Fettnäpfchen ade –Do’s und Don’ts der internen E-Mail-Kommunikation



Nichts ist im Berufsleben so sehr Fluch und Segen zugleich wie die elektronische Post. Mit E-Mails werden blitzschnell und unkompliziert Termine vereinbart oder Absprachen getroffen. Aber jedes Pling im Posteingang nervt und hebt den Stresspegel. Zu viele Informationen stören dabei genauso wie zu knappe oder unklare Aussagen. Gerade in der internen E-Mail-Kommunikation helfen diese einfachen 7 Spielregeln, den guten Ton zu treffen und Missverständnissen vorzubeugen.

E-Mail-Kommunikation im Büro verbessern
Funktioniert Ihre E-Mail-Kommunikation im Büro? Wenn nicht, verbessern Sie sie.

Was ist das Problem

„Kümmern Sie sich darum!” Nichts ist ärgerlicher in der internen E-Mail-Kommunikation als ungenauere Angaben. Was ist genau mit kümmern gemeint? Und worum geht es überhaupt? Wer diese oder ähnlich knappe Anweisungen von Vorgesetzten oder Kollegen im elektronischen Postfach findet, verschwendet viel Zeit, sich erst einmal in die Problematik einzulesen. Im schlechtesten Fall entwickelt sich daraus ein endloses E-Mail-Ping-Pong, das den Beteiligten viel Zeit und Energie kostet. Klare und für alle verbindliche Spielregeln im Umgang mit internen E-Mails sorgen nicht nur für mehr Effizienz sondern schonen auch die Nerven.

E-Mail-Kommunikation mit genauen Angaben
Vermeiden Sie eine E-Mail-Kommunikation mit ungenauen Angaben.

So funktioniert es

Tipp Nr. 1 für die interne E-Mail-Kommunikation: Räumen Sie den Verteiler auf

Es ist gut gemeint, wenn alle Informationen an alle Kollegen verschickt werden. Aber diese Informationsflut ist nicht zu bändigen und erhöht nur den Stressfaktor. Interne Massenmails kosten Zeit und landen letztendlich ungelesen im elektronischen Papierkorb. Damit keine wichtigen Daten und Termine untergehen, sortieren Sie gemeinsam mit den Kollegen die E-Mail-Verteiler aus. In Zukunft erhält jeder nur noch die für ihn erforderlichen Mitteilungen.

Diese 5 Tipps helfen Ihnen gegen die E-Mail-Flut.

Tipp Nr. 2 für die interne E-Mail-Kommunikation: Entdecken Sie das CC-Feld

Absprachen und Termine betreffen oft mehrere Personen. Verschicken Sie interne E-Mails mit dem CC-Feld alle, für die der betreffende Sachverhalt wichtig ist. So sparen Sie Zeit und gleichzeitig sind alle informiert.

Tipp Nr. 3 für die interne E-Mail-Kommunikation: Wählen Sie einen konkreten Betreff

Es lohnt sich, der Betreffzeile etwas Aufmerksamkeit zu schenken. Denn ein klar formuliertes Ansinnen verdeutlicht dem Empfänger den Inhalt der Mail und spart viel Zeit: „Neuer Termin für Projekt X am 25.7.” oder „Bitte Telefonat erledigen” oder „Süßigkeiten in Zimmer 123”. In der Betreff-Zeile verdeutlichen Sie auch eventuelle Abgabetermine, die im Text der E-Mail oft überlesen werden: „Projekt X-Abgabe bis 29.8.”

Richtiger Betreff bei E-mail-Kommunikation
Ob Süßigkeiten oder Besprechung – wählen Sie bei Ihrer E-Mail-Kommunikation einen aussagekräftigen Betreff.

Tipp Nr. 4 für die interne E-Mail-Kommunikation: Packen Sie nur ein Thema in die E-Mail

Verschicken Sie für jede Anfrage oder Information eine separate E-Mail mit der entsprechenden Betreff-Zeile. So kann der Kollege die Nachricht viel besser zuordnen und beantworten.

Tipp Nr. 5 für die interne E-Mail-Kommunikation: Entschlacken Sie Antwort-Mails

Ändern Sie bei einem längeren E-Mail-Wechsel zwischendurch die Betreff-Zeile. Oft hat sich eine Anfrage zu einem ganz anderen Thema erweitert. Deshalb ist es auch ratsam, bei einer längeren internen E-Mail-Kommunikation die veralteten Inhalte zu löschen.

Tipp Nr. 6 für die interne E-Mail-Kommunikation: Beachten Sie die Netiquette

Auch wenn es gar nicht so gemeint ist, aber eine knappe Antwort kann bei Kollegen für Verstimmung sorgen. Denken Sie immer daran, dass sich jeder Mensch über ein nettes Wort freut. Schreiben Sie deshalb short aber sweet! Eine Anrede und eine kleine Grußformel gehören unbedingt dazu.

Höflichkeit bei E-Mail Kommunikation
Höflichkeit ist das A und O bei der E-Mail-Kommunikation.

Tipp Nr. 7 für die interne E-Mail-Kommunikation: Greifen Sie bei schwierigen Themen zum Telefon

Bei schwierigen oder heiklen Sachverhalten ist eine E-Mail nicht das passende Kommunikationsmittel. Wenn es viel Zeit kostet, den Stand der Dinge schriftlich zu erklären, greifen Sie lieber zum Telefon.

Telefonat statt E-Mail-Kommunikation
Falls nötig: Telefonat statt E-Mail-Kommunikation.

Darauf kommt es an

Stöhnen Sie nicht länger über die E-Mail-Flut in der Firma! Schon kleine Maßnahmen bändigen Ihren elektronischen Posteingang. Erklären Sie Ihren Kollegen, warum Sie zum Beispiel keine Links zu Katzenvideos wünschen: Diese nett gemeinte Störung kostet Ihnen zu viel Zeit und bringen Sie aus Ihren Arbeitsrhythmus.

Jedes Pling im Posteingang nervt und hebt den Stresspegel? Ändern Sie Ihrer E-Mail-Kommunikation. Klick um zu Tweeten

Was der Tipp bewirkt

Auch wenn Freiherr von Knigge das Internet nicht kannte, seine Gedanken zum Umgang mit Menschen sind immer noch hochaktuell. Klare Spielregeln machen die interne E-Mail-Kommunikation zu einem effektiven Instrument, bei dem aber auch die höflichen Umgangsformen gewährleistet bleiben.

Extra-Tipp

Die interne E-Mail-Kommunikation ist ein wichtiges Thema im Unternehmen. Um Klarheit zu schaffen und möglichst effizient zu arbeiten, haben wir bei Tempus gemeinsam Spielregeln festgelegt. Schriftlich fixiert, sind die Vereinbarungen verbindlicher als mündliche Absprachen.

Unsere E-Mail-Spielregeln können Sie hier downloaden.

Und Sie?

Welche Spielregeln im Umgang mit der E-Mail-Kommunikation gelten bei Ihnen im Büro? Schreiben Sie mir. Ich bin gespannt auf Ihre Erfahrungen!



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