Einfacher als gedacht: 4 Tipps zur Konfliktlösung im Büro



Woran liegt es eigentlich, dass in dem einen Unternehmen ständig Diskussionen um die Ordnung in der Teeküche und den Vorrat an Kopierpapier stattfinden – und in anderen Unternehmen nicht? Wieso sitzen in Besprechungen die Mitarbeiter mit gesenktem Kopf und trauen sich nicht, das Wort zu ergreifen – während in anderen Unternehmen ein reger Gedankenaustausch stattfindet?
Genau das habe ich mich früher auch gefragt. Heute kenne ich die Antwort – sie ist so einfach, dass Sie vielleicht überrascht sein werden. Hier sind meine 4 Tipps zur Konfliktlösung:

 

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Wie sieht‘s denn hier aus!

Pausen sind wichtig für die Erholung und das Sammeln neuer Kräfte. Dafür ist die Teeküche gedacht. Anders als ihr Name sagt, gibt es hier nicht nur Tee, sondern auch Kaffee, kalte Getränke und verschiedene Snacks. Das Gespräch mit Kollegen bei einer Tasse Tee oder Kaffee war die Geburtsstunde so mancher guten Idee.
Doch die Teeküche kann auch Konfliktherd sein: Kaffee ist alle – und keiner füllt nach. Der Geschirrspüler ist durchgelaufen – doch wer räumt ihn aus? Bisher übernahm das die gutmütige Kollegin von nebenan – doch sie ist seit längerem krank. Seitdem ist die Stimmung im Team am Nullpunkt; jeder erwartet von „den anderen”, dass sie „etwas tun”.

1. Vereinbaren Sie Spielregeln.

Klingt simpel, ist jedoch überraschend wirksam. Wenn klar ist, wo Geschirr und Snacks ihren Platz haben und wie mit der Spülmaschine umzugehen ist, gibt es keinen Grund mehr für Unmut. Als Anregung empfehle ich Ihnen meinen

Download-Tipp zur Konfliktlösung in der Teeküche: Lassen Sie sich von unserem Praxisbeispiel für die eigene Teeküchen-Ordnung inspirieren. Was steht wo und wie wird es gereinigt? Diese und andere Reglungen haben wir vereinbart und in die Checkliste Küchendienst aufgenommen.

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Die Checkliste Küchendienst dient der Konfliktlösung in der Teeküche.

2. Klären Sie Zuständigkeiten.

Doch soll das alles nun weiterhin die gutmütige Kollegin von nebenan machen? Fair ist das nicht und eine Vertretung für den Fall ihrer Abwesenheit gibt es auch nicht. Mein Vorschlag: Da alle Kollegen die Teeküche nutzen, können auch alle bei der Ordnung mit anpacken. Das fördert zudem noch den Teamgeist.

Bewährt hat sich ein rotierendes System mit wechselnden Zuständigkeiten. Stellen Sie dafür einen Plan auf. Wer seinen Küchendienst beendet hat, gibt den „Staffelstab” in Form der laminierten Checkliste Küchendienst an seinen Nachfolger weiter, so weiß auch dieser gleich, was genau er zu tun hat. Konfliktlösung in der Teeküche gelungen!

Wer nach der Kaffeepause frisch gestärkt an den Kopierer eilt, erlebt womöglich eine böse Überraschung. Schon wieder ist das Kopierpapier alle.

Schon wieder kein Papier mehr da!

Lange Zeit ging es mir genauso. Ich dachte, ich sei der Einzige, der überhaupt Papier nachfüllt. Bis ich mich an das Kanban-Prinzip aus der Produktion erinnerte. Es besagt: Lagere die Bestände dort, wo sie benötigt werden.

Kanban ist ein japanisches Wort und bedeutet „Signal”. Wir arbeiten hier mit Signalkarten, die zum Vorschein kommen, wenn der Bestand zur Neige geht. Auf der Signalkarte steht genau beschrieben, was derjenige tun muss, der die Karte gefunden hat. Zum Beispiel: „Aus dem Versand einen Karton Kopierpapier holen. Den leeren Karton dort vor die Tür stellen.”

