In 7 Schritten zum perfekten Wochenplan: Digital und analog Termine und Aufgaben entspannt planen

Ein Wochenplan hilft Ihnen, alle Ihre Aufgaben und Termine auf einen Blick zu erfassen. Das reduziert Stress und steigert Ihre Produktivität. In diesem Blogbeitrag erläutern wir Ihnen, wie Sie einen Wochenplan erstellen, welche Vorlagen Sie nutzen können und was Sie sonst noch beachten müssen.

1. Die Vorteile einer guten Wochenplanung

Ein Wochenplan hilft Ihnen, Zeitfenster für Termine und Aufgaben übersichtlich zu erfassen und bietet Ihnen so einen guten Überblick über die anstehende Woche. Auf diese Weise wissen Sie für jeden Tag der Woche, welche Aufgaben relevant sind und wo noch Raum für zusätzliche Erledigungen vorhanden ist. Durch die Priorisierung der Aufgaben können Sie sich zudem auf das Wesentliche konzentrieren, was zu mehr Effizienz führt.

2. In nur 7 Schritten zum perfekten Wochenplan

Aller Anfang ist schwer. Wir zeigen Ihnen in sieben Schritten, wie Sie Ihren Wochenplan einfach und effizient aufstellen können:

2.1 Das richtige System finden: Digital oder Analog?

Zunächst sollten Sie sich entscheiden, ob Sie Ihren Wochenplan lieber mithilfe eines modernen digitalen Kalenders oder ganz klassisch analog erstellen möchten.

Die beliebteste Variante des digitalen Zeitplaners ist Microsoft Outlook. Das kostenlose Tool ist in vielen Office-Paketen enthalten oder kann separat aus dem Internet geladen werden. Outlook wird von den meisten Büroangestellten für die Verwaltung von E-Mails und Terminen genutzt. Doch es bietet auch eine Termin- und Aufgabenliste, mit der Sie in kürzester Zeit einen Wochenplan erstellen können. Da Outlook in vielen Büros standardmäßig genutzt wird, können Sie außerdem Teile des Kalenders für andere Teammitglieder freigeben. Damit erleichtern Sie die Planung gemeinsamer Termine.

Die Planung mit Outlook hat zudem wesentliche Vorteile: Zum einen können Sie es von jedem Gerät aus nutzen. Aufgaben und Termine lassen sich beliebig oft nach verschiedenen Kriterien ordnen. Diese Vorteile erleichtern die Übersicht, solange der Akku reicht und eine funktionierende Internetverbindung besteht.

Beim klassischen Zeitplanbuch sind Sie dagegen nicht von Stromquellen oder dem Internet abhängig, um auf Ihre Termine zugreifen zu können. Wenn Sie sich über Jahre hinweg ein funktionierendes System mit dem Zeitplanbuch erarbeitet haben, möchten Sie sich vielleicht auch nicht umstellen.

• Unser Tipp: Entscheiden Sie sich für eine einzige Methode, anstatt zwischen mehreren zu wechseln. So können Sie sicher sein, dass Sie immer die aktuelle Variante des Wochenplans vor sich haben.

2.2 Wochenplan Vorlage nutzen

Um nicht jede Woche einen neuen Wochenplan erstellen zu müssen, empfiehlt es sich, eine Vorlage zu erstellen. Das geht entweder am Computer mit Excel oder Word oder per Hand auf einem Blatt Papier, das Sie für jede Woche kopieren.

Die Vorlage sollte je eine Spalte für jeden Wochentag sowie eine Zeitleiste für Ihre Arbeitsstunden enthalten. Planen Sie für die Einträge genug Platz ein, damit Sie alle Termine und Aufgaben ohne Zeitdruck erledigen können. Sie können auch mit Farben und Symbolen arbeiten – alles, was Ihnen beim Visualisieren hilft, ist erlaubt.

