Bullshit-Bingo oder Sitzungsrevolution? – Neun Tipps, wie Sie den Besprechungsturbo anwerfen!



„Der Ball liegt auf Ihrem Spielfeld!”, „Synergieeffekt” und „Global Player” – fertig ist die Waagegerechte. „Bullshit-Bingo!” jubeln Sie innerlich und wenden sich wieder Ihren E-Mails oder der spannende Website zu. Viel zu oft sind Sitzungen langweilig, ineffizient und irrelevant. Mitarbeiter spielen Bullshit-Bingo und surfen auf Facebook. Das ist tragisch! Wäre es nicht längst Zeit für eine Sitzungsrevolution? Mit den nachfolgenden Tipps werden Ihre Besprechungen effizient und sie machen der Bullshit-Bingo Kultur ein Ende!

Ende der Bullshit-Bingo Kultur
Machen Sie der Bullshit-Bingo Kultur ein Ende!

Was ist das Problem

Aus unserer gemeinsam mit der AKAD-Hochschule in Leipzig durchgeführten Online-Befragung zur Effizienz von Arbeitsorganisation wissen wir, dass ein Mitarbeiter mehr als 7 Stunden also ca. einen Arbeitstag pro Woche in Besprechungen zubringt. Studien des Fraunhofer-Instituts haben ergeben, dass über 30 % der Befragten, Besprechungen an denen sie teilnehmen, als Zeitverschwendung empfinden. Kann man es Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern übelnehmen, wenn sie Bullshit-Bingo spielen?

Bullshit-Bingo spielen
30 % der Befragten finden Besprechungen als Zeitverschwendung. Was aber kein Wunder ist, wenn man bedenkt, dass sie Bullshit-Bingo spielen.

Sitzungsrevolution statt Bullshit-Bingo - So funktioniert es

Tipp Nr. 1 gegen die Bullshit-Bingo Kultur: Klären Sie genau, was Sie erreichen wollen!

Sitzungen können ganz unterschiedliche Funktionen haben: mal dienen sie der Transparenz und sind im eigentlichen Sinne Informationsveranstaltungen. Ein anderes Mal wurden sie einberufen, um Probleme zu definieren und nach Lösungen zu suchen. Klären Sie im Vorfeld: Handelt es sich um eine Problemfeldanalyse, eine Sitzung zur Lösungssuche, eine Entscheidungskonferenz oder eine Informationsveranstaltung. Nun, da die zu besprechenden Themen relevant sind, werden die Mitarbeiter lieber der Sitzung folgen, anstatt Bullshit Bingo zu spielen.

Tipp Nr. 2 gegen die Bullshit-Bingo Kultur: Holen Sie die richtigen Leute an den Tisch!

Probleme entstehen in der Regel an den Schnittstellen von Prozessen, also dort, wo Aufgaben sich überschneiden oder verschiedene Interessen aufeinander treffen. Am besten können diejenigen zu einer Lösung der Herausforderung beitragen, die selber an diesen Schnittstellen arbeiten und von der Thematik unmittelbar betroffen sind. Stellen Sie sich die Frage, wer für die Bearbeitung bestimmter Themen benötigt wird. Häufig kommt es vor, dass wir mit den Themen anfangen, die alle Beteiligten betreffen und dass Teilnehmerinnen und Teilnehmer nach und nach die Besprechung verlassen, weil sie von bestimmten Themen nicht betroffen sind. Das halte ich für besser, als wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Zeit absitzen und Bullshit-Bingo spielen.

Richtigen Leute helfen gegen Bullshit-Bingo
Gegen Bullshit-Bingo hilft es, wenn Sie mit den richtigen Leuten zusammenarbeiten.

Auf der Einladung zur Besprechung sollten immer die Namen aller Beteiligten vermerkt sein sowie die Telefonnummer des Einladenden. Geben Sie auch Uhrzeiten (von/bis) und den Veranstaltungsort an (insbesondere wenn Sie mehrere Besprechungszimmer haben). So ersparen Sie sich oder Ihrem Sekretariat die Rückfragen.

Tipp Nr. 3 gegen die Bullshit-Bingo Kultur: Führen Sie keine Besprechung ohne Tagesordnung durch!

