5 Tipps den Ordnerrücken clever zu nutzen

15. Mai 2020

Man kennt`s: Sie benötigen das eine wichtige Dokument, aber in welchen Ordner haben Sie es gleich nochmal abgeheftet? Die viel wichtigere Frage ist jedoch: Wie finden Sie diesen einen Ordner, ohne dass dafür ein ganzer Arbeitstag flöten geht?

Tatsächlich verbringen wir 13% unserer Arbeitszeit mit dem Suchen von Ordnern, Dokumenten etc. Das ergab eine Studie, die ich gemeinsam mit der AKAD-Hochschule erstellt habe. Machen Sie jetzt Schluss mit dem lästigen Suchen. Wir zeigen Ihnen 5 Tipps, wie Sie den Ordnerrücken clever nutzen und Suchzeiten vermeiden.

Ordnerrücken bieten Ihnen Ordnung und sparen Zeit

Der Ordnerrücken existiert quasi nur aus einem Grund: Dass Sie mit ihm Ordnung in Ihre Unterlagen kriegen. Wenn Sie also gut sortieren, ordnen und beschriften, umgehen Sie einen der sinnlosesten Zeitfresser im Büro. In unseren 5 Tipps zeigen wir Ihnen, welche Grundlagen für eine funktionierende Ordnung wichtig sind.

1. Wie beschriftet man den Ordnerrücken?

Der springende Punkt liegt in der Vereinheitlichung der Beschriftung. Nach dieser einen Vorlage sollten Sie alle Ihre Ordnerrücken beschriften. Hier haben Sie etwas Spielraum, wie Sie den Ordnerrücken gestalten wollen, z. B.

  • Kunden- oder Projektnummer an
    -> oberster
    -> mittiger Stelle
  • Art der Akten (Rechnungen, Aufträge, Ideen etc.)
    -> unten.

Beschriften Sie den Ordnerrücken so, dass Sie die wesentliche Information direkt ablesen können.

2. Wesentliche Information auf Ordnerrücken markieren

Wesentliche Informationen auf dem Orderrücken verraten Ihnen schnell, was Sie in dem Ordner finden. Markieren Sie z. B. diese Informationen, damit sie Ihnen sofort ins Auge springen.

Insider-Tipp: Unser Gehirn funktioniert visuell! Verwenden Sie Kundenlogos für noch kürzere Suchzeiten!

3. Beschriften Sie den Ordnerrücken mit dem PC!

Nachdem Sie nun den ersten Tipp bereits kennen, erscheint Ihnen dieser wohlmöglich etwas wirr. Dennoch: Viele beschriften Ihre Ordnerrücken nach wie vor per Hand. Das geht vermutlich schneller, aber auch dabei sollte es einheitlich bleiben. Nun hat aber nicht jeder Ihrer Kollegen eine klare Handschrift und schnell sieht die 5 aus wie ein S und, und, und…

Unser Tipp? Erstellen Sie bequem Vorlagen für Ihre Ordnerrücken. Der Drucker sorgt ganz von allein für die pixelgenaue Einheitlichkeit.

Wie erstelle ich Ordnerrücken?

Hier kommt Word ins Spiel. In nur 3 Schritten gelangen Sie zu Ihrem neuen einheitlichen Ordnerrücken.

Schritt 1: Öffnen Sie ein neues Word-Dokument und geben Sie in das Suchfeld für Onlinevorlagen „Ordnerrücken“ ein.

Schritt 2: Es erscheint eine Vorlage mit dem Titel „5 cm breite Ordnerrücken“. Öffnen Sie diese.

Schritt 3: Beschriften Sie die Vorlage und drucken Sie sie aus.

Ordnerrücken mit Word erstellen und einheitlich beschriften

Wenn Ihnen die Vorlage von Word nicht zusagt, können Sie auch ganz einfach hier eine Vorlage kostenlos herunterladen. Sie wählen einfach das Design aus und ob die Etiketten schmal oder breit sein sollen. Laden Sie anschließend die Datei auf Ihren Computer herunter.

Ordnerrücken mit Word beschriften: Was bringt’s?

  • Sie verkürzen Suchzeiten, weil Sie Ordner schneller finden
  • Sie schaffen eine Vorlage für alle Mitarbeiter und damit eine einheitliche Beschriftung für mehr Effizienz
  • Jeder Mitarbeiter weiß, wo seine Unterlagen stehen und in welcher Reihenfolge die Ordner ins Regal gehören
  • Auch Aushilfen, neue Mitarbeiter und Urlaubsvertretungen finden sich schneller zurecht.

Beschriftung in Word wählen

In Word stehen Ihnen viele Schriftarten zur Verfügung. Wählen Sie jedoch eine gut lesbare Schriftart. Viele Firmen haben eine Hausschrift, die sich auch hier gut eignet. Wichtig ist nur, dass die Schrift keine Schnörkel hat oder unleserlich ist. Mit diesen Schriftarten können Sie jeden Ordnerrücken deutlich beschriften:

  • Arial
  • Times New Roman

Nutzen Sie am besten die Größe 16 oder mehr.

4. Etiketten drucken leicht gemacht

Die Schilder sind erstellt und beschriftet. Jetzt wird gedruckt. Nicht jeder Drucker zieht seine Etiketten auf die gleiche Weise ein. Also testen Sie den Druckvorgang lieber vorher mit einer Probeseite. Markieren Sie eine Ecke des Papiers einfach mit einem Kreuzchen, so wissen Sie nach dem Druck genau, wie Ihr Drucker einzieht.

Drucken Sie die Etiketten aus. Achtung bei Laserdruckern: Jeder Bogen sollte nur einmal durchlaufen und nicht mehrmals. Der Klebstoff auf den selbstklebenden Ordnerrücken weicht sonst auf oder haftet nicht mehr ordentlich.

5. Verwenden Sie verschiedene Ordnerfarben!

Ordner lassen sich besser sortieren und schneller finden, wenn Sie mit Farben arbeiten. Definieren Sie Farben, an die sich auch Ihre Mitarbeiter halten. Also beispielsweise

  • Rot für die Buchhaltung
  • Gelb für das Personal
  • Grün für die Planung
  • Schwarz für den Schriftverkehr
Mit verschiedenen Farben lassen sich Ordner besser sortieren

Insider-Tipp: Für zusammenhängende Ordner können Sie ein, quer über den Ordnerrücken geklebtes, Klebeband nutzen. So sehen Sie direkt, wo der Ordner seinen Stammplatz hat.

Extra-Tipp: In unserem kostenlosen E-Book „Die 20 Büro-Kaizen-Tools“ finden sie noch mehr wertvolle Tipps, die Sie bei der Papier-Ablage daheim unterstützen.

Unsere Tipps helfen Ihnen, mehr Ordnung in Ordner und Büro zu bringen und erspart Ihnen viel Zeit und Stress.



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