Das ist eine sehr knappe Beschreibung. Für mehr Informationen empfehle ich Ihnen meinen

Kurz-Film zur Konfliktlösung in der Vorratshaltung: In diesem Video zeige ich Ihnen am Beispiel eines Werbemittelschranks, wie einfach und praxistauglich das Kanban-Prinzip ist:

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Nie mehr Ärger über fehlendes Material: Konfliktlösung mit Kanban

Extra-Tipp: Sie möchten, dass sich auch Ihr Materialnachschub von selbstständig steuert? Dann holen Sie sich das E-Book zum Kanban-Prinzip und freuen Sie sich auf stets gefüllte Vorratsschränke.

Alles prima geregelt – wenn alle sich an die Regelung halten. Doch was, wenn Konflikte durch Fehler auftreten?

Pass doch mal besser auf!

„Sagt sich so leicht, pass besser auf. Ich habe aufgepasst!”, rechtfertigt sich Rudi Ritter. „Hier steht: Stellen Sie den leeren Karton vor die Tür; hab ich doch gemacht.”
Rudi Ritter ist sauer. Er fühlt sich zu Unrecht kritisiert. Woher sollte er denn wissen, dass nicht die Bürotür gemeint ist, sondern die Tür vor dem Vertrieb?

Das konnte Herr Ritter tatsächlich nicht wissen, denn er ist noch recht neu im Unternehmen und kennt deshalb die Gepflogenheiten noch nicht so gut. Doch geht es wirklich um einen Fehler? Oder doch eher um die Lösung?

Bei näherem Hinschauen stellen die Kollegen von Herrn Ritter fest, dass die Beschriftung der Kanban-Karte nicht eindeutig war. Sie verstehen den Fehler von Herrn Ritter als Chance zur Verbesserung. Das konnten sie, indem sie nicht mehr fragten, wer den Fehler gemacht hatte, sondern wodurch er passiert war.

Konfliktlösung gemeistert!

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Der Umgang mit Fehlern deckt nicht nur Ressourcen auf, er dient auch der Konfliktlösung.

Angstfreies Fehlermanagement ist ein Thema, das mir sehr am Herzen liegt. Der Grund: Es besteht eine Wechselwirkung zwischen der Stimmung im Team und dem Umgang mit Fehlern. Hier sind die Führungskräfte besonders gefragt, denn sie haben eine Vorbildfunktion inne. Lesen Sie deshalb meinen

Lese-Tipp zur Konfliktlösung bei Fehlern: In meinem Artikel Perfektionismus ade zeige ich Ihnen, wie Sie Fehler zu Ihren Freunden machen und warum dadurch nicht das Chaos ausbricht, sondern eine kreative Atmosphäre entsteht.

Konfliktlösungen sind auch bei Teamaufgaben gefragt – denn hier lauern gleich mehrere Konfliktfallen:

Laber Rhabarber!

Das denkt sich so mancher Büroarbeiter, wenn er in einer Besprechung sitzt, anstatt sich um sein dringendes Projekt zu kümmern. Wussten Sie, dass Büroarbeiter 19 Prozent ihrer Arbeitszeit in Besprechungen verbringen? Das ist ein ganzer Arbeitstag.

Die Gründe dafür sind vielfältig:

  • Die Tagesordnung war vorher nicht bekannt, daher sind die Teilnehmer nicht genügend vorbereitet.
  • Manche Punkte auf der Tagesordnung betreffen nur wenige Teilnehmer; die anderen lesen so lange ihre E-Mails, scharren mit den Füßen oder gehen auf den Flur.
  • Manche Teilnehmer nehmen sich viel Zeit zum Reden, obwohl sie sich auch kurzfassen könnten.
  • Am Ende der Besprechung weiß keiner so recht, was nun eigentlich vereinbart wurde.

