ALPEN-Methode – das effektive Zeitmanagement für jeden Tag

Der deutsche Wirtschaftswissenschaftler und Zeitmanagement-Experte Lothar Seiwert hat vor einigen Jahren die ALPEN-Methode entwickelt – ein einfaches, aber äußerst wirksames Werkzeug zur Tagesplanung. Er selbst wendet sie täglich an – und das aus gutem Grund: Sie hilft dabei, den Tag strukturiert anzugehen, Prioritäten zu setzen und die eigene Energie gezielt einzusetzen, um bessere Ergebnisse zu erzielen. Wie genau die Methode funktioniert und wie Sie sie in Ihrem Alltag nutzen können, erfahren Sie in unserem Blogbeitrag.

1. ALPEN-Methode – Definition und Hintergrund

Das Wort ALPEN steht für:

Aufgaben notieren

Länge einschätzen

Pufferzeit einplanen

Entscheidungen treffen

Nachkontrolle

Laut Seiwert erhält der Tag mittels ALPEN-Methode in nur fünf Minuten eine Struktur. Allerdings rät der Experte dazu, die Tagesplanung bereits am Vorabend anzugehen: am Morgen könnten eingehende Anrufe, E-Mails oder Anliegen von Mitarbeitern stören. Die geplante Planung kommt so erst gar nicht in Gange.

2. So funktioniert die ALPEN-Methode – mit Tipps und Beispielen

Die ALPEN-Methode beschreibt die 5 Schritte für die Erstellung eines Tagesplans.

2.1 A – wie Aufgaben notieren:

Im ersten Schritt der ALPEN-Methode notieren Sie zunächst alles, was an diesem Tag erledigt werden soll – wirklich alles. Die Reihenfolge spielt dabei keine Rolle, entscheidend ist die Vollständigkeit der Liste.

Mögliche Punkte sind:

• Aufgaben, die zu erledigen sind
• wichtige Telefonate
• Meetings oder Besprechungen
• Dienstreisen inklusive aller notwendigen Vorbereitungen.

So entsteht eine umfassende To-do-Liste, die als Basis für die weitere Planung dient

Ein praktischer Tipp: Notieren Sie auch die Zeit für die Anwendung der ALPEN-Methode selbst, damit Sie diese direkt in Ihren Tagesablauf integrieren.

→ In unserem kostenlosen Webinar erfahren Sie neben vielen anderen interessanten Aspekten, wie Sie Ihre Aufgabenliste mit Hilfe von OneDrive kürzen können. Schauen Sie mal rein!

2.2 L – wie Länge einschätzen:

Im zweiten Schritt geht es darum, Ihrer Liste Struktur zu verleihen, indem Sie jedem Punkt eine realistische Zeitangabe zuordnen.

Fragen Sie sich:

• Wie lange dauert die Bearbeitung eines Projekts?
• Wie viel Zeit sollten Sie für ein Meeting oder ein Telefonat einplanen?
• Durch das Festlegen dieser Zeiten erkennen Sie schnell, wo Ihre Schwerpunkte liegen und ob Ihre Tagesplanung realistisch ist.
• Ein wichtiger Hinweis: Seien Sie ehrlich zu sich selbst, denn gerade bei unangenehmen Aufgaben neigt man dazu, die Dauer zu knapp zu kalkulieren.

Unser Tipp von Büro-Kaizen: Planen Sie lieber mit einem Puffer. Multiplizieren Sie Ihre geschätzte Zeit mit dem Faktor 1,5, denn meist dauert es länger als gedacht – etwa, wenn ein Kundentelefonat statt 30 plötzlich 45 Minuten in Anspruch nimmt. So behalten Sie einen realistischen Überblick und vermeiden unnötigen Stress.

2.3 P – wie Pufferzeit einplanen:

Genau deshalb ist der dritte Schritt so entscheidend: Planen Sie bewusst Zeitpuffer ein! Denn in der Realität läuft selten alles nach Plan. Aufgaben ziehen sich hin, es kommen spontane Anfragen herein und plötzlich gerät der gesamte Tagesablauf ins Wanken. Um dem vorzubeugen, gilt eine einfache Regel: Verplanen Sie maximal 60 Prozent Ihrer verfügbaren Arbeitszeit. Die übrigen 40 Prozent bleiben als Puffer für Unvorhergesehenes, Nachbearbeitung oder kurze Erholungspausen.
So behalten Sie die Kontrolle über Ihren Tag, selbst wenn es mal turbulent wird.

2.4 E – wie Entscheidungen treffen:

Wenn Ihre Liste zu lang ist und die Zeit nicht ausreicht, ist das kein Grund zur Panik – im Gegenteil: Diese Erkenntnis ist ein wichtiger erster Schritt. Jetzt geht es darum, Prioritäten zu setzen.

Fragen Sie sich:

• Was ist wirklich wichtig?
• Was ist dringend?
• Was kann warten oder sogar ganz gestrichen werden?

Ein bewährtes Vorgehen:

• Unwichtig und nicht dringend: Streichen.
• Wichtig, aber nicht dringend: weiter unten auf der Liste platzieren.
• Dringend, aber weniger wichtig: delegieren.
• Wichtig und dringend: sofort selbst erledigen.

So gewinnen Sie Klarheit und handeln gezielt statt sich zu verzetteln.

2.5 N – wie Nachkontrolle:

Auch der beste Plan bringt wenig, wenn er nicht auf seine Praxistauglichkeit überprüft wird. Deshalb gehört ein kurzer Tagesrückblick unbedingt dazu.

Stellen Sie sich am Ende des Tages folgende Fragen:

• Waren meine Zeitvorgaben realistisch?
• Habe ich durch die gesetzten Prioritäten tatsächlich mehr geschafft?
• Haben die eingeplanten Puffer ausgereicht?

So gewinnen Sie wertvolle Erkenntnisse darüber, wie gut die ALPEN-Methode für Sie funktioniert.

Und so könnte Ihre Tagesplanung nach der ALPEN-Methode ganz konkret aussehen:

3. Darum ist die ALPEN-Methode wichtig

Mit der ALPEN-Methode können Sie Ihrem Arbeitstag Struktur geben. Mithilfe der To-do-Liste setzen Sie Prioritäten, planen klare Zeitfenster ein und konzentrieren sich auf das Wesentliche. Das Ergebnis sind mehr Überblick, mehr Effizienz und mehr Produktivität.

Ein gewisses Maß an Selbstdisziplin ist jedoch unerlässlich. Nur wenn Sie die Methode konsequent anwenden, wird sie ihr volles Potenzial entfalten und langfristig für spürbare Erfolge sorgen.

4. Vor- und Nachteile der ALPEN-Methode