ASAP – was hinter der Abkürzung steckt und warum sie im Berufsalltag problematisch sein kann

In diesem Beitrag geht es um die ASAP Bedeutung im Berufsalltag und darum, warum der ständige Ruf nach „as soon as possible“ oft mehr schadet als hilft. Sie erfahren, was die Abkürzung genau bedeutet, wie sie im Arbeitskontext genutzt wird und welche negativen Auswirkungen sie auf Zusammenarbeit und Unternehmenskultur haben kann. Außerdem zeigen wir Ihnen, wie Sie besser mit Dringlichkeit umgehen und klarer kommunizieren können.

1. ASAP – was ist damit eigentlich gemeint?

„ASAP“ ist ein Akronym aus dem Englischen und steht für as soon as possible, was übersetzt so viel heißt wie „so schnell wie möglich“.

Auf den ersten Blick klingt diese Formulierung noch relativ moderat – sie lässt einen gewissen Spielraum. Doch im Arbeitskontext wird „ASAP“ häufig deutlich strenger interpretiert: nicht nur schnell, sondern am besten sofort. In der Praxis heißt das oft „sofort erledigen“ oder sogar „gestern wäre besser gewesen“.

Das erzeugt Druck. Denn wer eine Aufgabe mit dem Vermerk „ASAP“ erhält, hat häufig das Gefühl, alles andere liegenlassen zu müssen, um dieser Aufforderung sofort nachzukommen – unabhängig von tatsächlicher Priorität oder Verfügbarkeit.

• Kurz gesagt: ASAP bedeutet nicht nur, dass etwas zügig erledigt werden soll – es suggeriert, dass bereits Zeit verloren wurde.

2. Wann verwendet man asap im positiven Sinne?

In vielen Unternehmen gilt unausgesprochen: Wer bezahlt oder in der Hierarchie höher steht, hat das letzte Wort – ob Vorgesetzte oder Kunden. Daraus leitet sich oft ein vermeintliches Recht ab, Aufgaben mit dem Zusatz „ASAP“ zu versehen. Doch dieser Anspruch rechtfertigt nicht, Mitarbeitende permanent unter Druck zu setzen.

Natürlich bedeutet gute Zusammenarbeit nicht, dass Aufgaben auf die lange Bank geschoben werden sollten. Effiziente Abläufe sind wichtig. Aber: Zeitdruck führt selten zu hochwertigen, durchdachten oder gar kreativen Ergebnissen. Es gibt allerdings Situationen, in denen „ASAP“ als Handlungsanweisung vollkommen gerechtfertigt ist:

• Ein Beispiel: Der Onlineshop eines Unternehmens ist nicht mehr erreichbar. In einem solchen Fall ist der Handlungsbedarf eindeutig – das Problem muss sofort gelöst werden, um Umsatzverluste zu vermeiden. Hier ist die Dringlichkeit für alle Beteiligten nachvollziehbar.
• Ein weiteres Beispiel: Ein Kundenprojekt steht kurz vor dem Abschluss, und es treten in letzter Minute technische Fehler auf. Auch hier ist es nachvollziehbar, wenn andere Aufgaben zurückgestellt und alle Ressourcen auf die Problemlösung fokussiert werden – möglichst „as soon as possible“.

Das Problem liegt also nicht im Begriff „ASAP“ selbst, sondern in seiner gedankenlosen Nutzung. Viele Führungskräfte setzen reflexartig auf Tempo – nicht auf Qualität. Entscheidungen werden primär unter Zeitdruck getroffen, statt unter strategischen oder inhaltlichen Gesichtspunkten. Und genau das schwächt nicht nur die Qualität, sondern auch das Vertrauen im Team.

3. Kann „as soon as possible“ der Unternehmenskultur schaden?

Kurz gesagt: ja – zumindest dann, wenn „ASAP“ ständig und unreflektiert verwendet wird. Im Folgenden zeigen wir fünf typische Folgen, die bei einem inflationären Gebrauch auftreten können:

