Ablage erstellen, Suchzeiten verkürzen und Dokumente schnell finden ⏳ (inkl. Tutorials)


Kennen Sie diese „Genies“, die sich im größten Chaos von Aktenordnern, Ablagekästen und Abkürzungen zurechtfinden? Oft werden sie bewundert, aber auch ein bisschen gefürchtet. Denn klar ist: Fällt so ein Genie für eine Weile aus, ist guter Rat teuer – er kostet Zeit fürs Suchen und manchmal sogar bares Geld für überzogene Termine.

Wer diese Erfahrung einmal gemacht hat, entschließt sich häufig dazu, eine einheitliche Ablage zu erstellen. Doch auch, wer gar nicht erst die Orientierung verlieren will im Chaos von Papieren und Dateien, weiß ein sinnvoll strukturiertes Ablagesystem zu schätzen. Allerdings wäre da noch eine Frage zu beantworten, nämlich: „Wie geht das eigentlich mit dem Ablage erstellen, ohne allzu viel Zeit dafür zu investieren?“

Welche Anforderungen haben Sie an die Ablage?

Wenn Sie eine Ablage erstellen, eignen sich ein paar gezielte Fragen welche Anforderungen Sie an das Ablagesystem haben. Damit können Sie die beste Lösung für sich bzw. Ihr Unternehmen finden:

Wie wird das Dokument abgelegt?

  • Digital
  • Analog

Wo wird das Dokument abgelegt?

  • Ordner
  • Hängeregistratur
  • Folienordner
  • Arbeitsplatz

Wie wird die Ablage strukturiert?

  • Alphabetisch
  • Nummerisch
  • Alphanumerisch

Wie lange soll etwas abgelegt werden?

  • Unbefristet
  • 1 Quartal
  • 1 Jahr

 

Digitales Notizbuch
Wenn Sie eine Ablage für Ihre Dokumente erstellen möchten, sollten Sie sich für ein Ablagesystem entscheiden.

Ein Ablagesystem im Team nutzen

Damit die einzelnen Bereiche voneinander getrennt sind, empfiehlt es sich, pro Bereich eine eigene Ablage zu erstellen:

  • Buchhaltung
  • Einkauf
  • Kunden
  • Marketing
  • Personal
  • IT

Individuelle Ablagen sind prima, aber unpraktisch. Ein einheitliches System spart Zeit und Ärger. Klick um zu Tweeten
Sie sollten auf jeden Fall darauf achten, dass Sie Ablage-Spielregeln für sich und Ihr Team festlegen. Dadurch vermeiden Sie Doppelablage und haben immer die aktuellste Version Ihrer Dokumente. Sortieren Sie innerhalb der Ordner die einzelnen Vorgänge, entweder nach Datum oder nach Thema. Bei der Papierablage kann ein Inhaltsverzeichnis sehr hilfreich sein um schnell einen Überblick über die Inhalte zu bekommen.

Vorteile einer einheitlichen Ablage

Wenn Sie sich für eine gemeinsame Ablage im Team entscheiden, ziehen Sie einige Vorteile daraus:

  • Kürzere Suchzeiten von Dokumenten und Dateien
  • Die Produktivität Ihrer Mitarbeiter steigert sich
  • Bessere Zusammenarbeit im Team
  • Weniger Doppelablage der Dokumente
  • Erleichterte Vertretung von Kollegen
  • Enorme Zeitersparnis

Papierablage: Schnelles Finden Ihrer Dokumente

Es komm nicht nur darauf an, die Ordner zu finden, sondern auch sie wieder an ihren Platz zurückzustellen. Damit das schnell und einfach gelingt, haben wir ein paar Tipps für Sie zusammengestellt.

Visualisierung mit Farben

Hier hat sich die Visualisierung mit Farben und Logos bewährt. Sie können zum Beispiel jedem der oben beschriebenen Bereiche eine Farbe zuordnen:

  • Rot: Buchhaltung
  • Gelb: Personal
  • Grün: Marketing
  • Blau: Einkauf
  • Weiß: IT

Dabei können Sie entweder farbige Ordner oder mit Farbe markierte Ordnerrücken verwenden.

