Welche kostenlosen Scanner-Apps für Smartphones und Tablets (iPhones und Android-Geräte) eignen sich am besten für den beruflichen Einsatz im Büro und im Außendienst? Also für das Einscannen von Text-Dokumenten, PDFs, Visitenkarten, Tabellen, Formularen, Whiteboards, Flipcharts, Kassenbons, Belege & Co? In dem folgenden Büro-Kaizen-Beitrag erfahren Sie, worauf Sie bei der Wahl der passenden Scanner-App unbedingt achten sollten, inklusive unserer eigenen Tipp-Empfehlung und der dazugehörigen Anleitung!

Inhaltsverzeichnis

1. Was soll Ihre künftige kostenlose Scanner-App überhaupt scannen?

Es gibt hunderte unterschiedliche Scanner-Apps für die verschiedensten Anwendungsbereiche. Und diese machen nicht einfach nur ein Foto von dem einzuscannenden Objekt. Zwar nutzen alle Scanner-Apps die integrierte Kamera des Smartphones oder Tablets, die spezielle Software der jeweiligen Scanner-App stellt dann jedoch, je nach Anwendungsfall, ganz unterschiedliche Bearbeitungsfunktionen zur Verfügung. Zum Beispiel für das Erkennen von QR-Codes, für die Text- und Zeichenerkennung in Dokumenten und Bildern oder für das Identifizieren von Pflanzen, Insekten, und Pilzen. Überlegen Sie sich daher genau, wofür Sie die kostenlose Scanner-App benötigen und suchen Sie dann auch explizit nach dieser Scanner-Kategorie. Folgende Schlagworte können Ihnen dabei helfen.

Büro/Business/Office: Kostenlose Scanner-App mit Texterkennung für Dokumente, PDF-Dateien, Formulare, Tabellen, Visitenkarten, Whiteboards, Notizen, Tafeln, Flipcharts etc.
Privat: Kostenlose Scanner-App für Fotos, Bilder, Dias, Negative, etc.
Umwelt: Kostenlose Scanner-App für Pflanzen, Insekten, Unkraut, Pilze etc.
Gesundheit: Kostenlose Scanner-App für Hautkrebs, Kalorien, Lebensmittel etc.

Tipp: Suchen Sie daher im App Store Ihres Anbieters (Apple, Android) nicht einfach nur nach „Scanner App kostenlos“, sondern gezielt nach dem Handyscanner, den Sie auch wirklich benötigen. Also zum Beispiel „Scanner App Dokumente“, „Scanner App Pflanzen“ oder „Scanner App Hautkrebs“.

2. Mittlerweile ist jedes Handy & Tablet von Haus aus ein kleiner Scanner!

Die Zeiten sind vorbei, in denen man sich einen extra QR-Code-Scanner, Barcode-Scanner oder eine Foto-Scanner-App herunterladen musste. Diese sind von Apple und Samsung bis Huawei und Nokia in nahezu allen modernen Smartphones und Tablets ab Werk vorhanden und vorinstalliert – und können von Jahr zu Jahr mehr.

Suchen Sie daher zunächst auf Ihrem Endgerät nach verfügbaren Scanner-Apps, die von Haus aus (und damit kostenlos) mit an Bord sind, zum Beispiel in der vorinstallierten Kamera-App.
Falls Sie diese nicht direkt auf Ihrem Handy finden, dann suchen Sie online per Suchmaschine nach Ihrem Gerät, Betriebssystem und der gewünschten Scanner-Funktion.

3. Vorsicht vor Sicherheitsrisiken bei kostenlosen Scanner-Apps!

Kostenlose mobile Apps sind allgemein ein beliebtes Mittel für Hacker, um ihre Schadsoftware darin zu verstecken und diese massenhaft zu verbreiten. Kostenlose Apps, die einen hohen Nutzwert und eine einfache Handhabung bieten, ziehen dabei besonders viele Nutzer an. Und ohne eine finanzielle Hürde (Kosten) werden diese auch viel häufiger und meist auch ohne gründliche Überprüfung heruntergeladen. Die dadurch verteilte Malware ist so unterschiedlich wie die Interessen ihrer Hintermänner.

