Hier liegen sie richtig: Die besten 6 Tipps zum Ablage erstellen



Kennen Sie diese „Genies“, die sich im größten Chaos von Aktenordnern, Ablagekästen und Abkürzungen zurechtfinden? Oft werden sie bewundert, aber auch ein bisschen gefürchtet. Denn klar ist: Fällt so ein Genie für eine Weile aus, ist guter Rat teuer – er kostet Zeit fürs Suchen und manchmal sogar bares Geld für überzogene Termine.

Wer diese Erfahrung einmal gemacht hat, entschließt sich häufig dazu, eine einheitliche Ablage zu erstellen. Doch auch, wer gar nicht erst die Orientierung verlieren will im Chaos von Papieren und Dateien, weiß ein sinnvoll strukturiertes Ablagesystem zu schätzen. Allerdings wäre da noch eine Frage zu beantworten, nämlich:

„Wie geht das eigentlich mit dem Ablage erstellen, ohne allzu viel Zeit dafür zu investieren?“ Hier kommen meine Tipps ins Spiel – interessant für alle, die mit einfachen Mitteln eine Ablage erstellen wollen, in der sich jedes Dokument innerhalb einer einzigen Minute finden lässt:

INHALTSVERZEICHNIS

1. Praktischer Post-Platz

Wenn Sie eine praxistaugliche Ablage erstellen, beginnen Sie am besten mit dem Posteingang. Klingt simpel, ist jedoch überraschend effektiv: Die Posteingangsschale. Nutzen Sie diese wie einen Briefkasten, der sämtliche interne und externe Post aufnimmt. Das können Rechnungen und Bestellungen sein, Telefonnotizen oder Projektbeiträge.

In diesem Video zeige ich Ihnen, warum die Posteingangsschale so wichtig für Ihr Ablagesystem ist:

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Erster Schritt beim Ablage erstellen: Die Posteingangsschale

2. Terminierte Tatsachen

Alle Terminsachen erhalten einen Platz in der Wiedervorlage. Dafür haben sich Pultordner mit 12 oder 31 Fächern bewährt. Für größere Projekte eignet sich eine Hängeregistratur.

Lese-Tipp für Wiedervorleger: In meinem Artikel So behalten Sie den Überblick stelle ich Ihnen bewährte Mappensysteme für die Wiedervorlage vor.

3. Was wir wissen wollen

Wenn Sie eine Ablage erstellen, eignen sich gezielte Fragen, um die beste Lösung zu finden:

Wo wird das Dokument abgelegt?
- Ordner
- Hängeregistratur
- Arbeitsplatz

Wie wird die Ablage strukturiert?
- Alphabetisch
- Numerisch

Wie lange wird das Dokument abgelegt?
- So lange, wie auf dem Dokument vermerkt wurde.

Download-Tipp für Systematische: Laden Sie sich unsere Anregung zur Organisation eines Ablagesystems herunter – als Arbeitshilfe und Ideengeber bestens geeignet. Natürlich kostenlos.

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Diese Tipps helfen Ihnen, eine praxistaugliche Ablage zu erstellen.

4. Aktenkundige Angelegenheiten

Damit die einzelnen Bereiche voneinander getrennt sind, empfiehlt es sich, pro Bereich eine eigene Ablage zu erstellen:

  • Buchhaltung
  • Finanzen
  • Kunden
  • Marketing
  • Personal
  • Technik

Sortieren Sie innerhalb der Ordner die einzelnen Vorgänge, entweder nach Datum oder nach Thema.

Praxis-Tipp für die Übersicht: Arbeiten Sie mit stabilen Zwischenblättern, die Sie eindeutig beschriften und alphabetisch oder numerisch ordnen. Heften Sie als oberstes Blatt ein aktuelles Inhaltsverzeichnis ein.

Individuelle Ablagen sind prima, aber unpraktisch. Ein einheitliches System spart Zeit und Ärger. Klick um zu Tweeten

5. Farbige Finde-Hilfen

Es komm nicht nur darauf an, die Ordner zu finden, sondern auch, sie wieder an ihren Platz zurückzustellen. Hier hat sich die Visualisierung mit Farben und Logos bewährt. Sie können zum Beispiel jedem der oben beschriebenen Bereiche eine Farbe zuordnen:

  • Rot: Buchhaltung
  • Gelb: Personal
  • Grün: Marketing
  • Weiß: Technik

Dabei können Sie entweder farbige Ordner oder mit Farbe markierte Ordnerrücken verwenden.

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Eine Ablage erstellen mit farbigen Ordnern verkürzt Suchzeiten.

Eine zweite bewährte Finde-Hilfe ist das Verwenden von Logos: Wenn Sie jeden Kundenordner mit dem entsprechenden Logo kennzeichnen, brauchen Sie weniger als eine Minute, um den benötigten Ordner zu finden.

Der nächste Tipp hat nichts mit Farben, dafür viel mit Lesbarkeit zu tun: Beschriften Sie die Ordnerrücken nach einem einheitlichen System. Verwenden Sie dafür unbedingt eine genügend große Schrift.

