Spielregeln: 8 Tipps für den leichteren Büroalltag



Wenn Sie den Tisch fürs Abendessen decken wollen und entnehmen das Besteck – dann werden Sie Messer und Gabel und Löffel vermutlich ziemlich leicht eindecken, denn Sie haben eine gut sortierte Schublade dafür. Schwieriger wird’s schon, wenn Sie den Kochlöffel suchen oder die Suppenkelle, oder? Denn die müssen die meisten Menschen mühsam aus einer Schublade für mehrere Kochutensilien raussuchen. Was weniger Zeit kostet, ist klar: das Essbesteck finden. Dafür haben Sie zu Hause ja auch Spielregeln. Für die Dinge, die Sie gemeinsam im Büro nutzen wollen, gilt das gleiche: Wer Köpfchen beweist, minimiert unangenehme Suchzeiten und erhöht den Jetzt-Flutscht‘s-Aber-Faktor.

Spielregeln erleichtern den Arbeitsalltag
Spielregeln in der Abteilung oder im gesamten Unternehmen erleichtern den Arbeitsalltag.

Lesen Sie deshalb hier die 8 Spielregeln für Ihr „Besteck im Büro”: ob es um Suchzeiten minimieren, innere Hürden überwinden oder erfolgreich miteinander arbeiten geht – in den meisten Büros finden sich wiederkehrende Strukturen. Deshalb lassen sich die üblichen Verdächtigen auch hinsichtlich ihrer effizienten Gestaltung gut in Angriff nehmen.

So funktioniert es

Wenn Sie mehr Effizienz, Ordnung und Übersichtlichkeit in Ihren Büro-Alltag bringen wollen, nehmen Sie sich die folgenden 8 Punkte vor:

1. Mehr Übersichtlichkeit durch Beschriftung:

Machen Sie sich zur Regel, alles, was Sie nicht mit einem Blick als das Gesuchte erkennen, sinnvoll zu beschriften. Dazu gehören z. B. bestimmte Unterlagen in Klarsichthüllen, Hängeregistermappen oder Aktenordner. Ein eingelegtes oder eingeklebtes Extra-Inhaltsverzeichniszettel wirkt hier Wunder. Beschriften Sie auch Schränke, Regalböden und Lichtschalter. Lesen Sie mehr dazu im Blogartikel zur Beschriftung.

2. Aus für die Zettelwirtschaft:

Sagen Sie Pinnwänden, Schreibunterlagen und Post-its am Monitor den Kampf an. Nutzen Sie stattdessen Sichtbücher – eins für die Allgemeinheit, eins speziell für Sie – oder einen Schwenkarm am Monitor. Hier lesen Sie noch mehr Tipps im Kampf gegen die Zettelwirtschaft.

3. Tacker & Co besser nutzen:

Lagern Sie Büroutensilien auf einem Rollcontainer oder in einer mit Fächern unterteilter Schublade, jedoch immer am gleichen Ort – für schnellen Zugriff bei freibleibendem Schreibtisch.

4. Nur ein Posteingangskörbchen:

Setzen Sie NUR EIN Posteingangskörbchen für ALLE Eingänge ein. Und arbeiten Sie dieses täglich vollständig ab – indem Sie alles erledigen, was weniger als 5 Minuten dauert und alles andere terminieren. Die Unterlagen aus dem Posteingangskörbchen wandern dann in die Zwischenablage für das terminierte Projekt.

5. Lesestapel bekämpfen:

Nutzen Sie einen Regalboden als selbstbegrenzendes System für den einzigen Stapel mit Lesestoff. Fangen Sie keinen zweiten an, sondern werfen Sie die untersten Unterlagen weg, wenn Sie oben welche hinzulegen möchten.

6. Eine zuverlässige Wiedervorlage nutzen:

Verwenden Sie einen Pultordner für die Wiedervorlage oder nutzen Sie die digitalen Möglichkeiten z. B. von Outlook, das Sie automatisch erinnern kann.

7. Zwischenablage verbessern:

Setzen Sie Pultordner oder Wiedervorlage-Boxen für die Unterlagen laufender Projekte ein. Lagern Sie diese nicht auf Ihrem Schreibtisch. Haben Sie sehr viele Unterlagen, nutzen Sie Aktenordner, die Sie in Reichweite halten.

8. Sich der täglichen E-Mail-Flut stellen:

Bearbeiten Sie E-Mails nur 1- bis 2-mal pro Tag, nach dem Motto: 1 Thema je E-Mail. Antworten Sie sofort, wenn die E-Mail Sie nur fünf Minuten Ihrer Zeit kostet.

Spielregeln – ein großer Gewinn für die Zusammenarbeit Klick um zu Tweeten

Spielregeln vereinbaren – darauf kommt es an:

Gute Spielregeln wollen nicht nur gefunden und eingeführt, sondern auch eingehalten werden – und das alles selbstverständlich, ohne ein gutes Unternehmensklima zu gefährden. Deshalb achten Sie darauf, mit der nötigen Aufmerksamkeit vorzugehen, wenn Sie erfolgreich Spielregeln einführen.

  • gemeinsame Einführung:
    Wenn der Vorgesetzte bestimmt, wo’s lang geht, ruft das stets Kritik auf den Plan – egal wie gut die Lösung ist. Investieren Sie deshalb stets Zeit und Arbeit in die gemeinsame Erarbeitung der Regeln. Es sollte auch für Einzelfälle ein Vetorecht geben. Damit erleichtern Sie es Mitarbeitern ungemein, die gefundenen Spielregeln auch einzuhalten.
  • im Gedächtnis verankern:
    Hängen Sie vereinbarte Spielregeln an einem für alle gut sichtbaren Platz aus – zum Beispiel am Kopierer – so setzen Sie für alle Mitarbeiter immer wieder einen neuen Impuls, sich an das Vereinbarte zu erinnern.
  • neue Mitarbeiter:
    Machen Sie neue Mitarbeiter gleich zu Anfang mit den Spielregeln in Ihrem Unternehmen vertraut – zum Beispiel in Form eines Sichtbuchs. So sorgen Sie dafür, dass Regeln von Anfang an eingehalten werden – und geben dem Mitarbeiter gleichzeitig einen beruhigenden Orientierungsanker.

Und Sie?

Welche Spielregeln in Ihrem Büro erleichtern Ihnen den Alltag? Lassen Sie es mich wissen – per Kommentar oder E-Mail an blog@büro-kaizen.de.





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