Die am häufigsten von Malware betroffenen Mobile-App-Kategorien: Kostenlose Taschenlampen-Apps, Notizen-Apps, Scanner-Apps, Wetter-Apps, Spiele-Apps, VPN-Apps (virtuelle private Netzwerke), Musik-Apps, Foto- und Video-Editoren.
Die am häufigsten vorkommenden Malware-Arten in Mobile-Apps: Adware und Malwaretising (unerwünschte sowie bösartige Werbung), Spyware (Tracking und Datendiebstahl), Banking-Trojaner (Abgreifen von Finanzdaten), Ransomware (Verschlüsselungssoftware für Erpressungen), Trojaner (Backdoors, Systemzugriff) und Phishing-Apps (Stehlen von Zugangsdaten).
Aber nicht jede bösartige App stammt auch von bösartigen Entwicklern: Hackern gelingt es immer wieder, an sich legitime („gutartige“) Software für ihre Zwecke zu unterwandern, indem sie den Schadcode in die Lieferkette der Softwareentwicklung einschleusen. Folgende Beispiele verdeutlichen das Sicherheitsrisiko.

Beispiel 1: Diese legitimen Scanner-Apps wurden von Malware unentdeckt „gekapert“

Beispiel 2: Kostenlose Scanner-Apps werden extra für die Malware-Verteilung entwickelt

Ein prominentes Beispiel für das Kapern legitimer Anwendungen durch Hacker ist die kostenlose Handy-Scanner-App „CamScanner“, in der 2019 der Trojaner Necro entdeckt wurde. Zu diesem Zeitpunkt war die Anwendung eine der beliebtesten kostenlosen Scanner-Apps und bereits über 100 Millionen Mal heruntergeladen worden!
Offenbar war der Schadcode unbemerkt über eine Werbe-SDK-Bibliothek eines Drittanbieter in die App gelangt. Die Entwickler von CamScanner haben jedoch schnell reagiert und die Malware nach ihrer Entdeckung umgehend aus der App entfernt.
CamScanner ist dabei kein Einzelfall, ganz ähnlich erging es einer Reihe weiterer Scanner-Apps (siehe Liste unten). In den meisten Fällen wurde die eingeschleuste Malware nach der Entdeckung rasch per Update entfernt und zudem die internen Sicherheitsüberprüfungen verstärkt, um das Vertrauen wiederherzustellen.

Einige kostenlose Mobil-Apps werden jedoch von Anfang an für illegitime Ziele entwickelt, wie zum Beispiel die beiden Apps „Barcode Scanner“ oder „QR Code & Barcode – Scanner“.
Beide Scanner-Apps wurden zunächst ganz harmlos ohne Schadcode im App Store angeboten. Der Barcode Scanner (über 10. Mio. Downloads) lud erst via eines Updates die Malware nach. Der QR Code & Barcode – Scanner (über 10.000 Downloads) forderte die Nutzer hingegen zu einer weiteren Installation auf, die dann allerdings den Banking-Trojaner TeaBot als bösartige Nutzlast herunterlud.

In diesen beliebten Scanner-Apps wurde die unbemerkt eingeschleuste Malware entfernt

Barcode Scanner Lite
CamScanner
Doc Scanner Pro
Free QR Scanner
Kostenloser QR-Code-Scan
Mobile Scanner App
Pro PDF Scanner
QR-Code/Barcode
QR Code Reader
Smart Scanner

Diese kostenlosen Scanner-Apps dienten vermutlich gezielt der Malware-Verbreitung

Barcode Scanner
Document Scanner
Mini PDF Scanner
QR Code & Barcode – Scanner
Quick Scanner
Simple Note Scanner
Unicc QR Scanner
Universal PDF Scanner

Fazit: Wir empfehlen Scanner-Apps immer nur von vertrauenswürdigen Herstellern und Quellen herunterzuladen

Die Beispiele zeigen einerseits, dass auch legitime Software unbemerkt Malware enthalten kann. (Allgemein gilt: Je günstiger die Entwicklung, desto mehr vorgefertigte Low-Cost-Bausteine von Drittanbietern werden genutzt, desto weniger Zeit steht für die Prüfung bereit und desto höher ist auch das Sicherheitsrisiko.) Anderseits verdeutlichen die Beispiele auch, dass es Hackern immer wieder gelingt, ihre Malware so geschickt zu verstecken, dass es diese an den Sicherheitsüberprüfungen von Googles Play Store und Apples App Store vorbeischaffen.

