Digitale Archivierung – so gelingt eine klare Datenübersicht in nur 5 Schritten

18. März 2020

Mit der digitalen Archivierung wird es Ihnen schnell und effizient gelingen Struktur in Ihr Büro zu bringen. Dadurch erhalten Sie zeitliche Freiräume, die Sie für wichtigere Dinge nutzen können. Bis zu einer Stunde täglich vergeudet die Mehrheit der Büroangestellten, um irgendetwas zu suchen. Eine Ursache ist, dass viele Unternehmen die digitale Archivierung noch nicht richtig in ihre Abläufe eingebaut haben.

Ändern Sie das möglichst bald – es ist ein Irrtum zu glauben, dass die Suchfunktion allein die Ineffizienz ausgleichen kann. Denn für den persönlichen Gebrauch werden Dateien häufig so benannt, dass man sie selber zwar wiederfinden kann, aber niemand sonst. Eine Krankheits- oder Urlaubsvertretung, die dringend ein Dokument bei Ihnen sucht, wird größte Schwierigkeiten haben dieses ausfindig zu machen. Für genau solche Szenarien sollten Sie vorbauen – und natürlich ebenso für den täglichen Arbeitsstandard eine deutliche Reduktion der Suchzeiten anstreben. Zum Glück ist beides auf einmal umsetzbar.

Räumen Sie der Erstellung Ihres Digitalarchivs genügend Zeit ein – je durchdachter desto effizienter

Mit diesen 5 Schritten gelingt der Aufbau einer digitalen Archivstruktur:

1. Schritt: Nehmen Sie sich Zeit für die Planung eines übersichtlichen Digitalarchivs

Wenn in Ihrem Unternehmen noch kein Dateienarchiv existiert, dann räumen Sie in Ihrem Wochenplan genügend Zeit ein, um sich der Umsetzung widmen zu können. Die digitale Dokumentensammlung sollte nicht einfach so nebenbei entstehen. Schließlich erspart eine kluge Archivierung so manchen Arbeitsschritt – und das gilt nicht nur für Papier-Archivierung. Das Vorhaben sollte also gut durchdacht und später für alle Mitarbeiter im Büro nachvollziehbar sein.

2. Schritt: Beginnen Sie mit der Erstellung eines Ordners „Archiv“

Es geht bei der Nutzung eines Archivs darum, dass sie wertvolle Erkenntnisse aus früheren Projekten und Arbeitsprozessen für Ihre aktuelle Arbeit verwenden können. Voraussetzung: Sie sollten die Unterlagen direkt und schnellstmöglich zur Hand haben.

Legen Sie dafür bei jedem neuen Projekt einen Ordner „Archiv“ an. In diesen speichern bzw. kopieren oder verschieben Sie ältere Versionen, so dass im Hauptverzeichnis immer nur die aktuellste Datei vorhanden ist. Mit einem Klick am Computer Ihres Arbeitsplatzes können Sie jedoch Einblick haben in die gesamte Projekt-Historie, Vor-Versionen, eventuell Entwürfe, Überlegungen und Abschlüsse.

EXTRA-Tipp: Zur digitalen Archivierung gehören nicht nur Dokumente, sondern auch E-Mails. Legen Sie einen Ordner „Erledigt” an und verschieben Sie dorthin alle E-Mails, die Sie

  • lediglich zur Kenntnis nehmen müssen
  • die Sie bereits abgearbeitet haben
  • die zu einem abgeschlossenen Projekt gehören.

3. Schritt: Erstellen Sie Regeln für die digitale Archivierung von Dateien

Was für Sie gilt, sollte auch für alle anderen gelten – damit Sie in Ihrem Unternehmen eine einheitliche Vorgehensweise in punkto Archivierung haben. Verschaffen Sie sich als erstes einen Überblick über alle Dateien, die Ihre Angestellten sammeln. Befragen Sie sie und finden Sie heraus, wie sie ihre Dateiablage bislang strukturiert haben. Als nächstes sollten Sie festlegen, welche Dateien Sie überhaupt archivieren wollen. Eine Orientierung sind zum einen die Aufbewahrungsfristen. Zum anderen wissen Sie und Ihre Angestellten natürlich, welche Dateien und digitalisierten Dokumente später noch einmal wichtig werden und welche bei Abschluss der Projekte entsorgt werden können. Hier zeige ich Ihnen gerne, wie so etwas aussehen könnte – und Sie sagen können: „Tschüss Datenchaos!”.

4. Schritt: Bauen Sie eine sinnvolle Archivstruktur mit Hilfe einer Mindmap

Um nun eine sinnvolle Archivstruktur zu erstellen, kann Ihnen eine Mindmap hervorragende Dienste leisten. Mit ihr können Sie nämlich die benötigte Ordnerstruktur, die für die Archivierung nötig ist, ganz leicht und mit optischen Hilfen anlegen. Achten Sie darauf, dass die Ordner aussagekräftige und leicht verständliche Namen bekommen, damit schon auf ersten Blick klar ist, welche Dateien hineingehören und welche nicht. Nützliche Tipps hierzu finden Sie unter „Nie wieder suchen? Mit der Mindmap in nur 6 Schritten zur perfekten Datei-Ablagestruktur!”.

Arbeiten Sie Hand in Hand und beziehen Sie Ihre Mitarbeiter in die Einführung eines Digitalarchivs mit ein

5. Schritt: Implementieren Sie die Archivstruktur im gesamten Büro

Nun setzen Sie Ihre neue digitale Archivierung anhand der geschaffenen Struktur im gesamten Büro um. Wie schon in Schritt 3 beziehen Sie auch dabei Ihre Mitarbeiter mit ein. Nur so kann sich die Struktur auf Dauer durchsetzen und das digitale Archiv Ihres Unternehmens sinnvoll geführt werden. Achten Sie auch darauf, dass Dateien ab sofort nach einem bestimmten Standard benannt werden. Jede noch so sinnvolle Archivstruktur nützt am Ende gar nichts, wenn die eine Abteilung ihre Dateien mit Abkürzungen benennt und nach Datum ordnet, während die andere sie ausführlich mit Projektnamen benennt und auch so ablegt.

Und wie ist es bei Ihnen?

Ist für Ihr Unternehmen eine gute Archivierung auch das A und O? Oder herrscht bei Ihnen im Büro allgemeines Datenchaos? Danke für Ihr Feedback!



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