1. ASAP erzeugt Stress: Wird eine Aufgabe mit „ASAP“ versehen, entsteht sofort Druck. Zeit zum Nachdenken oder zur Planung bleibt kaum. Mitarbeitende arbeiten unter Hochspannung – und das nicht selten dauerhaft. Diese Überlastung kann zu psychischer Erschöpfung und langfristig sogar zu Burnout führen.
2. ASAP unterbricht effizientes Arbeiten: Viele Führungskräfte gehen davon aus, dass „ASAP“-Anweisungen die Produktivität steigern. Tatsächlich bewirken sie oft das Gegenteil: Mitarbeitende müssen ihre aktuelle Aufgabe unterbrechen, verlieren den Fokus und benötigen zusätzliche Zeit, um sich in das neue Thema einzuarbeiten. Die Folge: Zeitverluste und sinkende Effizienz.
3. ASAP kann die Qualität senken: Dringlichkeit geht häufig zulasten der Sorgfalt. Unter Zeitdruck bleibt wenig Raum für gründliches Arbeiten, sorgfältige Kontrolle oder kreative Lösungen. Die Ergebnisse sind oft fehleranfällig und unter dem Qualitätsniveau, das eigentlich möglich wäre.
4. ASAP stört Abläufe und verursacht Chaos: Wird eine ASAP-Anweisung spontan in laufende Prozesse eingeschleust, bringt sie bestehende Abläufe durcheinander. Teams müssen umplanen, Projekte verzögern sich, Fristen werden nicht eingehalten. Im schlimmsten Fall führt das zu Überstunden, Unzufriedenheit – und einem völligen Verlust an Struktur.
5. ASAP verzerrt Prioritäten: Zwar scheint „ASAP“ auf den ersten Blick eine neue Priorität zu setzen. Doch wenn jede Aufgabe als „dringend“ behandelt wird, verschwimmen die Grenzen zwischen wichtig und wirklich dringend. Strategische Planung wird erschwert, und langfristige Ziele bleiben auf der Strecke.

4. Wie Sie mit ASAP-Anweisungen souverän umgehen

Eine Arbeitswelt ganz ohne ASAP-Vorgaben ist unrealistisch und wie gezeigt, gibt es Situationen, in denen sie berechtigt sind. Problematisch wird es jedoch, wenn Vorgesetzte oder Kunden regelmäßig mit „as soon as possible“ arbeiten. Denn dann entsteht ein permanenter Druck, den nur Sie selbst aktiv regulieren können. Ohne klare Kommunikation gerät man schnell in einen permanenten Wettlauf gegen die Zeit. Deshalb unser Tipp:

• Klare Rückmeldung geben: Reagieren Sie auf ASAP-Anweisungen mit einer realistischen Einschätzung des Zeitbedarfs. Zeigen Sie Verständnis für das Anliegen. Betonen Sie gleichzeitig, wie viel Zeit Sie benötigen, um die Aufgabe sorgfältig zu bearbeiten. Weisen Sie, wenn möglich, auch auf potenzielle Qualitätsverluste hin, die durch übermäßige Eile entstehen könnten. So setzen Sie ein klares Zeichen: Dringlichkeit darf nicht zulasten des Ergebnisses gehen.
• Den realistischen Rahmen nutzen: Wenn Ihnen wenig Zeit zur Verfügung steht, erledigen Sie, was in diesem Zeitraum möglich ist – nicht mehr. „As soon as possible“ bedeutet nicht „vollständig und perfekt“, sondern „so bald wie realistisch“. Kommunizieren Sie offen, wenn der Zeitraum z. B. zu kurz ist, um ein komplexes Dokument sorgfältig zu überarbeiten. Dieser transparente Umgang hat oft einen positiven Effekt: Beim nächsten Mal werden Fristen realistischer gesetzt.
• Eigene Kommunikationsmuster hinterfragen: Reflektieren Sie Ihr eigenes Verhalten: Wie oft erwarten Sie selbst eine schnelle Reaktion von Kolleginnen und Kollegen? Fordern Sie häufiger kurzfristige Unterstützung per E-Mail, Chat oder Anruf? Falls ja, lohnt es sich, selbst mit gutem Beispiel voranzugehen und bewusst Zeitfenster einzuräumen. So fördern Sie ein Arbeitsklima, in dem echte Dringlichkeit von bloßer Ungeduld unterschieden wird.

5. Wenn die Bürosprache zum Problem wird

Nicht nur die Abkürzung ASAP wird häufig in E-Mails oder Aufträgen verwendet. In der Bürosprache gibt es auch noch weitere Abkürzungen, die Sie auf jeden Fall kennen sollten um Missverständnisse zu vermeiden:

→ FYI: Was steckt hinter dieser Abkürzung?
→ EOM im Betreff: Was bedeutet diese E-Mail-Abkürzung?
→ z.Hd. (zu Händen): So verwenden Sie die Abkürzung richtig.
→ Bürosprache Codes: Was sich dahinter verbirgt.