsleben jederzeit auftreten und Ihre Tagesplanung durcheinanderbringen. Eine Tagesplanung kann jedoch dabei helfen, wichtige Aufgaben im Blick zu behalten und Ihre Zeit effektiv zu nutzen. Wichtig ist, dass Sie die Tagesplanung in einem Tool bzw. System durchführen, damit Sie nicht den Überblick verlieren.