Daher sollte man als Nutzer stets vorsichtig sein und nur Apps von vertrauenswürdigen Herstellern und aus vertrauenswürdigen Quellen herunterladen.
Das gilt ganz besonders für alle Endgeräte, mit denen Sie – selbst wenn nur gelegentlich – auf Ihr Unternehmensnetzwerk zugreifen (z. B. Dienstgerät, Dual-Use oder Bring your own device).
Gewähren Sie zudem heruntergeladenen Apps immer auch nur die Berechtigungen, die diese für das Ausüben ihrer Funktionen zwingend benötigen.

4. All-in-One – nutzen Sie proaktiv die Vorteile des „Vendor Lock-in“ Effekts

Sie speichern Ihre Daten in der Google-Cloud, teilen Ihre Dateien via Google Drive und nutzen Google Workspace als Bürosoftware? Dann ist die kostenlose Scanner-App „Google Lens“ für Sie ideal. Ähnlich sieht es mit der kostenlosen Scanner-App „Adobe Scan“ aus, falls Sie beruflich bereits eng an den PDF-Erfinder Adobe gebunden sind. Und wenn Sie bereits die Bürosoftware-Suite Microsoft 365 oder Office 365 nutzen, dann bietet Ihnen die kostenlose Scanfunktion in OneDrive und OneNote viele weitere handfeste Vorteile. Der Grund liegt in dem sogenannten „Vendor Lock-in“ Effekt.

Die genannten Scanner-Apps fügen sich optimal in das Ökosystem des jeweiligen Anbieters ein. Diese nahtlose Integration vermeidet nicht nur Inkompatibilitäten, sondern ermöglicht zudem zahlreiche Synergien mit den anderen Apps desselben Ökosystems.
So können Sie zum Beispiel mit der Scanfunktion in OneDrive und OneNote ausgedruckte Papierdokumente einscannen und bearbeiten.
Wenn Geräte- und Software-Hersteller ihre Produkte so designen, dass sie die Nutzer immer stärker an ihr eigenes Ökosystem binden, spricht man von dem sogenannten „Vendor Lock-in“ Effekt. Ein Effekt mit Vor- und Nachteilen.
Da man aber sowieso eine Bürosoftware-Suite im Unternehmen benötigt, können Sie sich auch gleich die „dazugehörige“ kostenlose Scanner-App desselben Herstellers holen – solange, bis Sie das gesamte Ökosystem auf einmal wechseln.

Mit dem Vendor Lock-In Effekt binden Hersteller Ihre Nutzer an das eigene Ökosystem.

5. Scannen in Microsoft 365 mit OneDrive und OneNote

Microsoft Lens (ehemals Office Lens) war lange die beliebte Scanner-App für iOS und Android. Ab 15. Dezember 2025 wird die App eingestellt, neue Scans sind dann nicht mehr möglich. Die gute Nachricht: Die Scan-Funktion bleibt erhalten – jetzt direkt in den Microsoft-Apps OneDrive und OneNote.

Die integrierten Scan-Funktionen bieten weiterhin praktische Vorteile: Dokumente, Whiteboards und Fotos werden automatisch zugeschnitten und perspektivisch korrigiert. Zudem können Nutzer Text aus Bildern extrahieren und durchsuchen (OCR), was die Weiterbearbeitung erleichtert. Alle Scans werden sicher in der Microsoft-Cloud gespeichert, sodass Compliance und Datenschutz nach Microsoft-Standards gewährleistet sind.

Tipp: Wer bisher Microsoft Lens genutzt hat, sollte jetzt auf die Scan-Funktionen in OneDrive und OneNote umsteigen.

Was kann die Scan-Funktion in OneDrive und OneNote?

Automatische Bildoptimierung: Dokumente, Whiteboards und Fotos werden automatisch zugeschnitten und perspektivisch korrigiert.
Manuelle Bearbeitung: Zuschneiden, Drehen und Löschen sind möglich. Filter und Hintergrundentfernung sind jedoch eingeschränkt.
Texterkennung (OCR): Text aus Bildern kann extrahiert und durchsucht werden – in OneNote manuell, in OneDrive über Workflows oder Copilot.
Belege scannen & teilen: Quittungen und Dokumente lassen sich direkt in OneDrive speichern und einfach teilen.
Plastischer Reader: In OneNote verfügbar, um Texte vorlesen zu lassen.

Was fehlt im Vergleich zu Microsoft Lens?