Warum eine gemeinsame Komfortzone besser ist als alte Gewohnheiten



Die eigene Komfortzone – das klingt bequem, gewohnt, vertraut und gemütlich. Ist sie auch, aber ich nenne Ihnen weitere Adjektive, die ebenso auf die Komfortzone zutreffen: hinderlich, zeitraubend, ineffizient. Gerät das Idealbild dieses Bereichs bereits ins Schwanken? Seien wir ehrlich – die eigene Komfortzone ist gut, aber meistens stark ausbaufähig. Wie Sie aus schlechten Gewohnheiten ganz schnell gute machen und am Ende in einer wesentlich sinnvolleren gemeinsamen Komfortzone ankommen, zeige ich Ihnen.

Der Mensch ist ein Gewohnheitstier - und das ist gefährlich

„Das machen wir seit zwanzig Jahren so!” Kaum ein Satz begegnet mir zu Beginn meiner Arbeit in den Büros meiner Kunden so häufig wie dieser. Sicher kennen Sie ihn auch, sei es aus dem beruflichen Umfeld, oder wenn Sie einen privaten Behördengang antreten müssen.

Immer spielt hier auch die Komfortzone mit hinein, denn als Gewohnheitstier neigt der Mensch nicht gerade zu Veränderungen seiner lieb gewonnenen Gewohnheiten. Doch nur gezielte Veränderungen bringen uns voran. Denn neue Medien, neue Möglichkeiten und neue Anforderungen verlangen auch neue Reaktionen darauf.

In 3 Schritten zur neuen Komfortzone

Etablierte Regelungen sind gut, verstaubte Prozesse aber nicht. Sich selbst und die Abläufe der eigenen Abteilung zu hinterfragen, ist schlichtweg Pflicht und sollte regelmäßig erfolgen. Sie können es gleich ausprobieren und mit meiner kostenlosen Checkliste beginnen. Höchstwahrscheinlich werden auch Sie die eine oder andere Komfortzone entdecken, die dringend einmal einen neuen Anstrich gebrauchen könnte. Dann mal an die Arbeit! Am besten funktioniert immer noch die Flucht nach vorne!

Komfortzone ist gemeinsam besser
Gemeinsam funktionieren Komfortzonen besser.

Schritt 1: Vom Eigenbrötler zum Teamplayer

Ein riesiges Problem ist nicht die Komfortzone an sich, sondern die Tatsache, dass jeder seine eigene hat und diese klar von denen der anderen abgrenzt. In der Praxis sieht das so aus: Ein Kollege stapelt auf seinem Schreibtisch meterhohe Papierberge, ein anderer scannt jedes Dokument ein und greift digital darauf zu. Die Kollegin von nebenan legt weder Tacker noch Klebstreifen zurück und hortet diese und die junge Auszubildende verliert sich in ewig langer Suche nach gerade benötigten Büromaterialien. Sie haben es schon bemerkt, richtig?

Wenn jeder sein eigenes Süppchen kocht, wird das nichts! Es müssen gemeinsame Regeln her, die von allen im Team – das ist wirklich entscheidend – getragen werden können. Dann entsteht statt vielen kleinen Komfortzonen eine büroübergreifende Wohlfühlzone, die effektiv ist und optimales Arbeiten erlaubt. Wichtigste Maßnahme zu Beginn jeder Veränderung ist es also, alle an einen Tisch zu holen und ein Teamgefühl zu kreieren.

Jeder macht hier bitte mit, auch der Chef! Um jeden einzubinden, wird jedem ein Mitspracherecht eingeräumt – dies kann auch schriftlich festgehalten werden, beispielsweise mit Hilfe meiner kostenlosen Vorlage für Verbesserungsvorschläge.

Übrigens: Die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten, motiviert Mitarbeiter und stärkt ihre Verbundenheit mit dem Unternehmen. Hier dazu mein Video für Sie:

Gemeinsame Komfortzone statt hinderlicher Grenzen
Gemeinsame Komfortzone statt hinderlicher Grenzen.