Wenn Besprechungen so verlaufen, kann leicht berechtigter Unmut aufkommen, weil die Teilnehmer das Gefühl haben, ihre Zeit sinnlos zu vertun, obwohl wichtige Arbeit auf sie wartet.

Die Konfliktlösung heißt hier: Besprechungen effektiver organisieren. Das ist gar nicht so schwer, erfordert nur ein paar Überlegungen zur Vor- und Nachbereitung sowie zum Ablauf der Besprechung. Zum Beispiel sollten alle Teilnehmer vorab eine Tagesordnung erhalten, damit sie wissen, worum es geht. In der Besprechung werden am besten zuerst die Themen bearbeitet, die alle Teilnehmer besprechen. Je spezieller die Themen werden, umso kleiner wird der Teilnehmerkreis, weil die anderen schon wieder an ihre Arbeit gehen können.

Und gegen Redeflut hilft eine Sanduhr, die für alle gut sichtbar aufgestellt wird. Jeder erhält dann die zuvor gemeinsam vereinbarte Redezeit, zum Beispiel fünf Minuten. Sie möchten wissen, wie Sie eine Besprechung von der Planung bis zur Nachbereitung so gestalten, dass Konfliktlösungen gar nicht erst nötig sind? Dann empfehle ich Ihnen meinen

Download-Tipp zur Konfliktlösung bei Besprechungen: In meinem E-Book 16 Empfehlungen für effektive Besprechungen erfahren Sie alles darüber, wie Sie Besprechungen so organisieren, dass Unmut wegen Zeitverschwendung gar nicht erst aufkommt.

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Zeit ist wertvoll: Besprechungen klug zu organisieren, trägt zur Konfliktlösung bei.

Und Sie?

Was sind Ihre besten Tipps zur Konfliktlösung im Büro? Und wo sehen Sie noch Potential? Schreiben Sie mir oder hinterlassen Sie einen Kommentar unter diesem Artikel, ich freue mich darauf!

Zum Weiterlesen

Viele Konflikte entstehen, weil Prozesse nicht optimal laufen oder die Einstellung der Beteiligten noch nicht ergebnisorientiert ist. Hier gebe ich Ihnen noch drei weitere Kurz-Tipps:

Konflikte können entstehen, wenn die Mitglieder eines Teams oder einer Abteilung sich nicht miteinander verbunden fühlen. Diese Einstellung, die wir auch als Identifikation bezeichnen, kann durch verschiedene Maßnahmen gefördert werden. Dazu gehören zum Beispiel ein Einarbeitungsplan für neue Mitarbeiter und eine Atmosphäre der Wertschätzung. Wie Sie diese und andere Konfliktlösungen in die Tat umsetzen, zeige ich Ihnen in meinem Artikel Einer für alle – alle für einen.

Manche Situation lässt sich von vornherein entspannen, wenn man sie richtig anpackt. In meinen 5 Quicktipps gegen tägliche Konflikte im Büro habe ich Ihnen wirksame Konfliktlösungen zusammengestellt, die überraschend einfach sind.

Wussten Sie, dass mangelnde Ablagestrukturen ein häufiger Konfliktherd sind? Wenn es keine allgemeinen Ablagespielregeln gibt, weiß keiner, wo er Unterlagen und Materialien finden kann, die er nicht selbst abgelegt hat. Deshalb empfehle ich Ihnen, ein gemeinsames Ablagesystem einzurichten. Als Anregung empfehle ich Ihnen unser Praxisbeispiel Ablage-Spielregeln zum Download:

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Die Einführung einheitlicher Ablagespielregeln ist eine wirksame Konfliktlösung.



Auf der Suche nach mehr Tipps zum Themenschwerpunkt: Teamarbeit? Wir haben die wichtigsten Erfolgsstrategien zur effektiven Teamarbeit aufbereitet. Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen!


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