Ein überzeugendes Memo schreiben bedeutet, auf den Punkt zu kommen. Denn im Arbeitsalltag fehlt oft die Zeit und Geduld für lange Texte. Kolleginnen und Kollegen erwarten klare, knappe und relevante Informationen. Glücklicherweise braucht es nur fünf einfache Schritte, um ein Memo zu schreiben, das wirklich ankommt.

Inhaltsverzeichnis

1. Verwenden Sie ein Memo nur bei wirklich relevanten Anlässen

Sie sollten nur dann ein Memo schreiben, wenn Sie etwas mitteilen möchten, das für den Arbeitsalltag wirklich wichtig ist. Der Begriff „Memorandum“ stammt aus dem Lateinischen und bedeutet, sich an etwas zu erinnern. Genau das ist die Aufgabe eines Memos: Es soll eine zentrale, oft arbeitsrelevante Information klar und verständlich vermitteln.
Typische Anlässe sind beispielsweise Prozessänderungen, neue Projekte, wichtige Entscheidungen oder organisatorische Neuerungen. Wenn Sie ein Memo nur bei solchen Anlässen einsetzen, signalisieren Sie Ihren Kolleginnen und Kollegen: Diese Nachricht ist relevant – es lohnt sich, sie zu lesen. So bleibt die Wirkung des Memos erhalten und es geht nicht in der alltäglichen Informationsflut unter.

2. Memo-Vorlage: Ihr Werkzeug für klare Kommunikation

Wenn Sie ein Memo verfassen, lohnt es sich, ein einheitliches Format zu verwenden. Das spart nicht nur bei der Erstellung Zeit, sondern hilft auch den Empfängerinnen und Empfängern, die Inhalte schneller zu erfassen. Ein klar strukturiertes Memo sorgt dafür, dass niemand lange suchen muss, da die wichtigsten Informationen direkt ins Auge springen.

Erstellen Sie sich am besten eine eigene Memo-Vorlage. So könnte der Aufbau aussehen:

Überschrift: Memo – schlicht und eindeutig.
Empfänger: Wer soll das Memo lesen? Nennen Sie die Zielperson oder die Abteilung
Absender: Geben Sie Ihren vollständigen Namen an
Datum: Dies hilft bei der zeitlichen Einordnung – bitte nicht vergessen
Betreff: Formulieren Sie einen klaren, präzisen Satz, der den Inhalt des Memos treffend zusammenfasst.

Einheitliche Memos fördern die Orientierung, schaffen Professionalität und vermeiden Missverständnisse.

Memo schreiben: Möglicher Aufbau

Wenn Sie eine Memo schreiben, ist es sinnvoll, sich einen strukturierten Aufbau zu überlegen.

3. Auf den Punkt gebracht: So gelingt Ihr Memo

Beim Memo-Schreiben zählt jede Zeile. Lange Einleitungen oder ausschweifende Erklärungen sind hier fehl am Platz. Starten Sie direkt mit dem Anlass der Mitteilung und bringen Sie alle relevanten Informationen auf den Punkt – prägnant, verständlich und ohne Umwege.
Verzichten Sie auf komplizierte Schachtelsätze und Fachsprache. Schreiben Sie so, dass der Inhalt beim ersten Lesen sofort klar ist. Eine bewährte Faustregel lautet: Das Wichtigste gehört ganz nach oben, wie bei einer journalistischen Nachricht. Denn je länger ein Text ist, desto mehr nimmt die Aufmerksamkeit der Lesenden ab.
Kurze, klare Memos zeigen Respekt für die Zeit Ihrer Kolleginnen und Kollegen und kommen besser an.

4. Machen Sie die Dringlichkeit Ihres Memos sofort erkennbar

Ein gutes Memo lässt keine Fragen offen, insbesondere nicht, was die Dringlichkeit betrifft. Geben Sie dem Empfänger deshalb direkt zu Beginn eine klare zeitliche Orientierung. Das ist nicht nur hilfreich, sondern auch ein Zeichen von Respekt.
Formulieren Sie deshalb bereits in der Betreffzeile, ab wann eine Änderung gilt oder bis wann eine Rückmeldung erwartet wird. So können Ihre Kolleginnen und Kollegen Prioritäten setzen und wissen sofort, wie schnell sie reagieren müssen.

Ein Beispiel:
Betreff: Neue Reisekostenregelung ab dem 1. Juli 2025 – Rückmeldung bis zum 15. Juni erbeten.

Klare Fristen schaffen Verbindlichkeit und vermeiden Nachfragen.

5. Fazit: Klar, gezielt, wirksam – so schreiben Sie ein gutes Memo

Ein effektives Memo zu schreiben, ist keine Kunst, sondern eine Frage der Struktur und Klarheit. Nutzen Sie Memos nur für relevante Themen, halten Sie sich an ein einheitliches Format, schreiben Sie knapp und verständlich und kennzeichnen Sie dringende Inhalte deutlich. So stellen Sie sicher, dass Ihre Botschaft ankommt und nicht übersehen wird. Ein gutes Memo spart Zeit, schafft Klarheit und bringt Ihre Kommunikation auf den Punkt.