Auf nimmer Wiedersehen Bürochaos: Ordnerrücken beschriften mit Word!



Haben Sie genug Zeit, um immer wieder Ihre Unterlagen zu suchen? Dann können Sie diesen Artikel getrost überspringen. Wer jedoch bis zu zehn Prozent Zeit und Geld mit ordentlich beschrifteten Ordnerrücken sparen möchte, findet hier eine einfache Word-Anleitung.

Zehn Prozent Such-Zeitersparnis mit Word-beschrifteten Ordnerrücken. Klick um zu Tweeten

Word-Vorlagen machen Ordnerrücken übersichtlich

Leider gibt es unter Word 2010 keine integrierte Vorlage zum Beschriften von Ordnerrücken mehr. Hier können Sie ganz einfach eine Vorlage zum Beispiel herunterladen und verwenden. Wählen Sie dazu zunächst das Design aus und ob die Etiketten schmal oder breit sein sollen. Laden Sie dann die Datei auf Ihren Computer herunter. Sie können die hier gefundene Vorlage überdies so konfigurieren, dass Sie eine für Ihr Unternehmen einheitliche Vorlage erhalten. Idealerweise benutzen alle in Ihrer Firma die gleiche Vorlage. Dann wird das Finden des richtigen Ordners noch einfacher, weil alle Schilder einheitlich sind. Parallel dazu einigen Sie sich auf ein System nach Farben, Reihenfolge und Logos, was weitere Vorteile bringt.

Beschriftung in Word wählen

Wählen Sie eine gut lesbare Schriftart. Die meisten Firmen haben eine Hausschrift, die sich hier gut eignet. Wichtig ist, dass sie keine Schnörkel hat oder unleserlich ist. Im Zweifelsfall wählen Sie Arial oder Times New Roman in einer großen Größe wie 16 oder mehr. Machen Sie sich eine Systematik zu eigen, die Sie auch durchziehen.

Seien Sie kreativ: Farben und Logos

Verwenden Sie einheitliche Farben für Ihre Vorlage wie rot für Rechnungen und weiß für Kunden oder gelb für das Archiv… Setzen Sie außerdem das Logo des Kunden auf das Rückenschild des Ordners. So wird vieles einfacher und übersichtlicher. Denn Symbole sind schneller gelesen, als Schrift.

Ordnung durch Ordnerruecken beschriften
Ordnung halten geht leicht mit Logos auf Ordnerrücken.

Bessere Uebersichtlichkeit farbige Ordnerruecken
Mit gut beschrifteten farbigen Ordnerrücken verbessern Sie die Übersichtlichkeit weiter.

Etiketten drucken leicht gemacht

Haben Sie Ihre Schilder angelegt, dann geht es ans Drucken. Das ist nicht ganz einfach, aber machbar. Weil jeder Drucker seine Etiketten andersrum einzieht und mal die Vorderseite und mal die Rückseite der Klebestreifen einzieht, sollten Sie den Druckvorgang mit einer Probeseite testen. Machen Sie dafür rechts oben auf die Vorderseite des obersten Druckerblatts ein Kreuzchen und lassen diese erste Seite durchlaufen. Je nachdem, wo sich Ihre Markierung nach dem Testdruck befindet, ob auf der bedruckten oder unbedruckten Seite, oben oder unten, wissen Sie, wie Sie Ihre Klebeetiketten einlegen müssen.

Haben Sie herausgefunden, wie Sie die Etiketten einlegen müssen, drucken Sie diese aus. Achtung bei Laserdruckern: Jeder Bogen sollte nur einmal durchlaufen und nicht mehrmals. Denn der Klebstoff selbstklebender Ordnerrückenschilder weicht sonst auf und läuft in Ihren Drucker. Oder die Streifen haften nicht mehr ordentlich.

Orientierungshilfe für die Reihenfolge

Wenn Sie Unterlagen schnell wiederfinden wollen, brauchen Sie eine feste Reihenfolge. Ordner nach Alphabet zu ordnen, dauert seine Zeit. Einfacher ist es, wenn Sie die Ordner gleich beim Beschriften durchnummerieren oder mit einem Klebeband quer über alle Ordner eine Orientierungshilfe schaffen.

Ordnerruecken mit Klebeband beschriften
Nutzen Sie ein Klebeband, um die Reihenfolge mittels der Ordnerrücken zu visualisieren.

Ordnerrücken mit Word beschriften: Was bringt’s?

  • Sie verkürzen Suchzeiten, weil Sie Ordner schneller finden.
  • Sie schaffen eine Vorlage für alle Mitarbeiter und damit eine einheitliche Beschriftung für mehr Effizienz.
  • Jeder Mitarbeiter weiß, wo seine Unterlagen stehen und in welcher Reihenfolge die Ordner ins Regal gehören.
  • Auch Aushilfen, neue Mitarbeiter und Urlaubsvertretungen finden sich schneller zurecht.

Und Sie?

Arbeiten Sie schon mit beschrifteten Ordnerrücken? Wie kommen Sie damit zurecht? Posten Sie einen Kommentar oder schreiben mir blog@büro-kaizen.de.



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