Beschriftung: Kleinigkeit – mit Riesenwirkung



1001 Nacht lang erzählt Scheherazade dem grausamen König Schahriyar eine Geschichte nach der anderen, um ihn bei Laune zu halten – und ihr Leben um eine weitere Nacht zu verlängern. Jedes Kind kennt Geschichten aus dem reichen 1001-Fundus mit Anekdoten, Fabeln oder Liebesgeschichten. Aber über die letzten 125 Nächte sowie das romantische Happy End, wo Schahrasad vom König ein Heiratsangebot erhält und fortan beide das „köstlichste und genussvollste Leben“ lebten, davon wusste bis vor kurzem keiner. Warum? Wegen einer falschen Beschriftung. Denn das Manuskript lag unter dem irreführenden Titel „Abhandlung über die Tücke der Weiber” über Jahrhunderte in einer Bibliothek in der Türkei. Kein Mensch erkannte es als das, was es war: das Happy End von 1001 Nacht. Jetzt erst dürfen wir es lesen – ein Glück.

Beschriftung trägt zur Ordnung bei
Eine gute Beschriftung von z.B. Ordnern hilft, den Überblick zu behalten.

So funktioniert es

Ihnen sollen im Büro-Alltag keine ähnlichen Missgeschicke passieren. Deshalb habe ich Ihnen hier einmal eine Checkliste zusammengestellt für alle wichtigen Dinge, die Sie beschriften sollten:

1. Unterlagen in Sichthüllen:

Zusammengehörende Unterlagen lassen sich oft gut in transparenten Sichthüllen zusammenfassen. Legen Sie zu den Unterlagen obenauf einen Notizzettel mit der Beschriftung dafür, welche Unterlagen Sie hier finden.

2. Hängeregister oder Ordner:

Wenn Sie wichtige Infos wie Adressen oder Termine vergangener Veranstaltungen aus Hängeregistern oder Ordnern ab und zu wieder benötigen, kleben Sie Visitenkarten auf den Deckelinnenseiten auf – wenn es viele Infos sind, lohnt es sich evtl. auch, ein eigenes Inhaltsverzeichnis zu erstellen.

3. Aktenordner:

Zu klein, nicht aussagefähig oder zu unsystematisch – sorgen Sie dafür, dass die Rücken Ihrer Aktenordner anders aussehen; Logos von Kunden und Lieferanten helfen weiter, die Suchzeiten zu verkürzen.

4. weitere Beschriftungen:

Nutzen Sie die Faustregel, dass alles, dessen Ordnung sich Ihnen und Ihren Mitarbeitern nicht auf den ersten Blick offenbart, eine Beschriftung verdient hat – bei Schränken, Regalböden, Lichtschaltern usw. Die einmal investierte Zeit spielen Sie täglich wieder ein.

Sehen Sie Beschriftungen als Investition – Zeit, die Sie aufwenden, erhalten Sie dutzendfach zurück. Klick um zu Tweeten

Extra-Tipp 1 für Ihre Ordner:

Vergeben Sie Farben, die für alle Mitarbeiter verbindlich sind, z. B. Rot für Strategie, Gelb für Schriftverkehr mit Kunden, Grün für Buchhaltung und Weiß für Personal. So reduzieren Sie deutlich die Such- und Aufräumzeiten, da Sie je nach Thema bzw. Bereich nur eine Farbe im Blick behalten müssen.

Extra-Tipp 2 für Ihre Ordner:

Sie haben viele Ordner in einem Regal, die Sie immer wieder vornehmen müssen? Kleben Sie ein Klebeband quer über die ganze im Regal stehende Reihe – vom ersten Ordner an links bis zum letzten Rechts. Beginnen Sie dabei links unten und enden Sie rechts oben auf dem Ordner-Rücken. Zerschneiden Sie anschließend vorsichtig das Band je Ordner. Ergebnis: Haben Sie zwei oder mehr Ordner hervorgenommen, zeigt Ihnen das Band anschließend blitzfix, an welche Stelle der Ordner zurück ins Regal soll. Falsch eingestellte Ordner fallen außerdem direkt.

Und Sie?

Kennen Sie noch weitere, vielleicht außergewöhnliche Optionen für eine sinnvolle Beschriftung? Lassen Sie mich davon erfahren. Ich freue mich auf Ihren Kommentar – oder Ihre E-Mail an blog@büro-kaizen.de.



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