Ziele formulieren und erreichen: Unternehmenserfolg mit Plan

8. April 2020

Warum sind Ziele so wichtig? Wer sich ohne Ziel auf den Weg macht, weiß nicht, wann er angekommen ist. Er wird auch nicht wissen, ob er eine unnötigen Umweg macht oder geschickt Hindernisse umschifft.

Klar ist aber auch: Wer sich keine Ziele setzt, wird immer beim Wünschen bleiben. Die wenigsten Erfolge entstehen aus Zufall. Sie sind das Ergebnis harter Arbeit und konkreter Ziele.

Die richtigen Ziele konkret ins Auge zu fassen – das steht am Anfang jeder Erfolgsgeschichte. Erst durch den Einsatz von Zielen werden Veränderungen möglich und mit Strategie und Struktur umgesetzt.

Wie Sie Ziele konkret formulieren, auf Ihren Erfolg hinarbeiten und so die Geschichte Ihres Unternehmens aktiv weiterschreiben – das erfahren Sie hier.

Was macht ein gutes Ziel aus?

Ein gutes Ziel ist so formuliert, dass für alle Beteiligten aller Ebenen klar ist, was wie und warum erreicht werden soll. Viel zu oft wird das allerdings vernachlässigt. Die Folge: Unverständnis jenseits der Führungsetagen, Verweigerung oder Überforderung, Frust und Konflikte.

Regelmäßige Kontrollen des Fortschrittes und Meilensteine sorgen für ein Laufen in die richtige Richtung. Auch müssen alle wissen, was zu tun ist, wenn sie merken, dass Ziele nicht erreicht werden können.

Ziele-Tipp Nr. 1: Wie werden Ziele SMART definiert?

Damit aus Wünschen konkrete Ziele werden, müssen Sie sie so übersetzen, dass sie SMART sind.

SMART, das steht für:

S – spezifisch
M – messbar
A – angemessen und attraktiv
R – realistisch
T – terminiert

Ein gutes Ziel ist spezifisch, messbar, Attraktiv, realistisch und terminiert.

Ein Beispiel. Nehmen wir an, Sie möchten besser Englisch sprechen.

Was heißt „besser“? Woran merken Sie, dass Sie das Ziel erreicht haben?

Aus dem Wunsch wird nun ein konkretes Ziel, wenn Sie sagen: „Ich will bis zu meiner nächsten Messe in London Englisch auf dem Niveau des B2-Levels des Europäischen Referenzrahmens sprechen können.“ Wenn Sie bereits Englisch auf B1-Niveau sprechen, sollte das Ziel auch machbar sein.

Ein anderes Beispiel für eine unklare Zielvorgabe durch die Unternehmensführung: „Wir möchten mehr Teilnehmerinnen und Teilnehmer bei unseren Veranstaltungen!“

Hier entstehen gleich mehrere Unklarheiten:

  • Was bedeutet „mehr“? Hundert Personen mehr oder tausende Personen? Welche Personen?
  • Bis wann wollen wir mehr Teilnehmerinnen und Teilnehmer?
  • Wer ist eigentlich „wir”? Will das auch der Vertrieb, der jetzt schon mit 120 % Auslastung stöhnt?
  • Warum werden mehr Menschen gewünscht? Was sollen sie für den Erfolg des Unternehmens tun?
  • Wie wird kontrolliert, ob es mehr Personen sind?
Nur, wenn konkrete Ziele kommuniziert werden, werden sie erreichbar.

Ohne SMARTE Definitionen sind Ziele nur unverbindliche Wünsche. Und: Wenn keine spezifische Definition geliefert wird, ist unklar, ob das Ziel erreicht wurde oder überhaupt erreichbar ist. Dann kommt es leicht zu überhöhten Erwartungen und dann auch zu Enttäuschungen. Darum ist es so wichtig, klar definierte, machbare und messbare Ziele zu definieren.

Die S.M.A.R.T.-Methode hat sich längst als wirksames Tool erwiesen, um belastbare Definitionen für Ziele zu finden – nicht umsonst wird sie oft empfohlen.

