Heimarbeit: So geht effizientes Arbeiten von daheim



Home Office? Home Office! Das Arbeiten von zu Hause ist heute längst keine Ausnahme mehr, sondern kommt dem modernen Verständnis einer beruflichen Tätigkeit entgegen. Heimarbeit birgt aber auch einige Tücken, wie mein heutiger Beitrag verrät. Mit Büro-Kaizen® erkennen Sie diese und räumen sie gleich aus dem Weg.

Was ist das Problem

Die Schwierigkeit von Heimarbeit liegt im Arbeitsumfeld. Denn zu Hause arbeitet es sich einfach anders als im Büro und im direkten Kontakt zu anderen Mitarbeitern. Gerade wenn es darum geht, einen regelmäßigen und flüssigen Informationsaustausch zu gewährleisten, stehen Mitarbeiter mit Heimarbeit vor Schwierigkeiten. Auch an die Organisation täglich fälliger Aufgaben und langfristiger Projekte stellt die Heimarbeit neue Herausforderungen. Zuhause verkommt die Ordnung schnell zu einem unübersichtlichen Chaos und die benötigten Dokumente werden nicht gefunden.

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So funktioniert es

Die gute Nachricht vorweg: Auch Heimarbeit kann sehr strukturiert und effizient ablaufen. Ich verrate Ihnen, worauf Sie besonders achten müssen, um im Home Office erfolgreich und ohne große Zeitverluste arbeiten zu können. Einige wichtige Tipps lesen Sie im Folgenden, weitere hilfreiche Strategien in unserem Onlinekurs "Endlich frei!"

Schritt 1: Informationsfluss bei Heimarbeit sichern

Mit das größte Problem bei Heimarbeit ist der mangelnde Kontakt zu den Kollegen. Oftmals nehmen diejenigen im Home Office nicht an regelmäßigen Besprechungen teil oder haben keinen Zugriff auf wichtige Daten. Genau das müssen Sie ändern, wenn Sie Heimarbeit effizient gestalten möchten. Fangen Sie bei den zentralen Informationssäulen an. Wenn es irgendwie möglich ist, ermöglichen Sie Mitarbeitern die Teilnahme an entscheidenden Besprechungen, während derer alle relevanten Informationen zu aktuellen Projekten kurz zusammengefasst besprochen werden. Sofern möglich, sollten sich auch die Kollegen mit Heimarbeit den Termin des regelmäßigen Jour fixes frei halten. Hier werden entscheidende Weichen gestellt und häufige Nachfragen bei den Teilnehmern der Besprechung im Nachgang entfallen. Sollte ein persönliches Erscheinen nicht möglich sein, lohnt sich die Übermittlung eines kurzen Protokolls an den Kollegen in Heimarbeit.

Schritt 2: Datenzugriff ermöglichen

Sie können sich das Dilemma sicher vorstellen: Ein Mitarbeiter hat sich zu Hause ein professionelles Büro eingerichtet und ist technisch bestens ausgestattet. Aber er kommt nicht an die benötigten Daten, die intern im Betrieb abgelegt wurden. Ohne diesen Zugriff ist die Heimarbeit zum Scheitern verurteilt, denn oftmals brauchen Sie genau hier wichtige Kontaktdaten oder den letzten Bearbeitungsstand zum laufenden Projekt. Legen Sie solche Daten so ab, dass ein externer Zugriff ermöglicht wird. Dies kann beispielsweise mithilfe einer cloudbasierten Lösung geschehen.

Schritt 3: Heimarbeits-Posteingang installieren

Was zunächst merkwürdig klingt, kann dem Unternehmen und Mitarbeitern in Heimarbeit eine Menge Zeit einsparen. Denn oftmals kommen auch die Kollegen, die überwiegend daheim arbeiten zumindest kurz ins Büro, um an Besprechungen teilzunehmen, oder wichtige Dinge persönlich zu klären. Erleichtern Sie hier die Informationsversorgung und richten Sie einen eigenen Posteingang für Heimarbeiter ein. Dieser wird an zentraler Stelle angebracht und dient dazu, die Mitarbeiter in Heimarbeit mit allen relevanten Informationen in Papierform zu versorgen. Ein eigener Schreibtisch ist hierfür nicht nötig. Und selbst wenn keinerlei persönlicher Kontakt stattfindet, hat dieser Posteingang seinen Sinn. In regelmäßigen Abständen können auflaufende Papierdokumente, beispielsweise neue Handlungsanweisen, überarbeitete Organigramme oder Neuigkeiten zu Projekten, gesammelt per Post verschickt werden. Eine absolut übersichtliche Lösung für alle Beteiligten!

Posteingang für Heimarbeit einrichten
Richten Sie einen Posteingang für Mitarbeiter ein, die Heimarbeit betreiben.

Extra-Tipp

Gerade Mitarbeiter im Außendienst sind gefordert, da sie nicht nur beim Kunden, sondern auch im Auto und zusätzlich in Heimarbeit arbeiten. Hier ist ein übersichtliches System für alle verwendeten Dokumente sinnvoll und notwendig. Dies kann z. B. mittels Mappei erfolgen oder mithilfe eines Zeitplanbuchs. Wichtige Tipps für Außendienstmitarbeiter und deren benötigte Grundausstattung habe ich Ihnen in einem separaten Dokument in unserem Downloadbereich zusammengestellt.

Darauf kommt es an

Es kommt darauf an, dass Sie den Überblick behalten und alle Mitarbeiter gleich gut informiert werden und organisiert sind – ob sie nun im Büro des Unternehmens oder in Heimarbeit arbeiten.

Heimarbeit ist mit der richtigen Organisation genauso effizient wie die stationäre Arbeit im Büro. Klick um zu Tweeten

Das bewirkt der Tipp

Die Mitarbeiter arbeiten auf Augenhöhe, da jeder die gleichen Arbeitsgrundlagen hat. Die Heimarbeit wird erleichtert, weil häufiges Nachfragen im Betrieb entfällt – ein absoluter Zugewinn für die gesamte Effizienz des Arbeitsablaufs!

Und Sie?

Welche Erfahrungen haben Sie mit Heimarbeit gemacht? Haben Sie Beratungsbedarf, wie die Arbeit zu Hause in Ihrem Fall konkret optimiert werden könnte? Schreiben Sie mir!





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