Idealerweise sollte spätestens 24 Stunden vor der Besprechung eine Tagesordnung verschickt werden. Notieren Sie möglichst präzise die Fragestellung der einzelnen Punkte, z.B. "Information über Quartalszahlen" oder "Analyse der Gründe für die Lieferschwierigkeiten". Auch sollten Sie keinen Tagesordnungspunkt ohne eine schriftliche Vorlage diskutieren. Diese sollte ebenfalls im Vorfeld an die Teilnehmer verschickt werden. Je besser die Vorbereitung ist und je klarer die Ziele der Besprechung formuliert sind, desto effektiver und kürzer kann die Besprechung ablaufen. Ideal ist, wenn Sie Ihren konkreten Vorschlag vorlegen können, so dass die anderen Sitzungsteilnehmer diskutieren und entscheiden können. Bullshit-Bingo? Fehlanzeige!

Schluss mit Bullshit-Bingo! Starten Sie eine Sitzungsrevolution! Klick um zu Tweeten

Tipp Nr. 4 gegen die Bullshit-Bingo Kultur: Dokumentieren Sie bei jeder Besprechung die Ergebnisse

Ohne eine gute Ergebnissicherung sind alle Entscheidungen, Analysen und definierten Meilensteine nur halb so viel oder manchmal sogar gar nichts mehr wert. Sie können das Protokoll während der Sitzung per Beamer an die Wand werfen, auf ein Flipchart schreiben oder sogar auf Band diktieren. In allen Fällen geht es darum, dass alle Beteiligten hören oder sehen, was Sie festhalten, so dass sie gegebenenfalls Korrekturen bzw. Ergänzungen einbringen können. So werden Missverständnisse bei der Umsetzung vermieden. Die Leute verfolgen Ihrer Ergebnissicherung und spielen nie mehr Bullshit-Bingo.

Dokumentieren der Besprechungen gegen Bullshit-Bingo
Was auch gegen Bullshit-Bingo hilft, ist es, Besprechungen zu Dokumentieren.

Weitere Ideen zum Besprechungsprotokoll finden Sie in meinem Blogbeitrag „Protokollstress adé”.

Tipp Nr. 5 gegen die Bullshit-Bingo Kultur: Arbeiten Sie wenn immer möglich mit Bildern und Graphiken in Ihren Präsentationen!

Ein Bild sagt mehr als 1000 Worte. Bilder bleiben im Gedächtnis haften. Durch Bilder können Dinge schneller aufgefasst werden. Wenn ich z.B. einen Beratungsprozess zu Fragen der Büroorganisation mache, arbeite ich gerne mit Fotos von Schreibtischen, Regalen und Archiven der Firma. Wenn wir gemeinsam danach suchen, wie Suchzeiten vermieden, Prozesse optimiert, Wege verkürzt werden können, fällt dies aufgrund des gewählten Bildmaterials häufig leichter, als wenn ich nur mit Text oder Zahlen agieren würde. Spätestens, wenn ich ein Bild aus der eigenen Abteilung zeige, ist Schluss mit Bullshit-Bingo!

Tipp Nr. 6 gegen die Bullshit-Bingo Kultur: Stellen Sie Besprechungsspielregeln auf!

Für Besprechungen sollten gemeinsam Spielregeln aufgestellt werden wie z. B. pünktlicher Beginn und pünktliches Ende, Verhaltensregeln für den Umgang miteinander (aussprechen lassen, keine Killerphrasen etc.), keine Handys, kein Bullshit-Bingo. Hängen Sie diese Spielregeln im Besprechungszimmer aus und ergänzen Sie die Liste immer wenn neue Spielregeln dazu kommen.

Tipp Nr. 7 gegen die Bullshit-Bingo Kultur: Halten Sie Besprechungen kurz!