Übersetzt man das Beispiel von oben („Wir möchten mehr Teilnehmerinnen und Teilnehmer bei unseren Veranstaltungen!“) in SMARTe Ziele, kann das so aussehen: „Die Tempus Akademie setzt sich im laufenden Geschäftsjahr das Ziel, die Zahlen der Teilnehmerinnen und Teilnehmer bei Seminaren um 20% zu erhöhen und alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter reichen dafür mindestens zehn Verbesserungsideen pro Jahr ein.“

  • Die Ziele sind spezifisch: Es geht um die Erhöhung der Zahlen der Besucherinnen und Besucher unserer Seminare, bzw. um konkrete Verbesserungsvorschläge als Maßnahme zur besseren Beteiligung.
  • Die Ziele sind messbar: Es geht um eine Erhöhung um 20 % bzw. zehn Vorschläge.
  • Die Ziele sind angemessen und attraktiv: Sie wurden von unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern formuliert und vorgeschlagen. Sie sind motivierend und werden von den Beteiligten als Challenge akzeptiert!
  • Die Ziele sind realistisch: Im vergangenen Jahr konnten wir bereits eine Steigerung der Zahlen erreichen.
  • Die Ziele sind terminiert: Die entscheidende Zahl wird zum Ende des Jahres gemessen. Wir wissen aber auch, in welchen Monaten die meisten Aufträge akquiriert werden und haben Meilensteine definiert, durch die uns monatlich ein Überblick darüber möglich ist, ob das Ziel erreicht werden kann oder nicht.

Extra-Tipp:

Wir haben in unserem Unternehmen einen festen Zeitplan für die Erstellung unserer Ziele etabliert. Der Prozess zur Festlegung unserer Ziele beginnt mit den Strategietagen der Geschäftsleitung, die im April stattfinden. In den Strategietagen werfen wir den Blick auf die Erfahrungen des ersten Quartals und definieren die Stoßrichtung der Unternehmens-Ziele für das darauffolgende Jahr.

Diese Ziele werden an einem weiteren Strategietag im August verifiziert und klar definiert. Sie münden in eine Zieleklausur im Oktober sowie in die konkreten Zielvereinbarungsgespräche mit unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im November.

Damit Ziele erreicht werden ist es wichtig, sich regelmäßig über die Entwicklung zu informieren. Vereinbaren Sie Quartalsgespräche im Januar, Mai, September und Dezember, bei denen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von ihrem Fortschritt, ihren Herausforderungen und Erfolgen berichten.

Sie möchten mehr darüber wissen, wie diese Quartalsgespräche optimal ablaufen? Hier finden Sie weitere Informationen und Tipps zu den Quartalsgesprächen.

Ziele-Tipp Nr. 2: Wie definieren Sie Ausgangspunkt und Weg?

Ein Ziel ist umso wirksamer, je klarer der Ausgangspunkt analysiert wurde – zumal ohne messbare Startgrößen keine messbaren Zielgrößen möglich sind.

Wo stehen wir heute? Welche Zahlen haben wir heute? Welche Signale gibt es, die eine Erhöhung der Zahlen möglich erscheinen lassen? Wie steht es um die Arbeitskapazitäten der Beteiligten? Welche Ressourcen stehen zur Verfügung, um das Ziel zu erreichen?

Mit Zielen lässt sich Erfolg vereinbaren.

In unserem konkreten Beispiel, bei dem die Teilnehmerzahlen erhöht werden sollen, gilt es zunächst, einen Blick auf Abläufe und Prozesse zu werfen, um vergleichbare Messwerte zu bekommen: Wie hoch sind die Zahlen der Teilnehmerinnen und Teilnehmer aktuell? Mussten wir Seminare absagen? Warum? Gibt es Auffälligkeiten im Hinblick auf die Absagen?

Der Weg von Startpunkt zum Ziel erfordert geeignete Maßnahmen, die Schritt für Schritt zum Ziel führen. Um Akzeptanz der Ziele zu erreichen und Innovation zu fördern, sollten Sie als Führungskraft Ihre Mitarbeiter motivieren, nicht nur Ziele zu formulieren, sondern gleichzeitig einige Vorschläge für Maßnahmen vorzulegen, durch die diese Ziele erreicht werden.