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Wenn Sie eine Ablage mit farbigen Ordnern erstellen, finden Sie Ihre Dokumente schneller.

Ordnerbeschriftung für die Papierablage

Eine zweite bewährte Finde-Hilfe ist das Verwenden von Logos: Wenn Sie jeden Kundenordner mit dem entsprechenden Logo kennzeichnen, brauchen Sie weniger als eine Minute, um den benötigten Ordner zu finden. Der nächste Tipp hat nichts mit Farben, dafür viel mit Lesbarkeit zu tun: Beschriften Sie die Ordnerrücken nach einem einheitlichen System. Verwenden Sie dafür unbedingt eine genügend große Schrift.

Mit klaren Abkürzungen Suchzeiten verkürzen

ArzBel, STriez, Munchis – solche Abkürzungen sind nur für ihren „Erfinder“ verständlich. Sobald andere Mitarbeiter einen Ordner oder ein Dokument suchen, ist es eine Sache des glücklichen Zufalls, ob und wann sie fündig werden. Deshalb empfehle ich Ihnen, ein Abkürzungsverzeichnis anzulegen und es allen Mitarbeitern zugänglich zu machen. Das Verzeichnis sollte ständig aktualisiert werden.

Kurz-Tipp für Abkürzungen: Lassen Sie den hinteren Teil des Wortes weg. Beispiel: „TEMP“ für „Tempus“. Achten sie darauf, dass jede Abkürzung nur eine Bedeutung hat. „TEMP“ sollte also nicht gleichzeitig für „Temperatur“ stehen. Das gilt übrigens nicht nur, wenn Sie eine analoge Ablage erstellen, sondern auch für die digitale.

Digitale Ablage: Die richtige Struktur erstellen

So eine Festplatte scheint unendlich hungrig zu sein: Jede Datei nimmt sie auf, egal ob Text, Bild oder Video – gerne auch in mehrfacher Ausführung. Unzählbar viele Ordner lassen sich anlegen – und per Suchfunktion wiederfinden. So jedenfalls glauben viele und denken nicht darüber nach, eine digitale Ablage zu erstellen – bis die Suchfunktion nicht weiterhilft und für das Auffinden einer bestimmten Datei nicht Minuten, sondern Stunden vergehen.

Entscheiden Sie selbst, ob Sie mit Ihrer Dateiablage zufrieden sind.
Entscheiden Sie selbst, ob Sie mit Ihrer Dateiablage zufrieden sind.

Falls das auch in Ihrem Unternehmen so ist und Sie das ändern möchten, beschreibe ich Ihnen hier, wie Sie in wenigen Schritten eine digitale Ablage erstellen, die zuverlässig und dauerhaft funktioniert:

Einfach erfassen

Legen Sie am besten vier verschiedene Ebenen an:

  • 1. Persönlich – Hier bewahren Sie alle persönlichen Dokumente auf, zum Beispiel: Entwürfe und Notizen.
  • 2. Abteilung – Hier finden alle Dokumente ihren Platz, die die Abteilung betreffen.
  • 3. Projekte – Hier werden alle Projekte abgespeichert, die zum Beispiel nach einigen Monaten wieder abgeschlossen werden.
  • 4. Allgemeine Ablage – Hier kommen alle Dateien, die von allgemeinem Interesse, zum Beispiel: Fotos und Logos, Presseartikel und Vorlagen. Dieser Ordner ist für alle Abteilungen zugänglich.

7 Ordner System

Wenn Sie eine neue Struktur erstellen möchten, können Sie das auch über das 7 Ordner System machen. Dabei legen Sie fest, dass in jedem Ordner nur 7 weitere Unterordner sein dürfen (in der zweiten Ordnerebene wären es dann maximal noch 49 Ordner). Dass erleichtert Ihrem Auge das Scannen und das Arbeitsgedächtnis kann die Informationen besser aufnehmen.

Beispiel für Ihre Ablage mit dem 7-Ordner-System

  1. Grundlagen/Persönliches
  2. Finanzen
  3. Personal
  4. Projekte
  5. Marketing
  6. Weiterbildung
  7. Wissensdatenbank

Wenn Sie dann noch mit einer Nummerierung Ihrer Ordner arbeiten, werden immer die Ordner oben angezeigt, die Sie regelmäßig verwenden.

