Gibt´s ein Problem? Nicht mit uns!




„Ein Problem” ist in unserem Kulturkreis nach wie vor negativ behaftet. Es wird als Ärgernis und Schwierigkeit gesehen, das reibungslosen Prozessen im Weg steht. Doch ein Problem liegt im Auge des Betrachters. Tatsächlich zeigen uns Probleme Schwachstellen, Optimierungsbedarfe und Verbesserungspotenziale – sie sind wichtig. Schwierig wird es erst, wenn man diese Signalwirkung ignoriert und wartet, bis die Prozesse zum Erliegen gekommen sind. Ob ein Problem zur Schwierigkeit wird, liegt in Ihrem Handeln. Sie müssen die Lösung nur rechtzeitig finden und Ihre Ressourcen effektiv nutzen. Alles was Sie dafür brauchen, haben Sie direkt vor Ort.

Problem ist schnell aus Welt
Wenn man ein Problem erstmal erkannt hat ist es schnell wieder aus der Welt geschafft.

Die Situation

In vielen Unternehmen werden die Mitarbeiter nur für ihre Hände, nicht aber für ihren Kopf bezahlt. Erst nach Dienstschluss zeigen sie ihre wahren Fähigkeiten: Sie bauen ihr Haus, erziehen Kinder erfolgreich und führen große Vereine. Am Arbeitsplatz sind diese Fähigkeiten meist nicht gefragt. Der Alltag funktioniert nach dem Motto: „Die Mitarbeiter sind zum Arbeiten da – der Chef löst die Probleme.”

Gerade die Ideen des Mitarbeiters sind es jedoch, die beim Problemlösen so wichtig sind. Es gilt, dieses geistige Potenzial zu erschließen. Eine sehr gute Möglichkeit ist ein betriebliches Vorschlagswesen. Bei diesem geht es darum, dass ein Mitarbeiter selbstständig darüber nachdenkt, wie ein bestimmtes Problem gelöst werden kann. Denn der Mitarbeiter erkennt die Verbesserungspotenziale der eigenen Arbeit häufig besser als der Vorgesetzte.

Schritt Nr. 1: Selbsterkenntnis

Sind Sie eine Führungskraft, dann werden Sie sich zunächst darüber klar, wie Sie zu Ideen stehen, die von Ihren Mitarbeitern kommen. Tipp: Als Chef ist man manchmal nicht ganz ehrlich zu sich selbst. Lassen Sie den folgenden Fragebogen doch einmal von zwei bis drei Mitarbeitern anonym beantworten.

  • Sind Sie aufgeschlossen für Ideen anderer? Ja/Nein
  • Glauben Sie, dass Ihre Mitarbeiter ausreichend die Chance haben, ihre Meinung zu äußern? Ja/Nein
  • Sind Ihre Mitarbeiter in Entscheidungsprozesse eingebunden? Ja/Nein
  • Würden Sie Ihr Einverständnis geben, eine gute Idee Ihrer
    Mitarbeiter sofort umzusetzen? Ja/Nein
  • Haben Sie in der Vergangenheit je sofort der Umsetzung eines Verbesserungsvorschlages zugestimmt? Ja/Nein
  • Ist eine Idee einer Putzfrau für Sie genauso viel wert wie
    eine Idee Ihres Abteilungsleiters? Ja/Nein
  • Gehen Sie aktiv auf Ihre Mitarbeiter zu, um deren
    Verbesserungsvorschläge zu erfahren? Ja/Nein

Vergleichen Sie die Ergebnisse mit Ihren eigenen Antworten. Wenn Sie bei den meisten dieser Fragen zustimmen können, dann haben Sie bereits ein gutes Fundament für das Verbesserungsvorschlagswesen gelegt.

Schritt Nr. 2: Definition festlegen

Definieren Sie eindeutig, was ein Verbesserungsvorschlag in Ihrer Firma ist und was er beinhaltet. Dies ist sehr wichtig, um systematisch vorzugehen. Wenn Sie Vorschläge durch Prämien belohnen wollen, ist eine genaue Definition unbedingt erforderlich. Mögliche Abgrenzungspunkte sind hierbei zum Beispiel:

  • Vorschläge im eigenen Arbeitsbereich sind gestattet/nicht erwünscht
  • Prämienauszahlung passiert erst nach erfolgreicher Umsetzung

Je nach dem, in welchem Entwicklungsstadium sich Ihr Verbesserungsvorschlagswesen befindet, sind weitere oder engere Rahmenbedingungen sinnvoll. Meine Empfehlung ist, dass vor allem zu Beginn das Mitdenken in jeder Hinsicht unterstützt wird. Fühlen Sie sich jedoch frei – es gibt kein richtig und kein falsch.

Schritt Nr. 3: Honorierungssystem entwickeln

Ein Honorierungssystem können Sie beispielsweise folgendermaßen differenzieren:
Bei errechenbaren Verbesserungen werden 20 Prozent der Ersparnis des ersten Jahres ausbezahlt. Bei nicht messbaren Verbesserungen wird eine Pauschale gezahlt. Bei tempus haben wir uns auf 22 Euro in Form eines Tankgutscheins geeinigt plus ein Mittagessen. Das Mittagessen gibt es auch bei abgelehnten Vorschlägen. Denn immerhin hat sich der Mitarbeiter ja Gedanken gemacht.