Stecken Sie den Rahmen ab

Beim Entwickeln der geeigneten Maßnahmen, die zum Ziel führen, geht es auch immer darum, dem Rahmen zu definieren. Stecken Sie die zeitlichen und finanziellen Ressourcen für das Erreichen der Ziele ab. Nur wenn Sie genau berechnen, was an Kapazitäten, Zeit und Budget nötig ist und vor allem, ob es verfügbar ist, ist klar, ob das Ziel machbar und realistisch ist.

Fehlen Ressourcen, gilt es zu überlegen, wo man sie einspart, verlagert oder erhöht.

Ziele-Tipp Nr. 3: Wie definieren Sie Ziele nach Kategorien?

Mitunter kann es sinnvoll sein, den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Freiheit zu lassen, den Weg, wie sie das Ziel erreichen, selbst zu wählen. Wenn Sie den Ausgangspunkt definiert, das Ziel formuliert und den Rahmen für das Erreichen des Zieles festgelegt haben, obliegt es den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern selbst, welchen Weg sie nehmen.

Wie viel Freiheit in welcher Funktion gelassen werden kann, das ist in vielen Fällen abhängig von der Zielkategorie. Was ist damit gemeint?

Wir unterscheiden in unserem Haus zwischen unterschiedlichen Kategorien für unsere Ziele.

Es gibt:

  • Qualifizierungs-Ziele
  • Umsatzziele/Einsparungs-Ziele
  • Projekt-Ziele.

Was sind Qualifizierungs-Ziele?

Zu den Qualifizierungs-Zielen gehören Verbesserungsvorschläge und Schulungsmaßnahmen. Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter soll sich in seinem Bereich fortbilden. Auch sind Vorschläge erwünscht, die die Qualität der Arbeit und Zusammenarbeit verbessern.

Was sind Umsatzziele/Einsparungs-Ziele?

Wir verteilen die Verantwortung für die Steigerung des Umsatzes und für Kosteneinsparungen nicht allein auf die Geschäftsführung. Auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter tragen ihren Teil dazu bei. Aus diesem Grund definieren wir Einsparungs- und Umsatz-Ziele. Das gilt für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von der Geschäftsführung bis zum Azubi.

Die Ziele dieser Kategorie unterscheiden sich allein durch die Höhe, aber alle tragen gemeinsam Verantwortung für das Ergebnis unserer Firma. Für mich als Geschäftsführer liegt das Ziel im Bereich der persönlichen Kostensenkung bei 20.000 €. Das wäre für einen Azubi nicht machbar. Aber eine Einsparung von 500 € ist auch für ihn erreichbar.

So kann die Visualisierung eines persönlichen Ziels aussehen.

Was sind Projekt-Ziele?

Die dritte Kategorie sind Projekt-Ziele. Projekt-Ziele sind konkrete Aufgabenbereiche, die sich von Mitarbeiter zu Mitarbeiter unterscheiden. In der Buchhaltung könnten Projekt-Ziele etwa die Einführung einer neuen Abrechnungssoftware oder die Fertigstellung der Bilanz sein. Projekt-Ziele im Bereich der Geschäftsführung sind beispielsweise die Einführung eines flexiblen Entgeltsystems für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oder die Entwicklung eines neuen Geschäftsbereichs.

Extra-Tipp:

Beschränken Sie sich auf maximal fünf Ziele und halten Sie diese schriftlich fest! Bei uns geschieht dies in Form eines Zielebuches, das jeweils im Dezember eines laufenden Jahres erscheint.

Die Beschränkung auf fünf Ziele hat sich bei uns bewährt. Es gilt: Die Geschäftsführung hat in der Regel fünf Ziele, die Ebene der Referentinnen und Referenten verfolgt drei Ziele, während es vorkommen kann, dass in der Buchhaltung, dem Sekretariat oder bei Teilzeitkräften mit nur einem Ziel gearbeitet wird. Mehr als ein, drei oder fünf Ziele sind aus unserer Erfahrung nicht machbar. Hier müssen Sie allerdings eigene Erfahrungswerte sammeln.

