„Der, die, das! Wer, wie, was? Tausend tolle Sachen, die gibt es überall zu seh'n ...” Es sei denn, man hat keine Ahnung, wo man Sie findet! Sie wünschen sich, dass endlich Schluss ist mit verwirrenden Strukturen und dem gemeinschaftlich gehegten Chaos? Hier erfahren Sie die Schritte, die Sie gehen müssen, um erfolgreich eine neue EDV-Struktur einzuführen.
Was ist das Problem
Wenn Sie sich entschieden haben, die Gliederung Ihrer Dateien besser aufeinander abzustimmen und wenn Sie bereits die Struktur für ein einheitliches Ablagesystem entwickelt haben, stellt sich irgendwann die Frage, wie sich die EDV-Struktur so umstellen lässt, dass auch wirklich keine Dateien im Netzwerk versehentlich gelöscht werden und verloren gehen. Um die neue Gliederung umzusetzen, muss die Dateiablage umbenannt, umgestellt und kopiert werden. Dieses Großprojekt schreckt viele ab. Doch der Aufwand lohnt sich.
So funktioniert es
Schritt 1: Alte Ordnerstruktur sichten und ein Mindmap erstellen
Gehen Sie das Erarbeiten der Struktur möglichst grundsätzlich an. Nehmen Sie dazu die unternehmensinternen Prozesse in den Blick. Das Ablagesystem ergibt sich dann daraus oft als logische Konsequenz ganz von allein. Um einen ersten Überblick über die mögliche Gliederung zu bekommen, hat sich in unseren Umsetzungsberatungen die Mind-Map-Technik als hilfreich erwiesen.
Finden Sie die Struktur, die sich in Ihrem Alltag bewährt. Sammeln Sie diejenigen Themen und Bereiche, zu denen Materialien für die Ablage anfallen. Wenn Sie wissen, welche großen Bereiche für Ihre Ablage zentral sind, zeichnen Sie diese im Zentrum der Mind-Map verteilt ein. Von dort aus fällt es meist viel leichter, eine feinere Struktur zu erstellen. Die Abbildung soll Ihnen für einzelne Themengebiete und mögliche Unterstrukturen Anregungen geben. Sicher fallen Ihnen nun auch noch weitere Möglichkeiten für eine Gliederung ein, die speziell auf Ihre eigene Situation zugeschnitten sind.
Sie können eine Mind-Map auch ganz einfach digital z. B. mit OneNote erstellen. Wie das funktioniert können Sie bei meinem folgenden Beitrag nachlesen: „Tipps für OneNote: MindMap erstellen und gemeinsam bearbeiten“.
Schritt 2: Erstellen Sie auf Ihrer Festplatte die neue Ordner-Struktur
Erstellen Sie jetzt auf Basis der Mind-Map die neue Struktur in einem Unterverzeichnis. Benennen Sie dieses Unterverzeichnis so, dass klar wird, dass hier die neue Gliederung entsteht.
Legen Sie in diesem neuen Unterverzeichnis die Struktur an, und zwar im ersten Schritt komplett losgelöst von der bisherigen Struktur – also ohne Inhalte.
Wenn Sie die neue Struktur angelegt haben, legen Sie ganz oben das Unterverzeichnis „Ablage-Spielregeln“ an. Dort legen Sie ein Dokument ab, das die getroffenen Regelungen festhält. Dann weiß jede und jeder, wo sie oder er bei Unklarheiten nachlesen kann. Am deutlichsten wird dies durch ein Praxisbeispiel. Schauen Sie sich hier die Ablage-Spielregeln für unseren Bereich Büro-Kaizen an.
Schritt 3: Lassen Sie ein Backup Ihres jetzigen Datenbestandes erstellen!
Wenn Sie die neue Gliederung erstellt haben, lassen Sie im nächsten Schritt von der IT ein Backup erstellen. Dies unterstützt die Bereitschaft der Kollegen, sich auf die neue Struktur einzulassen. Wenn es ein Backup gibt, ist damit zugleich klar: Sollte man in der neuen Struktur im Einzelfall etwas nicht finden, kann bei Bedarf jederzeit auf die Dateien aus der alten Struktur zurückgegriffen en werden.
Schritt 4: Benötigte Dateien verschieben
Vereinbaren Sie nun eine Übergangszeit, in der die Dateien vom bisherigen Aufbau in die neu geschaffene verschoben werden. Ich empfehle, diese möglichst kurz zu halten (zum Beispiel vier Werktage). In dieser Zeit werden die noch benötigten Dateien aus der alten Struktur in die neue Struktur verschoben. Um die Arbeitsbelastung auf mehrere Schultern zu verteilen, teilen Sie diese Aufgabe am besten unter den Kollegen auf.
Fragen Sie am Ende der vier Tage die Abteilung:
Bewährt sich die neue Struktur im Alltag?
Gibt es noch unklare Unterpunkte?
Arbeiten Sie die notwendigen Veränderungen ein.
Schritt 5: Alte Struktur löschen
Wenn die neue Struktur im Einsatz ist, kann die alte Gliederung in diesem Zuge gelöscht werden. Denken Sie dann auch daran, die Bezeichnung des neuen Ordners („_NEU”) zu verändern.
Die fünf Schritte auf einen Blick:
Darauf kommt es an
Wichtig ist, dabei alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einzubeziehen. Alle sollten mitgenommen werden und ihr innerliches Ja zu der neuen Gliederung geben können. An verschiedenen Stellen werden Sie mit Ihren Kolleginnen und Kollegen diskutieren und gemeinsam Lösungen entwickeln, wie Sie die Ablage zukünftig organisieren wollen. Oft gibt es verschiedene Lösungen, die alle richtig sind. Entscheiden Sie sich für eine und dokumentieren Sie das Ergebnis in den Ablage-Spielregeln.
Wie schön wäre es, jede gewünschte Information innerhalb einer Minute zu finden: Schauen Sie doch mal in die Anregung zur Organisation eines Ablagesystems
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Extra-Tipp
Wenn Sie die neue Gliederung nicht mit einer Mind-Map erstellen wollen, können Sie auch einfach neue Ordner im Computer anlegen sowie diverse Unterverzeichnisse. Sind die Unterverzeichnisse einmal angelegt, hat dies den Vorteil, dass Sie diese Unterverzeichnisse leicht hin und her verschieben können – bis alles sinnvoll erscheint. In diesem Fall lässt sich der Schritt mit der Mind-Map einfach überspringen. Je nach persönlicher Vorliebe und Komplexität der Dateiablage ist dies eine praktikable Alternative.
Was der Tipp bewirkt
Es verbleiben nur noch die Dateien und Ordner, die auch tatsächlich benötigt werden. Die Dateistruktur ist durchdacht, nachvollziehbar dokumentiert und damit auch für neue Mitarbeiter verständlich. Sollte doch einmal etwas fehlen, kann auf das Backup zurückgegriffen werden.
Und Sie?
Viele Projekte kann man selber durchführen und entwickeln. Doch manchmal braucht es einen externen Berater. Gerne kommen wir auch zu Ihnen und unterstützen Sie bei der Einführung neuer Strukturen und der Optimierung von Prozessen! Erfahren Sie mehr!
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