Beispiel:
So kann die Definition eines Verbesserungsvorschlages aussehen:

    • Der Vorschlag zeigt einen konkreten Lösungsweg.
    • Die bloße Problembeschreibung reicht nicht aus.
    • Der Vorschlag muss machbar sein und einen Nutzen bieten.
    • Die vorgeschlagene Lösung kann bereits im Unternehmen bekannt und anderweitig gebräuchlich sein. Sie muss jedoch für den vorgeschlagenen Anwendungsbereich und -zweck neu sein.
    • Die Vorschläge werden in der Regel zu Hause ausgedacht, dann zu Papier gebracht und schließlich in einen im Büro angebrachten Briefkasten eingeworfen.
Verbesserungsvorschlaege gut gegen Problem
Verbesserungsvorschläge sind ein effektives Hilfmittel gegen Probleme.

Schritt Nr. 4: Vorurteile überwinden

In Deutschland wird das Thema Verbesserungsvorschlagswesen in vielen Unternehmen belächelt. Man träumt von bahnbrechenden Innovationen und nicht von kleinen Schritten. Dass dies falsch ist, zeigt die Firma Toyota. Dort macht jeder einzelne Mitarbeiter durchschnittlich über hundert Verbesserungsvorschläge pro Jahr. Nicht umsonst ist Toyota die wertvollste Automarke der Welt.

Zum Vergleich: In Deutschland bekommen Firmen mit einem Verbesserungsvorschlagswesen 0,1 bis 0,5 Verbesserungsvorschläge pro Mitarbeiter pro Jahr. Bei tempus lautet das Ziel, dass jeder Mitarbeiter im Durchschnitt einen Verbesserungsvorschlag pro Monat macht. Ziel ist gleichzeitig aber auch eine hohe Eigenumsetzungsquote. Die Eigenumsetzungsquote beträgt bei tempus etwa 90 Prozent.

Schritt Nr. 5: Werkzeug entwickeln

Wir haben ein Formular entwickelt, das die Handhabung von Verbesserungsvorschlägen erleichtert. Hier kann der Mitarbeiter das Problem beschreiben sowie seinen Vorschlag für die Lösung dieses Problems skizzieren.

Verbesserungsvorschlag beseitigt Problem
Mit einem Verbesserungsvorschlags-Formular lassen sich Probleme leicht in den Griff kriegen.

Schritt Nr. 6: Umgang mit eingereichten Ideen

Nicht alle Ideen und Vorschläge können direkt zur Umsetzung kommen. Die eingereichten Beiträge können jedoch als Ideenspeicher dienen, der für die Aufspürung künftiger Probleme wichtig ist. Schauen Sie, wo es Probleme gibt, die noch nicht gelöst wurden. Besprechen Sie diese Probleme mit Ihren Mitarbeitern. Erarbeiten Sie Lösungen, tauschen Sie sich über Erfahrungen aus.

Auch wenn man aus Zeit- oder Kostengründen einen Vorschlag nicht umsetzen kann, ist es wichtig, dass der Mitarbeiter ein Feedback zu seinem eingereichten Vorschlag bekommt – versäumen Sie dies nicht.

Schritt Nr. 7: Fragen Sie fünfmal nach

Nehmen wir an, ein Verkaufsleiter begibt sich in das Besprechungszimmer, um dort einen Kunden zu empfangen, mit dem er sich verabredet hat. Der Kunde kommt aber nicht. Nachdem der Verkaufsleiter 30 Minuten seiner kostbaren Zeit verschwendet hat, findet er heraus, dass das Treffen auf den nächsten Tag verschoben wurde. Der Kunde hatte ein entsprechendes Fax geschickt, das den Verkaufsleiter jedoch nicht erreichte.
Fragen Sie nun fünf Mal „Warum”:

1. Warum musste der Verkaufsleiter umsonst warten?
Weil ihn das Kundenfax mit der Terminänderung nicht rechtzeitig erreichte.
2. Warum erreichte ihn das Kundenfax nicht?
Weil das Faxgerät nicht lief.
3. Warum lief das Faxgerät nicht?
Weil der Toner leer war und kein neuer Toner da war.
4. Warum war kein neuer Toner da?
Weil versäumt wurde, rechtzeitig neuen Toner zu bestellen.
5. Warum wurde versäumt, rechtzeitig Toner zu bestellen?
Weil wir keine funktionierende Bestandssteuerung für Büromaterial im Unternehmen haben.

Das Vorgehen offenbart ein viel tiefer liegendes Problem, als sich zunächst erahnen lässt. Lösen Sie diese Schwierigkeit, werden sich in Folge auch andere lösen.

Oft haengen Probleme zusammen
Oft hängt ein Problem mit einem andren zusammen. Löst man eins sind die anderen oft auch ganz schnell gelöst.

Was der Tipp bewirkt

Sie haben prinzipiell zwei Möglichkeiten, um auf Änderungen zu reagieren.
Möglichkeit 1: Sie warten, bis Dinge sich ändern und richten dann schnell Ihre Organisation neu aus. Das nennt man reaktives Vorgehen. Der Vorteil ist, dass Sie wissen, was sich geändert hat und konkret reagieren können. Der Nachteil ist, dass Sie möglicherweise zu spät dran sind und den Gegebenheiten am Markt immer hinterher laufen.
Möglichkeit 2: Sie gehen proaktiv vor. Das bedeutet, dass Sie sich fragen, wie sich der Markt wohl entwickeln wird. Durch geeignete Maßnahmen können Sie dann frühzeitig Änderungen vorweg nehmen, um gut aufgestellt zu sein. Der Vorteil ist, dass Sie schneller sind. Der Nachteil ist, dass sich Dinge anders entwickeln können, als Sie das angenommen haben.

Service

Das Formular zum Verbesserungsvorschlagswesen finden Sie bei uns kostenlos zum Download.
Falls Sie Fragen haben, dürfen Sie sich gerne per E-Mail an mich wenden.



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