Schritt 2: Strukturen schaffen

Sie werden erstaunt sein, wie unterschiedlich die Komfortzonen eigentlich aussehen. Während der eine Mitarbeiter Mails am liebsten direkt nach dem Eintreffen ins Büro beantwortet, hat der andere seine Zeiten auf den späten Nachmittag gelegt. Ein bisschen Spielraum lässt natürlich auch die gemeinsame Komfortzone – das große Ganze, der Rahmen quasi, sollte aber für das komplette Team gleich gestaltet werden.

Legen Sie feste Strukturen im Team fest, die jeder in seinen Arbeitsalltag einbauen kann. Zum Beispiel können diese gemeinsamen Regeln den Mailverkehr bei Abwesenheit betreffen. Hier sollten Sie sich auf eine Vorgehensweise einigen und nicht jeden in seiner Komfortzone alleine lassen. Halten Sie beispielsweise fest, dass bei Abwesenheit eine E-Mail-Weiterleitung an den zuständigen Vertreter erfolgt und keinesfalls eine nichtssagende Abwe-senheitsnotiz für den Kunden.

Dies ist im Sinne aller Beteiligten: Der Kunde bekommt auch bei Abwesenheit des Ansprechpartners kompetente Hilfe und das Unternehmen zeigt sich als proaktiv und kundenorientiert. Weitere Orientierung und Inspiration bietet Ihnen diese Liste mit denkbaren Spielregeln für E-Mails.

Moderne Komfortzone ist proaktiv
Eine moderne Komfortzone ist ei proaktiver Raum.

Schritt 3: Übergreifende Ordnung etablieren

Ist das Verständnis für eine gemeinsame Komfortzone im Team einmal erweckt, können Sie viele positive Instrumente installieren. Ein sinnvolles Beispiel für eine gemeinsame und teamübergreifende Ordnung ist die Posteingangsschale. Hat jeder eine solche mit klarer und nachvollziehbarer Beschriftung auf seinem Schreibtisch stehen, erleichtert dies nicht nur ihm selbst, sondern auch allen anderen im Team die Arbeit. Denn die Posteingangsschale ist die ideale Schnittstelle zwischen den einzelnen Arbeitsbereichen. Eine kostenlose Vorlage für das entsprechende Schild können Sie hier runterladen.

Natürlich endet die gemeinsame Ordnung hier nicht: Alles, was gemeinsam genutzt wird, aknn auch gemeinsam strukturiert werden. Wertvolle Vorlagen und Tipps warten im Download-Center auf Sie.

Warum Sie die neue Komfortzone pflegen müssen

Ist eine gemeinsame Komfortzone geschaffen, bleibt diese leider nicht von alleine erhalten. Denn alte Gewohnheiten versuchen sehr lange, immer wieder durchzubrechen. Überprüfen Sie daher regelmäßig im Team, ob die neuen Regelungen nach wie vor eingehalten werden, oder ob bereits Nachbesserungsbedarf besteht. Nur so können Sie die neue und effizientere Komfortzone für alle erhalten.

Es muss nicht immer eine Revolution sein, manchmal genügt auch eine Evolution der eigenen Komfortzone. So zeigen Sie sich als Unternehmen, das mit der Zeit geht und immer lösungsorientiert arbeitet. Ein Zugewinn für interne Abläufe, aber auch für das Bild, das Sie nach außen hin vermitteln.

Effektive Komfortzone fuer ganzes Team
Optimierte Abläufe schaffen eine effiziente Komfortzone fürs ganze Team.

Und Sie?

Steckt in Ihrem Büro jeder noch in seiner eigenen Komfortzone fest? Dann packen Sie das Problem jetzt an vereinbaren Sie eine Teamsitzung, um genau das zu besprechen, oder fordern Sie einen Beratungstermin an – ich unterstütze Sie gerne!





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