Ordner beschriften im Büro: Tipps für eine bessere Organisation

Ordner beschriften ist ein wichtiger Bestandteil zu einer effizienten Arbeitsweise. Denn mit einer klaren Beschriftung, Farbcodes und einer sinnvollen Struktur lassen sich Suchzeiten deutlich reduzieren. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie mit einfachen Mitteln Ordnung schaffen, Prozesse beschleunigen und ganz nebenbei Ihr Team entlasten.

1. Warum lohnt sich eine Beschriftung von Ordnern?

Unsere große Online-Studie in Zusammenarbeit mit der AKAD-Hochschule zeigt: Mitarbeitende verbringen im Durchschnitt fast 20 Prozent ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Dateien und Dokumenten – ob digital oder auf Papier.

Ein einfacher, aber wirkungsvoller Hebel, um diese Zeit zu reduzieren: Ordner klar und sauber beschriften. So finden Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wichtige Unterlagen schneller wieder und wissen genau, wo sie Dokumente korrekt ablegen sollen. Das spart Zeit, verhindert Fehler und schafft mehr Übersicht im Büroalltag.

2. Tipps & Tricks um Ordner richtig zu beschriften 

Folgende Tipps helfen Ihnen, die Übersicht zu behalten und Zugriffszeiten spürbar zu reduzieren:

2.1 Einheitliche Beschriftung von Ordner durch Vorlagen

Bei der Beschriftung von Ordnern ist es hilfreich, eine einheitliche Vorlage für die Beschriftung zu erstellen. Diese wird für alle auf dem gemeinsamen Firmenserver gespeichert. So wird sichergestellt, dass die gleiche Schriftgröße verwendet wird und die Beschriftung nach dem gleichen Muster erfolgt. Dies können Sie entweder mit Hilfe unserer Vorlagen, die wir Ihnen kostenlos zur Verfügung stellen, oder über die Website von Avery Zweckform tun.

Tipp: Versehen Sie die Ordner zusätzlich mit dem Kunden- oder Lieferantenlogo. Da Logos vom Auge schnell erfasst werden, erleichtern sie die Suche erheblich und verkürzen die Zugriffszeiten.

2.2 Nutzen Sie Farbmarkierungen für mehr System

Um noch mehr Struktur in Ihre Ordnerablage zu bringen, lohnt sich der Einsatz von Farben. Farbige Etiketten oder Ordnerrücken helfen dabei, auf den ersten Blick den richtigen Bereich zu erkennen – das spart Zeit und verhindert Verwechslungen.

Tipp: Legen Sie feste Farbregeln fest, an die sich alle im Team halten. So entsteht ein einheitliches System, das intuitiv funktioniert. Hier ein mögliches Beispiel:

• Rot: Buchhaltung
• Gelb: Personal
• Grün: Planung & Strategie
• Weiß: Schriftverkehr

Je nach Bedarf lässt sich das Farbsystem erweitern – zum Beispiel:

So erkennen Mitarbeitende sofort, welche Ordner zu welchem Zeitraum oder Kunden gehören – ganz ohne langes Lesen oder Suchen.

Extra-Tipp: Erstellen Sie eine kurze Farblegende und hängen Sie diese gut sichtbar im Büro oder Archivbereich aus. Das erleichtert die Orientierung, besonders für neue Kolleginnen und Kollegen.

2.3 Alles hat seinen Platz: Markieren Sie die Stelle, an der der Ordner immer steht

Viele Ordner stehen dicht an dicht in Regalwänden – da kann es schnell unübersichtlich werden. Besonders zeitaufwendig wird es, wenn ein Ordner nicht mehr an seinem ursprünglichen Platz steht. Ein einfacher Trick: Bringen Sie ein farbiges Klebeband diagonal über die Ordner eines Regalbodens an. So lässt sich die ursprüngliche Position schnell erkennen und der Ordner landet nach Gebrauch wieder am richtigen Platz.

Extra-Tipp: Es lohnt sich, nicht nur Ordner, sondern auch Schränke und Regale zu beschriften. Als Faustregel gilt: Überall dort, wo man nicht auf den ersten Blick sieht, was man sucht, lohnt sich eine Beschriftung!

2.4 Ordner selber beschriften: Tipps für eine klare Beschriftung und sinnvolle Struktur

• Vermeiden Sie Handschriftliches: Verwenden Sie keine handschriftlichen Beschriftungen. Setzen Sie auf gut lesbare Computerschrift – idealerweise in Großbuchstaben – für eine professionelle und einheitliche Optik.
• Themen klar benennen: Begriffe wie „Sonstiges“ oder „Allgemein“ wirken unklar und führen zu unnötigen Suchzeiten. Beschriften Sie Ordner stattdessen konkret, z. B. „Verträge 2025“ oder „Projekt X – Angebote“.
• Auch innen gut strukturieren: Nutzen Sie Trennregister, Einlegeblätter oder farbige Trennstreifen, um Inhalte innerhalb des Ordners logisch zu gliedern. So finden Mitarbeitende Informationen schneller.
• Wichtige Infos farblich hervorheben: Heben Sie die primäre Suchinformation – z. B. den Projektnamen oder das Jahr – farblich auf dem Ordnerrücken hervor. Das erleichtert die visuelle Orientierung.
• Ordnerreihenfolge kennzeichnen: Wenn Sie mehrere Ordner pro Thema oder Projekt haben, nummerieren Sie diese in Ablagereihenfolge (z. B. „Projekt X – 1/3“). Das hilft, sie nach der Nutzung wieder korrekt einzuordnen.
• Häufig genutzte Ordner in Reichweite lagern: Ordner, auf die Sie mehrfach täglich zugreifen, sollten möglichst nah am Arbeitsplatz stehen. Das spart Wege, Zeit und steigert die Effizienz.

3. Weitere Tipps rund um das Thema Ordner beschriften und Ablagestrukturen

Auf unserem Blog haben wir viele weitere Artikel, die Ihnen das Thema Effiziente Ablagestruktur näher bringen. Schauen Sie gerne mal rein!

→ Individuelle Ordnerrücken Vorlagen erstellen: Hier finden Sie eine Anleitung, wie Sie in nur drei Schritten einen Ordner mit Microsoft Word beschriften können.
→ Ablage-Spielregeln im Unternehmen: Verwenden Sie Ablagespielregeln, um eine einheitliche Ordnerstruktur in Ihrem System-Netzwerk zu gewährleisten.
→ Dokumente mühelos organisieren: In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie ein effizientes Ablagesystem aufbauen.
→ Wie archiviere ich Dokumente?: Und was sind die Aufbewahrungsfristen für Dokumente? Diese und viele weitere Fragen beantworten wir Ihnen in diesem Blogbeitrag.
→ Dokumente entsorgen: Hier finden Sie hilfreiche Tipps wie Sie vertrauliche Unterlagen richtig entsorgen.