Laaangweilig – 5 Tipps für bessere Besprechungen



Laber, schnarch, nerv: Besprechungen sind langweilig und häufig ineffizient! In vielen Teams sind sie noch immer eine Qual. Doch es liegt in Ihrer Hand, das zu ändern! Lesen Sie 5 Tipps, wie sich Ihre Besprechungen besser vorbereiten, stringenter leiten und effizienter dokumentieren lassen!

Was ist das Problem

Ineffiziente Besprechungen kosten nicht nur viel Geld, sondern vor allem Zeit und Nerven für alle Beteiligten. Dies belegen auch die Ergebnisse einer Umfrage unter meinen mehr als 20.000 Newsletter-Lesern, denen ich die folgende Frage stellte: „Wie viel Zeit könnte in Besprechungen eingespart werden, wenn alle Beteiligten pünktlich erscheinen und die einzelnen Tagesordnungspunkte gut vorbereitet sind?” Ein Viertel der Befragten meinte „31 bis 60 Minuten”, weitere 22 Prozent meinten, es könnten sogar „mehr als 60 Minuten” eingespart werden.

Zeitersparnis Besprechungen

So funktioniert es

Tipp Nr. 1 für effiziente Besprechungen: Standardisieren Sie die Vorbereitung des Raumes!

Häufig sind für die Räume, die für Besprechungen genutzt werden, keine klaren Zuständigkeiten festgelegt. Fehlt etwas oder ist etwas defekt, entstehen schnell Ärger und Verzögerungen. Erst in einem vorbereiteten, gut gelüfteten, gut beleuchteten Raum macht eine Besprechung Spaß.

In diesem Video erhalten Sie einen Einblick in den Raum, in dem wir uns für Besprechungen treffen.

Führen Sie zur Vorbereitung Raumes für Ihre Besprechung eine Checklisten ein und klären Sie, wer für die Vorbereitung Settings der Besprechung zuständig ist.

Einige Beispiele für eine Checkliste erhalten Sie wenn Sie auf das Bild klicken!

Download Checklisten Bespr.zimmer

Tipp Nr. 2 für effiziente Besprechungen: Bedenken Sie, wer am Tisch sitzen soll!

Ich achte darauf, dass der erste Tagesordnungspunkt bei unseren Besprechungen immer die Frage ist, ob die richtigen Leute um den Tisch sitzen. Diese Frage habe ich mir zwar schon im Vorfeld beim Versenden der Einladung zur Besprechung gestellt, aber wenn alle am Tisch sitzen, sollte die Frage noch einmal wiederholt werden. Fehlt jemand bzw. wird jemand nur für bestimmte Themen benötigt und kann dann gehen? Fangen Sie gegebenenfalls mit den Themen an, die alle Beteiligten betreffen. Die nur von einigen Themen betroffenen Teilnehmer können dann nach und nach die Besprechung verlassen.

Mit den richtigen Leuten in der Besprechung
Bei Besprechungen sollten Sie sich immer fragen, ob alle wichtigen Leute am Tisch sitzen oder ob noch jemand gebraucht wird!

Tipp Nr. 3 für effiziente Besprechungen: Professionalisieren Ihre Tagesordnung!

Führen Sie keine Besprechung ohne Tagesordnung durch. Idealerweise sollte diese Tagesordnung im Vorfeld der Besprechung mit der Einladung verschickt werden. Falls dies nicht möglich ist, wählen Sie zumindest die einfachste Form der Tagesordnung: ein beschriebenes Flipchart! Hierzu sollten alle anzusprechenden Punkte auf das Flipchart geschrieben und dann während der Besprechung Punkt für Punkt abgearbeitet werden.

Besprechungen nur mit Tagesordnung
Besprechungen sollten am Besten nur mit Tagesordnung stattfinden.

Vereinbaren Sie außerdem die Spielregel, dass es zu jedem Punkt der Besprechung eine knappe schriftliche Vorbereitung gibt, die Ihnen als Sitzungsleiterin oder -leiter rechtzeitig zur Verfügung gestellt wird. Aus diesen Unterlagen sollte hervorgehen, was das Problem ist, welche Lösungsmöglichkeiten es gibt, welche empfohlen werden und aus welchem Grund die Empfehlung sinnvoll ist. Hier kann beispielsweise die Nutzung des sogenannten Reagan-Formulars eine Hilfe für die Vorbereitung einer Besprechung sein.

Reagan-Formular

Tipp Nr. 4 für effiziente Besprechungen: Moderieren Sie professionell

Kalkulieren Sie bei der Vorbereitung der Besprechung auch die Zeiten, machen Sie auf sie aufmerksam und achten Sie darauf, dass die Zeiten eingehalten werden. Häufig ist schon alles gesagt, nur noch nicht von jedem. Sensibilisieren Sie dafür, dass die eigenen Beiträge konzentriert und sachlich vorgetragen werden und dass die Personen beim Thema bleiben. Wir nutzen in unseren Besprechungen eine Sanduhr, um anzuzeigen, wieviel Zeit wir für die Diskussion eines Themas haben.

Besprechungen am Besten mit Sanduhr
Besprechungen die im Stehen, mit Tagesordnung und mit Sanduhr laufen, sind um einige Zeit kürzer.

Extra-Tipp

Führen Sie die Besprechung im Stehen durch. Unsere Erfahrung ist, dass sich die Gesamtzeit der Sitzung dadurch um 50 % verkürzen lässt!

Tipp Nr. 5 für effiziente Besprechungen: Protokollieren Sie direkt vor Ort und für alle sichtbar!

Sie sind nicht im Bundestag! Es muss nicht jeder Diskussionsbeitrag Ihrer Besprechung festgehalten werden. In der Regel reicht es bei einer Besprechung völlig aus, wenn die Ergebnisse der Sitzung dokumentiert werden. Dies kann direkt in der Sitzung über Beamer in einem Worddokument bzw. auf OneNote oder aber auch auf dem Flipchart geschehen.

Besprechungen sofort protokollieren
Sie sollten Informationen die in der Besprechung genannt werden, sofort aufschreiben, damit nichts vergessen wird.

Weitere Informationen zum Sofortprotokoll einer Besprechung erhalten Sie wenn Sie hier klicken.

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Darauf kommt es an

Machen Sie auf einladende Weise klar, dass alle von einem festen Zeitrahmen in einer Besprechung profitieren. Vereinbaren Sie, dass Besprechungen pünktlich beginnen. Finden Sie jemanden aus der Gruppe, der darauf achtet, dass die für die einzelnen Punkte vorgesehenen Zeiten auch wirklich eingehalten werden. Das verhindert Diskussionen, die endlos um eine Sache kreisen und meist nicht mehr zum Ziel führen.

Was der Tipp bewirkt

Das Vorgehen hilft Ihnen, die Themen der Besprechung fokussiert und zügig abzuarbeiten.

Video Thumbnail

Service

Das vollständige Befragungsergebnis der eingangs angesprochenen Umfrage, viele weitere Befragungsergebnisse sowie das erwähnte Reagan-Formular finden Sie gratis unter www.fuer-immer-aufgeraeumt.de/buch. Hier bekommen Sie auch weitere Hinweise zu verschiedenen Besprechungskosten-Apps.



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