Ordner bei der digitalen Ablage richtig benennen

Für das Benennen der Ordner und Dokumente gibt es verschiedenen Möglichkeiten. Bewährt hat sich zum Beispiel diese Variante:

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Das hat den Vorteil, dass Sie die Dokumente ganz einfach nach dem Datum sortieren können. Für die Überarbeitung von Dateien empfehle ich, die Datei vor der Bearbeitung im Unterordner „Archiv“ abzuspeichern. Dann befindet sich im Hauptverzeichnis lediglich die aktuelle Datei. Zusätzlich sollte der Dateiname so konkret wie möglich sein, damit man schnell erkennen kann, was sich hinter dem Ordner bzw. auch hinter den einzelnen Dateien verbirgt.

Ablage mit Verknüpfungen

Mit Ordnerverknüpfungen können Sie Dateien in mehreren Ordnern ablegen und haben immer die aktuellste Version.
Mit Ordnerverknüpfungen können Sie Dateien in mehreren Ordnern ablegen und haben immer die aktuellste Version.

Sie benötigen Dateien an verschiedenen Speicherorten? Dann empfehle ich, mit Verknüpfungen zu arbeiten:

  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument.
  • Klicken Sie im Kontextmenü auf „Verknüpfung erstellen“.
  • Die Verknüpfung können Sie nun in den gewünschten Ordner verschieben.

Diese Methode hat gleich zwei Vorteile:

  • 1. Die Verknüpfung benötigt deutlich weniger Speicherplatz als das Original.
  • 2. Änderungen am Original oder an einer Verknüpfung werden direkt in die anderen Verknüpfungen oder ins Original übernommen, so dass an jedem Platz die aktuelle Datei-Version liegt.

Das sind nur zwei Beispiele für eine einheitliche Dateistruktur. Bewährt haben sich Spielregeln für die digitale Ablage. So findet sich jeder Mitarbeiter spielend leicht in der Dateistruktur zurecht – ganz ohne langwierige Detektivarbeit. Nutzen Sie als Anregung dazu unser Praxisbeispiel, das im Downloadcenter kostenlos für Sie bereitsteht.

Praktischer Post-Platz für die Ablage

Wenn Sie eine praxistaugliche Ablage erstellen, beginnen Sie am besten mit dem Posteingang. Klingt simpel, ist jedoch überraschend effektiv: die Posteingangsschale. Nutzen Sie diese wie einen Briefkasten, der sämtliche interne und externe Post aufnimmt. Das können Rechnungen und Bestellungen sein, Telefonnotizen, Projektbeiträge und Kataloge. So können Sie Ihren Schreibtisch übersichtlich halten und Kollegen wissen genau, wo eingehende Rechnungen etc. ihren Platz finden.

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Die Posteingangsschale: Der gelungene Einstieg, wenn Sie ein erfolgreiches Ablagesystem erstellen möchten.

Terminierte Tatsachen

Klassisches System von Aufgabenplaner möglich
Ablage-Beispiel für einen Pultordner mit Post-it-Inhaltsverzeichnis

Alle Terminsachen erhalten einen Platz in der Wiedervorlage. Dafür haben sich Pultordner mit 12 oder 31 Fächern bewährt. Dort können Sie Ihre Dokumente nach dem Datum sortiert abarbeiten. Für jeden Tag ist dort ein Register vorgesehen, das nur die Aufgaben vom jeweiligen Tag enthält. Diese Wiedervorlagesystem lässt sich auch sehr gut mit der digitalen Wiedervorlage verknüpfen. In unserem Beitrag zum Aufgabenmanagement in Outlook erfahren Sie, wie Sie die Wiedervorlage zwischen Outlook und den Pultordnern am besten anwenden. Für größere Projekte eignet sich eine Hängeregistratur.

Lese-Tipp für die Wiedervorleger: In meinem Artikel So behalten Sie den Überblick stelle ich Ihnen bewährte Mappensysteme für die Wiedervorlage vor.



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