• Alternativ können Sie Ihre Aufgaben auch mit der Personal Kanban-Methode planen. Dabei werden alle anstehenden Projekte und Aufgaben auf einem Board visualisiert.
• Nutzen Sie gerne auch unsere Vorlage für die Wochenplanung:

2.3 Termine und Aufgaben richtig erfassen

Nehmen Sie sich einmal pro Woche bewusst Zeit für Ihre Wochenplanung – idealerweise immer am gleichen Tag und zur gleichen Uhrzeit, zum Beispiel am Freitagnachmittag, Sonntagabend oder Montagmorgen. Wichtig ist, dass Sie eine feste Routine entwickeln. Werfen Sie einen Blick in Ihren Kalender: Welche Termine stehen in der kommenden Woche an? Gibt es Termine, die verschoben, gestrichen oder neu eingeplant werden müssen?

Übertragen Sie anschließend alle relevanten Termine und Aufgaben in Ihren Wochenplan. Arbeiten Sie dabei mit einfachen Symbolen, das sorgt für mehr Übersicht und hilft dem Kopf, sich besser zu orientieren.

Aus Ihrer Aufgabenübersicht wählen Sie nun gezielt die Punkte aus, die Sie angehen oder fortsetzen möchten. Wenn Sie Ihre Aufgaben vorher nach Priorität sortiert haben, fällt Ihnen die Auswahl deutlich leichter und auch unangenehme Aufgaben geraten nicht in Vergessenheit.

Achten Sie außerdem bewusst auf den Unterschied zwischen Terminen und Aufgaben:

• Termine haben ein festes Zeitfenster, zum Beispiel ein Meeting am 4. Mai von 14 bis 16 Uhr.
• Aufgaben hingegen haben eine Fälligkeit, sind aber flexibel einteilbar, wie etwa eine Präsentation, die bis zum 4. Mai um 12 Uhr fertig sein muss.

2.4 Führen Sie einen Wochenabschluss durch

Ein fester Wochenabschluss ist ein wichtiger Bestandteil jeder guten Planung. Nehmen Sie sich am Ende der Woche ein paar Minuten Zeit, um Ihre Kalendereinträge und Aufgabenliste durchzugehen. Was erledigt ist, streichen Sie ab – das gibt ein gutes Gefühl. Was noch offen ist und wirklich wichtig bleibt, übertragen Sie in die kommende Woche. Prüfen Sie dabei kritisch: Gibt es Aufgaben, die gestrichen werden können, weil andere dringlicher oder sinnvoller sind?

Erinnern Sie sich: Es wird nie genug Zeit geben, um alles zu erledigen, was theoretisch machbar wäre. Deshalb braucht es klare Entscheidungen. Seien Sie mutig und konsequent. Wenn Aufgaben über mehrere Wochen immer wieder auf Ihrer Liste stehen, aber nie umgesetzt werden, dann ist das oft ein Zeichen dafür, dass sie nicht wirklich Priorität haben. In solchen Fällen: lieber streichen als dauerhaft vor sich herschieben.

Ein zusätzlicher, oft vergessener Punkt beim Wochenabschluss: Werfen Sie auch einen Blick auf Ihre Jahresziele. Haben Sie in der vergangenen Woche daran gearbeitet? Ist in der nächsten Woche Zeit dafür eingeplant? Fragen Sie sich: Was kann ich konkret verbessern, um diesen Zielen näherzukommen? So stellen Sie sicher, dass Sie nicht nur operativ beschäftigt sind, sondern sich auch strategisch weiterentwickeln.

2.5 Tipps & Methoden, wie Sie Ihre Aufgaben priorisieren können

Könnten Sie sofort mit allen Aufgaben auf Ihrer Liste beginnen, wenn Sie diese durchgehen? Es ist nicht immer leicht, Aufgaben zu priorisieren. Denn manche Aufgaben sind dringend, andere sind wichtig und wieder andere erfüllen keines der beiden Kriterien.

Die Eisenhower-Matrix ist dabei ein einfaches Werkzeug zur Priorisierung von Aufgaben anhand von zwei Kriterien: Wichtigkeit und Dringlichkeit.

• Dabei werden alle Aufgaben in vier Kategorien aufgeteilt. Was wichtig und dringend ist, sollte sofort selbst erledigt werden. Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind, plant man für später ein. Dinge, die dringend, aber nicht wichtig sind, können delegiert werden. Alles, was weder dringend noch wichtig ist, kann man getrost streichen.
• Diese Methode hilft dabei, den Fokus auf wirklich relevante Aufgaben zu richten und sich nicht in Kleinkram zu verlieren.