Ziele-Tipp Nr. 4: Wie nutzen Sie visualisierte Ziele?

Visualisieren Sie die Unternehmensziele an einem Ort, den alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter regelmäßig passieren. Wir nutzen z.B. unseren Sozialgang, der die verschiedenen Büros mit der Teeküche und dem Empfangsbereich verbindet, um unsere Unternehmensziele zu visualisieren.

Darüber hinaus nutzt jeder oder jede einen Ort in Sichtweite seines oder ihres Arbeitsplatzes, um die persönlichen Ziele und den aktuellen Status zu visualisieren, etwa mit Zahlen, Grafiken oder Sketchnotes.

Extra-Tipp:

Kennen Sie die Situation, dass eine Mitarbeiterin nicht an einer Besprechung teilnehmen konnte? In der darauffolgenden Sitzung sagt sie dann, dass sie von den vereinbarten Absprachen nichts wusste, weil sie das Protokoll nicht erhalten hat.

Hier wurde offenbar eine grundsätzliche Vereinbarung nicht getroffen: Kann eine Person nicht an einer Besprechung teilnehmen, hat sie die Holschuld, sich aktiv eine Kopie des Protokolls zu besorgen.

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben nicht nur eine Holschuld. Sie haben auch eine Bringschuld. Merkt ein Mitarbeiter, dass er seine Ziele trotz angepasster Maßnahmen nicht wie vereinbart erreichen wird, muss er sich bei seiner Vorgesetzten melden, damit gemeinsam überlegt werden kann, was zu tun ist. Der Mitarbeiter darf damit nicht bis zum nächsten Quartalsgespräch in zwei Monaten warten, sondern er hat die Bringschuld, sofort zu reagieren.

Ist im Unternehmen das Thema Hol- und Bringschuld nicht geklärt, entstehen dadurch viele Probleme und verpasste Ziele. Sie sollten von Anfang an das Thema ansprechen und in den Zielvereinbarungsgesprächen daran erinnern.

Eine der wichtigsten Kommunikationsaufgaben ist der aktuelle Statuts zu Zielen und deren aktuellem Stand.

Was die Tipps bewirken

Der Einsatz von Zielen schafft Erfolgserlebnisse, sichert die Zukunftsfähigkeit des eigenen Unternehmens und wirkt sich motivierend und ermutigend auf die Unternehmenskultur aus. Sie ziehen gemeinsam an einem Strang, feiern Erfolge und haben die Möglichkeit, Probleme und Herausforderungen frühzeitig zu erkennen.

Ich bin überzeugt, dass kein anderes Werkzeug mehr Anteil am Erfolg unseres Unternehmens hat als unsere Arbeit mit Zielen. Wir erleben, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter motiviert und leidenschaftlich am Unternehmenserfolg mitarbeiten. Sie sind nicht länger Mit-Arbeiter, sondern Mit-Unternehmer.

Extra-Tipp:

Hier können Sie sich eine Vielzahl an Vorlagen downloaden. So haben wir z.B. für Sie die Formulare für Jahresziele und Maßnahmen online gestellt. Schauen Sie einmal auf der Download-Webseite vorbei!

Und Sie?

Die Einführung von konkreten Zielen war in unserem Unternehmen ein längerer Lernprozess. Anfangs waren unsere Ziele noch nicht so qualifiziert und ausgefeilt, wie sie es heute sind. Heute fällt uns das Arbeiten mit Zielen deutlich leichter als noch vor zwanzig Jahren.

Wie ist Ihre Erfahrung? Setzen Sie im Unternehmen klare Ziele? Wie sieht es mit der Umsetzung aus? Schreiben Sie mir, wo es bei Ihnen klemmt und wir suchen gemeinsam nach Lösungen.

Wenn Sie mehr über die Arbeit mit Zielen erfahren wollen, empfehle ich Ihnen die Ziele von Jürgen Kurz kennenzulernen.



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