Lese-Tipp für clevere Ordner-Beschriftung: Wie Sie in drei Schritten zu einer perfekten Beschriftung für Ihre Ordner kommen, zeige ich Ihnen in diesem Artikel: Hier wird Schema F zum Must-have!

Klare Kürzel

ArzBel, STriez, Munchis – solche Abkürzungen sind nur für ihren „Erfinder“ verständlich. Sobald andere Mitarbeiter einen Ordner oder ein Dokument suchen, ist es eine Sache des glücklichen Zufalls, ob und wann sie fündig werden. Deshalb empfehle ich Ihnen, ein Abkürzungsverzeichnis anzulegen und es allen Mitarbeitern zugänglich zu machen. Das Verzeichnis sollte ständig aktualisiert werden.

Kurz-Tipp für Abkürzungen: Lassen Sie den hinteren Teil des Wortes weg. Beispiel: „Temp“ für „Tempus“. Achten sie darauf, dass jede Abkürzung nur eine Bedeutung hat. „Temp“ sollte also nicht gleichzeitig für „Temperatur“ stehen. Das gilt übrigens nicht nur, wenn Sie eine analoge Ablage erstellen, sondern auch für die digitale.

6. Dauerhaft digital

So eine Festplatte scheint unendlich hungrig zu sein: Jede Datei nimmt sie auf, egal ob Text, Bild oder Video – gerne auch in mehrfacher Ausführung. Unzählbar viele Ordner lassen sich anlegen – und per Suchfunktion wiederfinden. So jedenfalls glauben viele und denken nicht darüber nach, eine digitale Ablage zu erstellen – bis die Suchfunktion nicht weiterhilft und für das Auffinden einer bestimmten Datei nicht Minuten, sondern Stunden vergehen.

Falls das auch in Ihrem Unternehmen so ist und Sie das ändern möchten, beschreibe ich Ihnen hier, wie Sie in wenigen Schritten eine digitale Ablage erstellen, die zuverlässig und dauerhaft funktioniert:

Einfach erfassen

Legen Sie vier verschiedene Ebenen an:

  • 1. Persönlich – Hier bewahren Sie alle persönlichen Dokumente auf, zum Beispiel: Entwürfe und Notizen.
  • 2. Abteilung – Hier finden alle Dokumente ihren Platz, die die Abteilung betreffen.
  • 3. Projekte - Hier werden alle Projekte abgespeichert.
  • 4. Allgemeine Ablage – Hierher kommen alle Dateien, die von allgemeinem Interesse, zum Beispiel: Fotos und Logos, Presseartikel und Vorlagen. Dieser Ordner ist für alle Abteilungen zugänglich.

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Die digitale Ablage erstellen: Eine Skizze visualisiert die verschiedenen Ebenen.

Wie Sie die Ordner und Dokumente so benennen, dass sie leicht auffindbar sind, zeige ich Ihnen im nächsten Schritt:

Namen nennen

Für das Benennen der Ordner und Dokumente gibt es verschiedenen Möglichkeiten. Bewährt hat sich zum Beispiel diese Variante:

Format JJJJ_MM_TT_Inhalt (2017_11_20_Newsletter)

Für die Überarbeitung von Dateien empfehle ich, die Datei vor der Bearbeitung im Unterordner „Archiv“ abzuspeichern. Dann befindet sich im Hauptverzeichnis lediglich die aktuelle Datei.

Sie benötigen Dateien an verschiedenen Speicherorten? Dann empfehle ich, mit Verknüpfungen zu arbeiten:

  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dokument.
  • Klicken Sie im Kontextmenü auf „Verknüpfung erstellen“.
  • Die Verknüpfung können Sie nun in den gewünschten Ordner verschieben.

Diese Methode hat gleich zwei Vorteile:

  • 1. Die Verknüpfung benötigt deutlich weniger Speicherplatz als das Original.
  • 2. Änderungen am Original oder an einer Verknüpfung werden direkt in die anderen Verknüpfungen oder ins Original übernommen, so dass an jedem Platz die aktuelle Datei-Version liegt.

Das sind nur zwei Beispiele für eine einheitliche Dateistruktur. Damit Sie auch in der digitalen Ablage jedes Dokument innerhalb einer Minute finden, habe ich hier eine praxiserprobte Arbeitshilfe für Sie:

Download-Tipp für Datei-Detektive: Bewährt haben sich Spielregeln für die digitale Ablage. So findet sich jeder Mitarbeiter spielend leicht in der Dateistruktur zurecht – ganz ohne langwierige Detektivarbeit. Nutzen Sie als Anregung dazu unser Praxisbeispiel, das im Downloadcenter kostenlos für Sie bereitsteht.

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Zum Ablage erstellen gehören einheitliche Ablage-Spielregeln.

Und Sie?

Welche Erfahrungen haben Sie beim Ablage erstellen gemacht? Was hat sich bewährt und was würden Sie gern noch verbessern? Schreiben Sie mir oder hinterlassen Sie einen Kommentar unter diesem Artikel, ich freue mich darauf!

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Für mehr Tipps zum Ablage erstellen lassen Sie sich von unseren Bestsellern in diesem Gebiet inspirieren:


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