Eine weitere hilfreiche Methode zur Aufgabenplanung ist die Ivy-Lee-Methode. Diese Methode hilft, den Fokus zu behalten und produktiver zu arbeiten.

• Am Ende jedes Arbeitstages notieren Sie die sechs wichtigsten Aufgaben für den nächsten Tag und ordnen sie nach Priorität. Am folgenden Tag beginnen Sie mit der obersten Aufgabe und arbeiten sie vollständig ab, bevor Sie zur nächsten übergehen. Nicht erledigte Aufgaben werden auf die Liste für den nächsten Tag übertragen.

Diese Methode fördert Klarheit, reduziert Ablenkungen und hilft, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Sie ist besonders nützlich für alle, die ihre Produktivität steigern und ihre Zeit effizienter nutzen möchten.

2.6  Planen Sie die Maßnahmen aus den Jahreszielen ein

Jahresziele sind oft größere Vorhaben, die in kleinere, umsetzbare Schritte aufgeteilt werden müssen. Überlegen Sie deshalb regelmäßig: Welche konkreten Maßnahmen möchte oder kann ich in der kommenden Woche angehen? Und: Müssen meine Jahresziele vielleicht angepasst oder neu justiert werden?

2.7 Die richtige Zeitplanung

Eine richtige Zeiteinteilung der Aufgaben ist die Grundlage dafür, dass genügend Zeit für Arbeit, Freizeit und Erholung bleibt. So verringern Sie das Risiko, Aufgaben zu vergessen und anschließend in Stress zu geraten.

Damit Ihr Wochenplan wirklich Orientierung bietet, ist ein realistisches Zeitbudget entscheidend. Schätzen Sie für jede Aufgabe oder jeden Termin die Dauer und rechnen Sie sicherheitshalber 50 % extra ein. Aus einer geschätzten Stunde werden so 1,5 Stunden. So schaffen Sie bewusst Pufferzeiten für unvorhergesehene Ereignisse und bleiben flexibel.

Wenn Sie jeder Aktivität von Anfang an ein Zeitfenster zuweisen, behalten Sie den Überblick über Ihre verfügbare Zeit. So sehen Sie auf einen Blick, wann kurzfristige Anfragen reinpassen und wann nicht. Das hilft, Überlastung zu vermeiden und klare Grenzen zu setzen.

Wenn Sie Probleme damit haben, Aufgaben realistisch einzuplanen, können Ihnen bestimmte Zeitmanagement-Methoden dabei helfen. In unserem Blogbeitrag „Die 7 besten Zeitmanagement-Methoden für effizientes Arbeiten” stellen wir Ihnen die besten Methoden vor.

3. Zusatztipps zum Wochenplan und Video-Tutorial

Wenn es Aufgaben gibt, die Sie von Woche zu Woche verschieben, hat das verschiedene Gründe. Analysieren Sie Ihren Wochenplan unter folgenden Gesichtspunkten:

• Sind die Aufgaben zu kleinschrittig formuliert, sodass sich zu viele einzelne Aufgaben ergeben? → Fassen Sie mehrere Aufgaben unter einem Titel zusammen. Tragen Sie höchstens 50 Aufgaben in Ihren Wochenplan ein.
• Geht der Blick zu weit in die Zukunft, sodass der Wochenplan mehrere Wochen im Voraus umfasst? Planen Sie bewusst nur die kommende Woche, falls nichts anderes erforderlich ist.
• Haben Sie dauerhaft zu viele Aufgaben, sodass Ihr Wochenplan übervoll ist und Sie sich überfordert fühlen? → Aufgaben streichen oder delegieren, Unterstützung anfordern. Akzeptieren Sie gegebenenfalls auch längere Arbeitszeiten.

Video-Tutorial: 📅 Mein Workflow: WOCHENplanung mit Outlook!

(Dauer: 17:06 Minuten)

Inhalt des Videos:

1. Einleitung 00:00
2. Jahresplanung herunterbrechen 00:22
3. Termin-Aufgaben Ansicht in Outlook 01:28
4. Checkliste Wochenplanung 02:40
5. Neue Woche planen 04:18
6. Es gibt immer mehr Arbeit als Zeit 13:06
7. Feste Routine: Wochenplanung am Sonntag 14:46