Der Grundsatz heißt: „Lieber zwei kurze Besprechungen zu jeweils einem Thema als eine längere Besprechung mit mehreren Themen.” Sofern eine lange Besprechung nötig ist, machen Sie alle 90 Minuten eine kurze Pause zum Aufstehen, Durchlüften etc. Achten Sie bei der Durchführung der Besprechung auf die Zeit und machen Sie konkrete Vorgaben. „Wir haben 20 Minuten Zeit, die unterschiedlichen Lösungsansätze zu bewerten, danach fällen wir eine Entscheidung.” Wer spürt, dass Zeit allen wertvoll ist, vertrödelt sich nicht mit Bullshit-Bingo.

Kurze Besprechung gegen Bullshit-Bingo
Halten Sie die Besprechung (K)urz. Das hilft ebenfalls gegen Bullshit-Bingo.

Wir nutzen für unsere Besprechungen Sanduhren, um eine Dynamik zu vermeiden, bei der schon innerhalb der ersten zehn Minuten alles gesagt ist, bloß noch nicht von jedem. Weshalb das Gespräch dann manchmal unnötig verlängert wird. Sanduhren für 10, 20 oder mehr Minuten bieten die Firmen Eduplay, Maxi oder Sodial.

Tipp Nr. 8 gegen die Bullshit-Bingo Kultur: Fördern Sie die Lösungssuche nicht die Problemsuche!

Viele Besprechungen erscheinen mir deshalb so mühsam, weil den Problembeschreibern zu viel Raum gegeben wird. Manche Menschen haben sich darauf spezialisiert, Probleme zu sehen und sie ausführlich zu benennen. Reduzieren Sie den zeitlichen Spielraum für die Beschreibung von Problemen und fördern Sie Menschen, die Problemlöser sind! Fördern Sie die Problemlösungskompetenz Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Wer den Eindruck hat, mein Votum ist wichtig für die Lösung eines echten Problems, der spielt nicht Bullshit-Bingo.

Tipp Nr. 9 gegen die Bullshit-Bingo Kultur: Standardisieren Sie Ihre Sitzungsvorbereitungen!

Wenn Sie sich z.B. angewöhnen, mit einem Belegungsplan für Ihre Besprechungszimmer zu arbeiten, lassen sich Ärger sowie Telefonate und E-Mails vermeiden, die notwendig sind, weil es zu Überschneidungen oder Unklarheiten gekommen ist. Auch lassen sich Such- und Wartezeiten verhindern, wenn Sie eine Checkliste mit der Standardausstattung an Arbeitsmitteln (Flipchartpapier, Block, Stifte, Taschenrechner etc.) erstellen. Weitere mögliche Standardisierungen sind eine Protokollvorlage bzw. eine Vorlage für die Tagesordnung. Alles, was Sie an Checklisten für eine gute Sitzungsvorbereitung brauchen, finden Sie in unserem Downloadbereich. Alles - nur keine Vorlagen für Bullshit-Bingo.

Was der Tipp bewirkt

Besprechungen sind wichtig, um gemeinsam neue Ideen zu entwickeln, Probleme an Schnittstellen zu vermeiden, Informationen auszutauschen. Vermeiden Sie durch eine gute Vorbereitung, dass Zeit vertrödelt wird und Besprechungen ineffizient ablaufen. Plötzlich sind die Leute bei der Sache und hören auf, nach immer neuen Vorlagen für das Spiel „Bullshit-Bingo” zu googeln.

Extra-Tipp

Damit Ihnen ein unangemeldeter (Vertreter-) Besuch nicht die gesamte Zeitplanung des Tages durcheinander wirft, sollten Sie diese Treffen so effektiv und schnell wie möglich führen. Am besten geht das im Stehen! Führen Sie solche Gespräche an einem Stehtisch im Foyer. Dieser Platz ist auch der richtige Ort, um kleinere Themen durchzusprechen oder um einen neuen Termin auszumachen.

Mit unserer Übersicht der "Meetingkosten-Apps" zeigen wir Tools, mit denen Sie Besprechungskosten berechnen können. Nutzen Sie diese Transparenz um für effektive Sitzungen zu werben. Zum Download geht's hier.

Und Sie?

Spielen Sie noch Bullshit-Bingo oder erleben Sie schon eine Sitzungsrevolution? Über welche Sitzungskuriositäten ärgern Sie sich? Welche Tipps und Tricks verwenden Sie für mehr Besprechungseffizienz?





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